So erstellen Sie ein Forecast in Excel, das tatsächlich funktioniert

Theoretisch enthält Excel integrierte Planungswerkzeuge zum Erstellen von Forecasts, Prognosen und Budgets. Leider ist die reale Welt  der Forecast in und Planungs-Tools in Excel etwas anders.

Nein, das ist ganz anders.

Ich sage dies als Fachmann, der seit 1996 Excel-Dienste anbietet und Dutzende von Planungstools – sowohl komplexe als auch einfache – für eine Vielzahl von Kunden aus einer Vielzahl von Branchen erstellt hat.

Ich bin der Erste, der lobt, wie wichtig Excel für jedes Unternehmen ist, aber beim Thema Geschäftsplanungs-Tools und Forecast-Tools empfehle ich als Letzter, sich ausschließlich auf die integrierten Funktionen zu verlassen.

Wenn Sie wirklich ein Excel-Planungstool wünschen, das Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt, müssen Sie eines mithilfe einer Kombination der Excel-Funktionen selbst zusammensetzen.

1. Für die Planung in Excel sind Rohdaten erforderlich

In erster Linie benötigen Sie Rohdaten – die Zahlen, die Daten, wie viel Einkommen erzielt wurde, wie viele Verkäufe getätigt wurden, wie viele Leads das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum erhalten hat usw.

Bei Planung geht es nicht nur um Geld, sondern auch darum, wie viele Geschäfte in der Pipeline sind und wie viele Angebote in der letzten Woche oder im letzten Monat eingegangen sind. Bei einer guten Excel-Planung geht es um den Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Anzahl der eingegangenen Angebote. Es geht darum, wie viel Werbung ausgegeben wurde und welche. Wie viel Internetwerbung wurde gemacht? Wie viel Offline-Marketing wurde durchgeführt?

Daten, Daten, Daten!

“Wir bewegen uns langsam in eine Ära, in der Big Data der Ausgangspunkt und nicht das Ende ist.” – Pearl Zhu, Autor der Buchreihe „Digital Master ” (Quelle)

2. Verwenden Sie Vorhersagen, wenn Sie in Excel Forecasts oder Budgets erstellen

Technisch gesehen fällt dies auch unter Rohdaten, aber es sind keine Daten aus der realen Welt als solche. Es sind vorhergesagte Daten.

Das Problem mit den integrierten Extrapolations- oder Prognosefunktionen von Excel ist, dass sie viel zu sehr automatisiert sind. Microsoft kennt Ihr Unternehmen nicht. Sie kennen Ihr Geschäft.

So wie Sie für die Vergangenheitsdaten der letzten Monate oder Jahre ein Arbeitsblatt haben, das alle Rohdaten für Ihr Unternehmen beinhaltet, benötigen Sie außerdem ein entsprechendes Arbeitsblatt, das vorhergesagte Daten akzeptiert. Dies wird höchstwahrscheinlich in Form von Prozentsätzen geschehen, z. B. “Wir schätzen, dass der Umsatz in Abteilung X um 10 Prozent steigen wird” oder “Die Werbekosten werden im nächsten Quartal um den X-Betrag steigen und den Gewinn um Y senken.”

Die Vorhersagen sind so unterschiedlich wie es verschiedene Arten von Unternehmen auf der Welt gibt. Es liegt an Ihnen und Ihrem Team, diese zu bestimmen.

Es kann ganz schön kompliziert werden. Aber manchmal sieht es komplizierter aus als es wirklich ist. Der Trick besteht darin, festzustellen, welche Prognosedaten wichtig sind und welche nicht.

Es ist zu einfach, sich einer endlosen Unmenge von Rohdaten zu verlieren. Im Zweifelsfalle ist es immer besser in Richtung Vereinfachung zu irren, statt in Richtung Komplexität. Wählen Sie zuerst die Schlüsseldaten aus und fügen dann weitere Faktoren darauf aufbauend hinzu, aber nur wenn diese wichtig sind.

3. Forecast mit Excel in Aktion: Formeln

Es ist unmöglich, jede einzelne Formel aufzulisten, die für die Verknüpfung der Rohdaten mit den Vorhersagen von Nutzen wäre, was zu den tatsächlichen Prognosedaten führt.

Excel hat über 475 Formeln in seiner Funktionsbibliothek. (Nicht einmal ich habe jede einzelne von ihnen mindestens, um ehrlich zu sein). Es ist unmöglich, sie alle zu kennen, außer sie arbeiten Vollzeit mit Excel.

Die SVERWEIS – Funktion ist von unschätzbarem Wert.

Vermeiden Sie zu komplexe oder “Black Box” -Funktionen. Es ist wichtig, dass Sie als Geschäftsinhaber wissen, warum und wie ein Wert auf dem Blatt berechnet wird.

Dieser Teil ist wirklich einfacher als es zunächst aussehen könnte. Es braucht allerdings jemanden mit ziemlich viel Erfahrung in Excel, um das erfolgreich yu meistern. Wie bei der Kunst muss man wissen, wie man komplexe Dinge macht, bevor man sie vereinfacht oder ganz fallen lässt. Ich könnte Ihnen sagen, dass Sie nur eine Kombination der Formeln SUMME, SUMMEWENN, ANZAHL, INDEX und VERGLEICH benötigen, um einen guten Forecast zu erhalten.

Aber ein bisschen komplizierter ist es schon.

Das Wichtigste ist: Formeln führen Sie von den Rohdaten und den vorhergesagten Daten zur endgültigen Prognose in Excel.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Formeln, die auf dem basieren, was wir hier bei Eppert Consulting zu oft sehen, wenn wir bereits existierende Excel-Arbeitsmappen verbessern:

• Trennen Sie die Formeln! Versuchen Sie nicht, alles in einer langen, endlosen Formel zu tun. Es wird zu verwirrend. Teilen Sie die Formel lieber auf mehrere Spalten auf, um die Wartung der Formel in Zukunft zu vereinfachen.
• Besser zu einfach als zu kompliziert.
• Wenn Sie zu viele Daten haben und die Arbeitsmappe zu langsam wird, sollten Sie die INDIREKT-Formel verwenden. Dies ist ein fortgeschrittenes Thema und sollte mit Vorsicht verwendet werden.

4. Diagramme

Zuletzt möchten Sie dem Blatt einige Diagramme hinzufügen. Wie alles in Excel gibt es den schnellen und einfachen Weg, dies zu tun, und dann den komplizierten, exquisiten Weg.

Man braucht wirklich fundiertes Wissen, um aus der Präsentation etwas zu machen, das Eindruck macht.

Excel wurde jedoch auch für Personen entwickelt, die keine Experten sind, und mit den integrierten Assistenten und Tools kommt man schon sehr weit, um gutaussehende Diagramme und Grafiken zu erstellen, die bei einem Meeting oder einem potenziellen Kunden präsentiert werden.

5. Weitere Tipps und Tricks für Forecasts in Excel

Bei Prognosen in Excel ist es am einfachsten, wenn Sie Ihre Artikel gruppieren und Vorhersagen auf jede Gruppe anwenden, anstatt diese Vorhersagen nur auf Gesamtbasis anzuwenden.

Eine andere Art der Prognose ist der sogenannte “Top-Down” -Ansatz. Dies ist eher ein “Produktionsziel” -Ansatz. Sie geben die Rohdaten ein. Anstatt Vorhersagen einzugeben, geben Sie für jede Gruppe ein Ziel ein, z. B. “Eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent im nächsten Jahr”.

Anschließend arbeiten Sie rückwärts und erarbeiten, was in den verschiedenen Unterabteilungen und Bereichen erforderlich ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Es gibt viele Möglichkeiten, diese Katze namens Excel zu häuten. Es ist wirklich eine faszinierende Software mit endlosem Potenzial.

Daten verständlich aufzubereiten ist unser Geschäft

Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Excel-Tools für Forecasts und Planung. Das umfangreichste Projekt war die Entwicklung eines Planung- und Steuerungstools für ein Einzelhandelsunternehmen in der Bekleidungsindustrie mit 20 Standorten und 80 Benutzern, die simultan planen.

Die Rohdaten können selbst für kleine Unternehmen sehr schnell sehr kompliziert werden. In gewisser Hinsicht ist es für kleine Unternehmen sogar noch schlimmer, weil sich weniger Leute die Arbeit teilen und Stunden damit verbringen müssen, diese Daten zu analysieren. Wenn Sie eine Ein-Mann-Show sind, würden Sie wahrscheinlich die Prognose ganz aufgeben. Leider ist dies auf lange Sicht gefährlich.

Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung Ihres Planungstools benötigen, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail über das unten stehende Formular. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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