Mit Excel erstellen Sie Angebote, die zum Abschluß führen

Man preparing a quote manually
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Es gibt keine bessere Software zum Erstellen von Angeboten als Microsoft Excel. Die Vielfalt der Funktionen von Excel kann jedoch für jemandem, der mit dem Programm nicht vertraut ist, entmutigend sein.

„Das Wichtigste: die Präsentation.“

Dies ist die einfachste Regel im Marketing. Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden nicht „begeistern“, werden sie woanders hingehen. Und den potenziellen Käufer zu beeindrucken, hat wenig mit dem Preis zu tun.

In einer 2012 durchgeführten Studie berichtete Business Weekly: „Neue Forschungsergebnisse legen nahe, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“

Nein, Sie begeistern Ihren Kunden mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis, unschlagbarer Qualität und hervorragendem Service. Aber wie bringen Sie sie überhaupt dazu, sich aufzusetzen und zuzuhören, um Ihren Vorschlag tatsächlich zu betrachten?

„Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“ – Business Weekly

Zu oft hören wir von Kunden, dass ihre firmeninterne CRM- oder Buchhaltungssoftware – von Sage bis hin zu massiven SAP-Anwendungen – bei der Erstellung professioneller Angebote, die das Geschäft nach Hause bringen, einfach nicht die Nase vorn hat.

Entweder sieht der von ihm erstellte Entwurf „langweilig“ oder fade aus, oder er ist einfach nicht anpassbar genug, um ihn einzigartig aussehen zu lassen.

Die andere Regel des Marketings: Man muss auffallen

Professionelle Kunden wollen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht unbedingt Billigkeit. Um den Deal abzuschließen, müssen Sie sich mit Ihrem Vorschlag von der Konkurrenz abheben.

Sie haben keine andere Wahl als stundenlang ein Angebot für diesen „einen großen Kunden“ zusammenzustellen und dabei alle anderen Angebote zu vernachlässigen – Angebote, die ebenfalls professionell erstellt werden müssen.

Dies ist das Geheimnis bei der Führung eines erfolgreichen, expandierenden Unternehmens.

Stressed out woman sitting at laptop
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Die Entwicklung eines Excel-Angebotstools ist der richtige Weg

Wir entwickeln seit über zwanzig Jahren maßgeschneiderte Excel-Lösungen – vom Day Trader Analyse  Excel Tool  über ein Excel Personalkosten- und Personalbestandsplanung bis hin zu einem, ja genau ausgeklügelten und benutzerfreundlichen Excel Angebotserstellungs-Tool. Was Effizienz anbelangt, kommt dem nichts nahe.  Excel ist ein phänomenales Werkzeug, das immer besser wird.

Wie bei jeder „guten Software“ wird das wahre Potenzial von Excel nur dann wirklich sichtbar, wenn man weiß, wie man jeden Teil davon nutzt. Und diese Aufgabe kann entmutigend sein.

Wir bei Eppert Consulting sind immer wieder fasziniert, wie wenig selbst altgediente Buchhalter von den vielfältigen Möglichkeiten von Excel kennen.

Ein Excel-Angebotstool zu erstellen ist einfach – wenn Sie Excel kennen. Ein einfaches Tool zu entwickeln, mit dem in Sekundenschnelle professionelle Angebote erstellt werden können, ist in nur wenigen Stunden erledigt. Die Angebote werden nach Ihren Vorgaben erstellt und dann in PDF oder Microsoft Word exportiert.

Schritte zum Erstellen eines Excel-Angebotstools

1. Erleichtern Sie die Dateneingabe

Excel verfügt über integrierte Tools, um Benutzerfehler zu vermeiden. Der Trick für schnelles und professionelles Zitieren in Excel besteht darin, die Benutzereingabe zu automatisieren.

Sie können Zellen sperren, damit Benutzer nicht versehentlich Formeln und Werte überschreiben. Sie können Eingabeabschnitte farblich kennzeichnen – gesperrte Zellen in einer Farbe (z. B. Grau), Eingabezellen in einer anderen Farbe (z. B. Hellgrün).

Eine spektakuläre Funktion von Excel ist die bedingte Formatierung. Es ist wirklich ziemlich schwierig, diese Funktion zu überbewerten, insbesondere beim Angebotserstellungs-Tools. Sie können ein verstecktes Blatt haben, das dieses Angebot mit älteren Angeboten oder beispielsweise mit einem Medianwert vergleicht. Wenn Sie zu hoch oder zu niedrig zitieren, kann die Zelle plötzlich rot werden, um Sie zu warnen.

Das Ziel ist es, bei Berechnungen so wenig wie möglich zu denken und menschliches Versagen vollständig zu eliminieren. Idealerweise geben Sie werte ein durch Klicken auf einer Schaltfläche und in ein wunderschönes PDF wird exportiert, das Ihren potenziellen Käufer beeindruckt und die gesamte Konkurrenz umwirft.

Wenn Sie wirklich anspruchsvoll werden möchten, können Sie ein Formular entwerfen, um Ihre Daten zu erfassen und in ein zugrunde liegendes Arbeitsblatt überführen. Aber das wird wäre dann schon ziemlich fortgeschritten. (Wir können Ihnen hierbei helfen, wenn Sie möchten.)

Laptop with Excel-style dashboard open on screen

2. Entwerfen Sie eine spektakuläre Angebotsvorlage

Dies ist womit Sie Ihren potenziellen Kunden begeistern. Das Layout dieses Dokuments muss optisch ansprechend sein. Es muss auffallen, lenken, beeindrucken

Dies kann alles mit Excel entwickelt werden.

Dies ist nicht dasselbe Arbeitsblatt, in das Sie Ihre Werte eingeben!

Viele Leute machen diesen Fehler. Im Idealfall hat Ihr Eingabebildschirm keine ausgefallenen Schnickschnack. Es enthält Kästchen (Zellen) mit leicht lesbaren Beschriftungen und gegebenenfalls klare Anweisungen. Es enthält auch eine bedingte Formatierung und sogar eine integrierte Datenüberprüfung, um die Gültigkeit zu überprüfen.

Der Eingabebildschirm ist das Innenleben des Fahrzeugs. Das endgültige Angebot, das PDF, das Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Angebot erstellen“ erhalten, ist die Karosserie des Fahrzeugs. Und Sie möchten, dass diese Karosserie einem Sportwagen gleichkommt.

Sports car

3. Und zu guter Letzt, verwenden Sie VBA-Code für den letzten Schliff.

„VBA“ steht für „Visual Basic for Applications“

Visual Basic ist eine Programmiersprache, die direkt in Excel, dem Programm, integriert ist. Sie können diese Programmiersprache in jeder Excel-Datei anzeigen, indem Sie gleichzeitig Alt + F11 auf Ihrer Tastatur drücken.

Dies ist ein fortgeschrittenes Thema, und es ist wirklich das, was Excel von allen anderen ähnlichen Anwendungen  abhebt.

Mit Excel VBA kann man fast alles machen.

Mit Excel VBA beispielsweise:

  • Speichern Sie alle Ihre früheren Angebote in einer Datenbank.
  • Suchen Sie nach alten Angeboten nach Kunde, Datum, Kosten, Betreff usw. und importieren Sie sie in ein neues Angebot.
  • Automatisieren Sie einen Großteil der Berechnungen.
  • Lassen Sie den Code das Aussehen der endgültigen PDF-Datei bis ins Detail bestimmen, was mit Excel allein nicht möglich sind.
  • Importieren Sie Angebotsdetails von externer Software wie Sage, Salesforce oder der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software.

Hier kommt dann Eppert Consulting wirklich zum Zuge. Ich sage das ohne Einbildung oder Mangel an Demut. Ich sage es nur als Tatsache. Dies ist unsere Stärke: Erstellen von Excel-Tools, die über das Übliche, die Norm hinausgehen. Tools, die mithilfe von Excel VBA in Verbindung mit Excel-Formeln und schönen Vorlagen erstellt sind und deren Benutzung ein Kinderspiel ist.

Jeder kann „ein Makro aufzeichnen„, aber um Excel von einem reinen Volkswagen Käfer in einen Audi RS7 zu verwandeln, muss man wissen, wie man programmiert.

Zusammenfassung

Selbst ohne VBA oder Makro ist die Einfachheit der Schritte:

  • Geben Sie die Daten in ein Blatt ein und füllen Sie sie mit gesperrten Zellen, bedingter Formatierung, Datenüberprüfung und allen üblichen integrierten Excel-Tools.
  • Übernehmen Sie die Daten mithilfe von Formeln in ein anderes Präsentationsblatt, das Sie dann als PDF speichern können.

Wenn Sie nach erweiterten Funktionen wie der VBA-Programmierung suchen, können Sie uns anrufen oder uns über das unten stehende Formular eine E-Mail senden, damit wir Ihnen helfen können

Kontakt

“Ich kann auf eine langjährige, internationale Berufserfahrung zurückblicken (Schweiz, Deutschland, Frankreich und England). Nach dem Abschluss meines Universitätsstudiums in Betriebswirtschaft (Diplom – Kaufmann) habe ich Berufserfahrungen in erstklassigen international tätigen Industrieunternehmen als Logistikleiter und Group Controller sammeln können. Während dieser Zeit war ich an mehreren kleinen und grossen Informatik – Projekten beteiligt, sowohl als Teammitglied als auch als Projektverantwortlicher. In 1996 habe ich den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt, als Unternehmensberater. Hieraus wurde dann die EPPERT CONSULTING LIMITED. Seit 1996, berate ich Unternehmen im Bereich Finanzen und Controlling. Neben meinen Fähigkeiten in allen Aspekten des Finanzwesens und Controllings, konnte ich hervorragende Kenntnisse in Excel VBA Programmierung erwerben und habe für meine Kunden eine Vielzahl an Excel – Applikationen auch ausserhalb des Finanzbereichs entwickelt. Und nebenbei spreche ich fliessend Deutsch, Englisch und Französisch.”