So erstellen Sie ein Forecast in Excel, das tatsächlich funktioniert

Laptops on desk and people writing on paper.
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Theoretisch enthält Excel integrierte Planungswerkzeuge zum Erstellen von Forecasts, Prognosen und Budgets. Leider ist die reale Welt  der Forecast in und Planungs-Tools in Excel etwas anders.

Nein, das ist ganz anders.

Ich sage dies als Fachmann, der seit 1996 Excel-Dienste anbietet und Dutzende von Planungstools – sowohl komplexe als auch einfache – für eine Vielzahl von Kunden aus einer Vielzahl von Branchen erstellt hat.

Ich bin der Erste, der lobt, wie wichtig Excel für jedes Unternehmen ist, aber beim Thema Geschäftsplanungs-Tools und Forecast-Tools empfehle ich als Letzter, sich ausschließlich auf die integrierten Funktionen zu verlassen.

Wenn Sie wirklich ein Excel-Planungstool wünschen, das Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt, müssen Sie eines mithilfe einer Kombination der Excel-Funktionen selbst zusammensetzen.

1. Für die Planung in Excel sind Rohdaten erforderlich

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In erster Linie benötigen Sie Rohdaten – die Zahlen, die Daten, wie viel Einkommen erzielt wurde, wie viele Verkäufe getätigt wurden, wie viele Leads das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum erhalten hat usw.

Bei Planung geht es nicht nur um Geld, sondern auch darum, wie viele Geschäfte in der Pipeline sind und wie viele Angebote in der letzten Woche oder im letzten Monat eingegangen sind. Bei einer guten Excel-Planung geht es um den Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Anzahl der eingegangenen Angebote. Es geht darum, wie viel Werbung ausgegeben wurde und welche. Wie viel Internetwerbung wurde gemacht? Wie viel Offline-Marketing wurde durchgeführt?

Daten, Daten, Daten!

„Wir bewegen uns langsam in eine Ära, in der Big Data der Ausgangspunkt und nicht das Ende ist.“ – Pearl Zhu, Autor der Buchreihe „Digital Master “ (Quelle)

2. Verwenden Sie Vorhersagen, wenn Sie in Excel Forecasts oder Budgets erstellen

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Technisch gesehen fällt dies auch unter Rohdaten, aber es sind keine Daten aus der realen Welt als solche. Es sind vorhergesagte Daten.

Das Problem mit den integrierten Extrapolations- oder Prognosefunktionen von Excel ist, dass sie viel zu sehr automatisiert sind. Microsoft kennt Ihr Unternehmen nicht. Sie kennen Ihr Geschäft.

So wie Sie für die Vergangenheitsdaten der letzten Monate oder Jahre ein Arbeitsblatt haben, das alle Rohdaten für Ihr Unternehmen beinhaltet, benötigen Sie außerdem ein entsprechendes Arbeitsblatt, das vorhergesagte Daten akzeptiert. Dies wird höchstwahrscheinlich in Form von Prozentsätzen geschehen, z. B. „Wir schätzen, dass der Umsatz in Abteilung X um 10 Prozent steigen wird“ oder „Die Werbekosten werden im nächsten Quartal um den X-Betrag steigen und den Gewinn um Y senken.“

Die Vorhersagen sind so unterschiedlich wie es verschiedene Arten von Unternehmen auf der Welt gibt. Es liegt an Ihnen und Ihrem Team, diese zu bestimmen.

Es kann ganz schön kompliziert werden. Aber manchmal sieht es komplizierter aus als es wirklich ist. Der Trick besteht darin, festzustellen, welche Prognosedaten wichtig sind und welche nicht.

Es ist zu einfach, sich einer endlosen Unmenge von Rohdaten zu verlieren. Im Zweifelsfalle ist es immer besser in Richtung Vereinfachung zu irren, statt in Richtung Komplexität. Wählen Sie zuerst die Schlüsseldaten aus und fügen dann weitere Faktoren darauf aufbauend hinzu, aber nur wenn diese wichtig sind.

3. Forecast mit Excel in Aktion: Formeln

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Foto von Lukas auf Pexels

Es ist unmöglich, jede einzelne Formel aufzulisten, die für die Verknüpfung der Rohdaten mit den Vorhersagen von Nutzen wäre, was zu den tatsächlichen Prognosedaten führt.

Excel hat über 475 Formeln in seiner Funktionsbibliothek. (Nicht einmal ich habe jede einzelne von ihnen mindestens, um ehrlich zu sein). Es ist unmöglich, sie alle zu kennen, außer sie arbeiten Vollzeit mit Excel.

Die SVERWEIS – Funktion ist von unschätzbarem Wert.

Vermeiden Sie zu komplexe oder „Black Box“ -Funktionen. Es ist wichtig, dass Sie als Geschäftsinhaber wissen, warum und wie ein Wert auf dem Blatt berechnet wird.

Dieser Teil ist wirklich einfacher als es zunächst aussehen könnte. Es braucht allerdings jemanden mit ziemlich viel Erfahrung in Excel, um das erfolgreich yu meistern. Wie bei der Kunst muss man wissen, wie man komplexe Dinge macht, bevor man sie vereinfacht oder ganz fallen lässt. Ich könnte Ihnen sagen, dass Sie nur eine Kombination der Formeln SUMME, SUMMEWENN, ANZAHL, INDEX und VERGLEICH benötigen, um einen guten Forecast zu erhalten.

Aber ein bisschen komplizierter ist es schon.

Das Wichtigste ist: Formeln führen Sie von den Rohdaten und den vorhergesagten Daten zur endgültigen Prognose in Excel.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Formeln, die auf dem basieren, was wir hier bei Eppert Consulting zu oft sehen, wenn wir bereits existierende Excel-Arbeitsmappen verbessern:

  • Trennen Sie die Formeln! Versuchen Sie nicht, alles in einer langen, endlosen Formel zu tun. Es wird zu verwirrend. Teilen Sie die Formel lieber auf mehrere Spalten auf, um die Wartung der Formel in Zukunft zu vereinfachen.
  • Besser zu einfach als zu kompliziert.
  • Wenn Sie zu viele Daten haben und die Arbeitsmappe zu langsam wird, sollten Sie die INDIREKT-Formel verwenden. Dies ist ein fortgeschrittenes Thema und sollte mit Vorsicht verwendet werden.

4. Diagramme

charts and keyboard
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Zuletzt möchten Sie dem Blatt einige Diagramme hinzufügen. Wie alles in Excel gibt es den schnellen und einfachen Weg, dies zu tun, und dann den komplizierten, exquisiten Weg.

Man braucht wirklich fundiertes Wissen, um aus der Präsentation etwas zu machen, das Eindruck macht.

Excel wurde jedoch auch für Personen entwickelt, die keine Experten sind, und mit den integrierten Assistenten und Tools kommt man schon sehr weit, um gutaussehende Diagramme und Grafiken zu erstellen, die bei einem Meeting oder einem potenziellen Kunden präsentiert werden.

5. Weitere Tipps und Tricks für Forecasts in Excel

people sitting with computers at table
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Bei Prognosen in Excel ist es am einfachsten, wenn Sie Ihre Artikel gruppieren und Vorhersagen auf jede Gruppe anwenden, anstatt diese Vorhersagen nur auf Gesamtbasis anzuwenden.

Eine andere Art der Prognose ist der sogenannte „Top-Down“ -Ansatz. Dies ist eher ein „Produktionsziel“ -Ansatz. Sie geben die Rohdaten ein. Anstatt Vorhersagen einzugeben, geben Sie für jede Gruppe ein Ziel ein, z. B. „Eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent im nächsten Jahr“.

Anschließend arbeiten Sie rückwärts und erarbeiten, was in den verschiedenen Unterabteilungen und Bereichen erforderlich ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Es gibt viele Möglichkeiten, diese Katze namens Excel zu häuten. Es ist wirklich eine faszinierende Software mit endlosem Potenzial.

Daten verständlich aufzubereiten ist unser Geschäft

Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Excel-Tools für Forecasts und Planung. Das umfangreichste Projekt war die Entwicklung eines Planung- und Steuerungstools für ein Einzelhandelsunternehmen in der Bekleidungsindustrie mit 20 Standorten und 80 Benutzern, die simultan planen.

Die Rohdaten können selbst für kleine Unternehmen sehr schnell sehr kompliziert werden. In gewisser Hinsicht ist es für kleine Unternehmen sogar noch schlimmer, weil sich weniger Leute die Arbeit teilen und Stunden damit verbringen müssen, diese Daten zu analysieren. Wenn Sie eine Ein-Mann-Show sind, würden Sie wahrscheinlich die Prognose ganz aufgeben. Leider ist dies auf lange Sicht gefährlich.

Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung Ihres Planungstools benötigen, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail über das unten stehende Formular. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Mit Excel erstellen Sie Angebote, die zum Abschluß führen

Man preparing a quote manually
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Es gibt keine bessere Software zum Erstellen von Angeboten als Microsoft Excel. Die Vielfalt der Funktionen von Excel kann jedoch für jemandem, der mit dem Programm nicht vertraut ist, entmutigend sein.

„Das Wichtigste: die Präsentation.“

Dies ist die einfachste Regel im Marketing. Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden nicht „begeistern“, werden sie woanders hingehen. Und den potenziellen Käufer zu beeindrucken, hat wenig mit dem Preis zu tun.

In einer 2012 durchgeführten Studie berichtete Business Weekly: „Neue Forschungsergebnisse legen nahe, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“

Nein, Sie begeistern Ihren Kunden mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis, unschlagbarer Qualität und hervorragendem Service. Aber wie bringen Sie sie überhaupt dazu, sich aufzusetzen und zuzuhören, um Ihren Vorschlag tatsächlich zu betrachten?

„Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“ – Business Weekly

Zu oft hören wir von Kunden, dass ihre firmeninterne CRM- oder Buchhaltungssoftware – von Sage bis hin zu massiven SAP-Anwendungen – bei der Erstellung professioneller Angebote, die das Geschäft nach Hause bringen, einfach nicht die Nase vorn hat.

Entweder sieht der von ihm erstellte Entwurf „langweilig“ oder fade aus, oder er ist einfach nicht anpassbar genug, um ihn einzigartig aussehen zu lassen.

Die andere Regel des Marketings: Man muss auffallen

Professionelle Kunden wollen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht unbedingt Billigkeit. Um den Deal abzuschließen, müssen Sie sich mit Ihrem Vorschlag von der Konkurrenz abheben.

Sie haben keine andere Wahl als stundenlang ein Angebot für diesen „einen großen Kunden“ zusammenzustellen und dabei alle anderen Angebote zu vernachlässigen – Angebote, die ebenfalls professionell erstellt werden müssen.

Dies ist das Geheimnis bei der Führung eines erfolgreichen, expandierenden Unternehmens.

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Foto von energepic.com auf Pexels

Die Entwicklung eines Excel-Angebotstools ist der richtige Weg

Wir entwickeln seit über zwanzig Jahren maßgeschneiderte Excel-Lösungen – vom Day Trader Analyse  Excel Tool  über ein Excel Personalkosten- und Personalbestandsplanung bis hin zu einem, ja genau ausgeklügelten und benutzerfreundlichen Excel Angebotserstellungs-Tool. Was Effizienz anbelangt, kommt dem nichts nahe.  Excel ist ein phänomenales Werkzeug, das immer besser wird.

Wie bei jeder „guten Software“ wird das wahre Potenzial von Excel nur dann wirklich sichtbar, wenn man weiß, wie man jeden Teil davon nutzt. Und diese Aufgabe kann entmutigend sein.

Wir bei Eppert Consulting sind immer wieder fasziniert, wie wenig selbst altgediente Buchhalter von den vielfältigen Möglichkeiten von Excel kennen.

Ein Excel-Angebotstool zu erstellen ist einfach – wenn Sie Excel kennen. Ein einfaches Tool zu entwickeln, mit dem in Sekundenschnelle professionelle Angebote erstellt werden können, ist in nur wenigen Stunden erledigt. Die Angebote werden nach Ihren Vorgaben erstellt und dann in PDF oder Microsoft Word exportiert.

Schritte zum Erstellen eines Excel-Angebotstools

1. Erleichtern Sie die Dateneingabe

Excel verfügt über integrierte Tools, um Benutzerfehler zu vermeiden. Der Trick für schnelles und professionelles Zitieren in Excel besteht darin, die Benutzereingabe zu automatisieren.

Sie können Zellen sperren, damit Benutzer nicht versehentlich Formeln und Werte überschreiben. Sie können Eingabeabschnitte farblich kennzeichnen – gesperrte Zellen in einer Farbe (z. B. Grau), Eingabezellen in einer anderen Farbe (z. B. Hellgrün).

Eine spektakuläre Funktion von Excel ist die bedingte Formatierung. Es ist wirklich ziemlich schwierig, diese Funktion zu überbewerten, insbesondere beim Angebotserstellungs-Tools. Sie können ein verstecktes Blatt haben, das dieses Angebot mit älteren Angeboten oder beispielsweise mit einem Medianwert vergleicht. Wenn Sie zu hoch oder zu niedrig zitieren, kann die Zelle plötzlich rot werden, um Sie zu warnen.

Das Ziel ist es, bei Berechnungen so wenig wie möglich zu denken und menschliches Versagen vollständig zu eliminieren. Idealerweise geben Sie werte ein durch Klicken auf einer Schaltfläche und in ein wunderschönes PDF wird exportiert, das Ihren potenziellen Käufer beeindruckt und die gesamte Konkurrenz umwirft.

Wenn Sie wirklich anspruchsvoll werden möchten, können Sie ein Formular entwerfen, um Ihre Daten zu erfassen und in ein zugrunde liegendes Arbeitsblatt überführen. Aber das wird wäre dann schon ziemlich fortgeschritten. (Wir können Ihnen hierbei helfen, wenn Sie möchten.)

Laptop with Excel-style dashboard open on screen

2. Entwerfen Sie eine spektakuläre Angebotsvorlage

Dies ist womit Sie Ihren potenziellen Kunden begeistern. Das Layout dieses Dokuments muss optisch ansprechend sein. Es muss auffallen, lenken, beeindrucken

Dies kann alles mit Excel entwickelt werden.

Dies ist nicht dasselbe Arbeitsblatt, in das Sie Ihre Werte eingeben!

Viele Leute machen diesen Fehler. Im Idealfall hat Ihr Eingabebildschirm keine ausgefallenen Schnickschnack. Es enthält Kästchen (Zellen) mit leicht lesbaren Beschriftungen und gegebenenfalls klare Anweisungen. Es enthält auch eine bedingte Formatierung und sogar eine integrierte Datenüberprüfung, um die Gültigkeit zu überprüfen.

Der Eingabebildschirm ist das Innenleben des Fahrzeugs. Das endgültige Angebot, das PDF, das Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Angebot erstellen“ erhalten, ist die Karosserie des Fahrzeugs. Und Sie möchten, dass diese Karosserie einem Sportwagen gleichkommt.

Sports car

3. Und zu guter Letzt, verwenden Sie VBA-Code für den letzten Schliff.

„VBA“ steht für „Visual Basic for Applications“

Visual Basic ist eine Programmiersprache, die direkt in Excel, dem Programm, integriert ist. Sie können diese Programmiersprache in jeder Excel-Datei anzeigen, indem Sie gleichzeitig Alt + F11 auf Ihrer Tastatur drücken.

Dies ist ein fortgeschrittenes Thema, und es ist wirklich das, was Excel von allen anderen ähnlichen Anwendungen  abhebt.

Mit Excel VBA kann man fast alles machen.

Mit Excel VBA beispielsweise:

  • Speichern Sie alle Ihre früheren Angebote in einer Datenbank.
  • Suchen Sie nach alten Angeboten nach Kunde, Datum, Kosten, Betreff usw. und importieren Sie sie in ein neues Angebot.
  • Automatisieren Sie einen Großteil der Berechnungen.
  • Lassen Sie den Code das Aussehen der endgültigen PDF-Datei bis ins Detail bestimmen, was mit Excel allein nicht möglich sind.
  • Importieren Sie Angebotsdetails von externer Software wie Sage, Salesforce oder der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software.

Hier kommt dann Eppert Consulting wirklich zum Zuge. Ich sage das ohne Einbildung oder Mangel an Demut. Ich sage es nur als Tatsache. Dies ist unsere Stärke: Erstellen von Excel-Tools, die über das Übliche, die Norm hinausgehen. Tools, die mithilfe von Excel VBA in Verbindung mit Excel-Formeln und schönen Vorlagen erstellt sind und deren Benutzung ein Kinderspiel ist.

Jeder kann „ein Makro aufzeichnen„, aber um Excel von einem reinen Volkswagen Käfer in einen Audi RS7 zu verwandeln, muss man wissen, wie man programmiert.

Zusammenfassung

Selbst ohne VBA oder Makro ist die Einfachheit der Schritte:

  • Geben Sie die Daten in ein Blatt ein und füllen Sie sie mit gesperrten Zellen, bedingter Formatierung, Datenüberprüfung und allen üblichen integrierten Excel-Tools.
  • Übernehmen Sie die Daten mithilfe von Formeln in ein anderes Präsentationsblatt, das Sie dann als PDF speichern können.

Wenn Sie nach erweiterten Funktionen wie der VBA-Programmierung suchen, können Sie uns anrufen oder uns über das unten stehende Formular eine E-Mail senden, damit wir Ihnen helfen können

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