4 Eigenschaften um zu beurteilen, ob ein Excel-Experte wirklich ein Experte ist

Professional man walking in daylight
Foto von bruce mars auf Unsplash

Um einen Excel-Experten richtig zu definieren, müssen wir die Bedeutung des Wortes Experte kennen.

Ex​perte (Substantiv): Sachverständiger, Fachmann, Kenner — Duden

“Ich bin ein selbsternannter Experte” scheint das Mantra der Moderne zu sein. Abschlüsse und Promotionen an etablierten Universitäten sowie eine langjährige Erfahrung mit anspruchsvollen Aufgaben in einer bestimmten Branche waren einst die Kriterien für die Definition von Fachwissen. Das Auftauchen mehrdeutiger Fachgebiete wie Suchmaschinenoptimierung, User Experience Studies und Social Media-Analyse hat jedoch die Bedeutung des Wortes “Experte” verwischt.

Excel ist ein bisschen so. Es gibt keine Universität, die einen Abschluss in “Excel-Expertise” anbietet. Es gibt jedoch Möglichkeiten festzustellen, ob der Excel-Experte, den Sie einstellen möchten, wirklich ein Experte oder nur ein selbsternannter Guru ist.

1.  Kann der angebliche Excel-Experte in VBA, Excels integrierter Computerprogrammiersprache, programmieren?

Programming code on computer screen
Foto von luis gomes  auf Pexels

Wenn er nicht kann, ist der Fall klar: er is kein Experte. Es besteht keine Notwendigkeit, weiter zu lesen.

“VBA” steht für “Visual Basic for Applications”. Es ist die “versteckte” Programmiersprache von Microsoft Excel. Seine Leistungsfähigkeit und sein Potenzial zur Lösung alltäglicher geschäftlicher Probleme mit Excel sind nicht zu unterschätzen. Durch die professionelle und kompetente Verwendung dieser Funktionalität kann jede mittelmäßige Excel-Arbeitsmappe zu einem Arbeitspferd mit umwerfender Effizienz werden.

Alle Möglichkeiten der Programmiersprache können hier nicht aufgezählt werden. Schauen Sie sich einige unserer kundenspezifisch erstellten Business-Tools in Excel an, um nur einen Eindruck davon zu bekommen, was mit der Excel-Programmierung möglich ist.

Und das kratzt nur an der Oberfläche.

Ein echter Excel-Experte versucht sich nicht nur in der Programmiersprache von Excel. Er ist ein Meister darin.

Je komplexer die Anforderungen Ihres Projekts sind, desto mehr benötigen Sie VBA-Programmierfertigkeiten.

2. Kann der Experte sein Wissen über Excel-Funktionen und -Formeln schnell und einfach darstellen?

Magnifying glass on maths formula
Foto von Panelo auf Pexels

Ein Excel-Spezialist, der die meisten integrierten Funktionen und Formeln von Excel nicht absolut beherrscht, hat kein Recht, sich selbst als Experte zu bezeichnen.

Dieser Fall ist leicht zu erkennen, auch wenn Sie die Formeln selbst nicht kennen, da ein echter Experte in der Lage sein sollte, Ihnen die Formeln auf einer grundlegenden Ebene und auf eine Weise zu erklären, die Sie verstehen können.

Stellen Sie Fragen zum potenziellen Projekt. Lassen Sie ihn mit Ihnen besprechen, wie er bestimmte Probleme in Bezug auf die Arbeitsmappe lösen würde. Wenn dieser Mensch Sie nur blenden wille, werden Sie sich nach einem solchen Gespräch nur verwirrter fühlen. Ein wahrer Experte wird Sie erleuchtet fühlen lassen.

Der echte Excel-Experte kennt seine Formeln und kann sie klar erklären, wenn er danach gefragt wird.

3. Sind seine Arbeitsbücher sowohl optisch ansprechend als auch funktional korrekt?

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Foto von Luke Chesser auf Unsplash

Excel-Programmierung und Excel-Funktionen sind die Innereien des Fahrzeugs – der Motor, das Getriebe.

Wenn eine Person zum ersten Mal etwas über Excel lernt, wird sie häufig vom Potential dieser Formeln verwirrt. Die Arbeitsmappen werden zu komplex. Sie wollen manchmal jede einzelne Formel ausprobieren, nur weil sie existiert.

Ihr wahrer Excel-Experte hat diese Phase zu Beginn seiner Karriere durchlaufen. Er hat am Motor herumgespielt, seinen Schraubenschlüssel, die Seitenschneider und die Zange herausgenommen und mit allem gespielt, von den Zündkerzen bis zur Innenbeleuchtung. Er weiß, wie die Eingeweide des Autos funktionieren und was wichtig ist und was nicht.

Danach gehts dann and die Darstellung, die Grafik.

Niemand möchte mit einer alten Schrottkiste die Straße hinunterfahren.

Der echte Excel-Spezialist weiß, wie die endgültige Arbeitsmappe zum Strahlen gebracht wird. Er wird es gut aussehen lassen, wenn es gedruckt wird. Die Eingabezellen sind leicht zu sehen. Die Zellen mit Formeln werden geschützt, damit sie nicht versehentlich überschrieben werden.

Design ist kein nachträglicher Gedanke. Dies geschieht am besten während der Erstellung der Arbeitsmappe. Und wenn Ihr Excel-Profi wirklich weiß, was er tut, ist das endgültige Design sauber und einfach, aber dennoch ansprechend und professionell.

4. Verfügt er auch über Kenntnisse und Erfahrungen in Funktionen, die scheinbar nichts mit Excel zu tun haben?

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Foto von Kyber auf Pexels

Zu viele Leute betrachten Excel als ein Tool, das nur in der Buchhaltungsabteilung oder im Arsenal eines Börsenmaklers zu finden ist.

Darüber hinaus denken einige Leute, dass Excel nur mit Excel selbst funktioniert. In Wahrheit kann Excel mit fast allen Tools und Software auf Ihrem Computer sowie im Internet zusammenarbeiten.

Hierzu sind jedoch Kenntnisse der in Excel integrierten Programmiertechnologie erforderlich. Es eröffnen sich nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für kleine und große Unternehmen.

Bei Eppert Consulting haben wir Excel-Tools programmiert, die eine Verbindung zu Amazon Web Services, Dropbox, Google Maps, Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader, Microsoft Outlook, Microsoft Access-Datenbanken, SQL Server- und Oracle-Datenbanken und vielen, vielen anderen Diensten und Software herstellen und mit diesen zusammenarbeiten. Wir haben Tools programmiert, die die Manipulation von PDF-Dokumenten, das Hoch- und Herunterladen im Internet, die Bildverarbeitung, einfach alles Mögliche umfassen.

Wenn Ihr Experte wirklich ein Experte ist, hat er mit einer Vielzahl externer Software und Tools zusammengearbeitet, die die inhärenten Funktionen von Excel verbessern und fördern.

Der Anwendungsbereich ist wirklich grenzenlos.

Zusammenfassung der Auswahl eines Excel-Experten für Ihr Projekt

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Foto von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash

Kein Excel-Spezialist kann ohne gründliche Kenntnisse der in Excel integrierten Programmiersprache VBA Excel-Kenntnisse beanspruchen. Deren  Verwendung ist der Unterschied zwischen “guten Arbeitsmappen” und “spektakulären Arbeitsmappen”.

Wenn er mit den vielen Funktionen von Excel nicht vertraut ist, ist er kein Experte. Ein echter Excel-Experte verfügt über so fundierte Kenntnisse des Fachs, dass die Verwendung für ihn ein Kinderspiel ist.

Ein wahrer Excel-Experte weiß, wie er seine Excel-Projekte präsentiert. Er ist mit der inneren Funktionsweise von Excel vertraut genug, um ausreichend Zeit für das Design zu haben, damit Ihr Projekt auch elegant und spektakulär aussieht. Und die besten Excel-Experten tun dies alles innerhalb der Budgets.

Excel ist keine Insel, und der wirklich kompetente Excel-Experte weiß, wie Excel mit anderer Software und Tools verknüpft wird, damit sie zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann er eine Reihe von Funktionen bereitstellen, die komplexe Aufgaben in Ihrem Unternehmen verbessern und erleichtern.

Sicher, es gibt auch die offensichtlichen Aspekte, um festzustellen, ob jemand wirklich ein Experte für etwas ist: Hat er gute Referenzen? Hat er eine große und vielfältige Anzahl von Kunden? Spricht seine Arbeit für sich?

Aber das sind Dinge, die man mit jedem Unternehmen bestimmen muss, nicht nur mit Excel-Spezialisten. Die obigen 1 – 4 sind spezifisch für Excel, und jeder, der behauptet, ein Excel-Experte zu sein, muss jeden dieser Punkte mit Bravour bestehen.

Wenn Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen von Eppert Consulting anhand der obigen Punkte 1 bis 4 unter die Lupe nehmen werden, hoffe ich, dass Sie mit Eppert Consulting genau den richtigen Excel-Experten gefunden haben, den  Sie für Ihr nächstes Projekt benötigen.

So erstellen Sie ein Forecast in Excel, das tatsächlich funktioniert

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Foto von Unsplash

Theoretisch enthält Excel integrierte Planungswerkzeuge zum Erstellen von Forecasts, Prognosen und Budgets. Leider ist die reale Welt  der Forecast in und Planungs-Tools in Excel etwas anders.

Nein, das ist ganz anders.

Ich sage dies als Fachmann, der seit 1996 Excel-Dienste anbietet und Dutzende von Planungstools – sowohl komplexe als auch einfache – für eine Vielzahl von Kunden aus einer Vielzahl von Branchen erstellt hat.

Ich bin der Erste, der lobt, wie wichtig Excel für jedes Unternehmen ist, aber beim Thema Geschäftsplanungs-Tools und Forecast-Tools empfehle ich als Letzter, sich ausschließlich auf die integrierten Funktionen zu verlassen.

Wenn Sie wirklich ein Excel-Planungstool wünschen, das Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt, müssen Sie eines mithilfe einer Kombination der Excel-Funktionen selbst zusammensetzen.

1. Für die Planung in Excel sind Rohdaten erforderlich

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Foto von Mika Baumeister auf Unsplash

In erster Linie benötigen Sie Rohdaten – die Zahlen, die Daten, wie viel Einkommen erzielt wurde, wie viele Verkäufe getätigt wurden, wie viele Leads das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum erhalten hat usw.

Bei Planung geht es nicht nur um Geld, sondern auch darum, wie viele Geschäfte in der Pipeline sind und wie viele Angebote in der letzten Woche oder im letzten Monat eingegangen sind. Bei einer guten Excel-Planung geht es um den Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Anzahl der eingegangenen Angebote. Es geht darum, wie viel Werbung ausgegeben wurde und welche. Wie viel Internetwerbung wurde gemacht? Wie viel Offline-Marketing wurde durchgeführt?

Daten, Daten, Daten!

“Wir bewegen uns langsam in eine Ära, in der Big Data der Ausgangspunkt und nicht das Ende ist.” – Pearl Zhu, Autor der Buchreihe „Digital Master ” (Quelle)

2. Verwenden Sie Vorhersagen, wenn Sie in Excel Forecasts oder Budgets erstellen

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Foto von Luke Chesser auf Unsplash

Technisch gesehen fällt dies auch unter Rohdaten, aber es sind keine Daten aus der realen Welt als solche. Es sind vorhergesagte Daten.

Das Problem mit den integrierten Extrapolations- oder Prognosefunktionen von Excel ist, dass sie viel zu sehr automatisiert sind. Microsoft kennt Ihr Unternehmen nicht. Sie kennen Ihr Geschäft.

So wie Sie für die Vergangenheitsdaten der letzten Monate oder Jahre ein Arbeitsblatt haben, das alle Rohdaten für Ihr Unternehmen beinhaltet, benötigen Sie außerdem ein entsprechendes Arbeitsblatt, das vorhergesagte Daten akzeptiert. Dies wird höchstwahrscheinlich in Form von Prozentsätzen geschehen, z. B. “Wir schätzen, dass der Umsatz in Abteilung X um 10 Prozent steigen wird” oder “Die Werbekosten werden im nächsten Quartal um den X-Betrag steigen und den Gewinn um Y senken.”

Die Vorhersagen sind so unterschiedlich wie es verschiedene Arten von Unternehmen auf der Welt gibt. Es liegt an Ihnen und Ihrem Team, diese zu bestimmen.

Es kann ganz schön kompliziert werden. Aber manchmal sieht es komplizierter aus als es wirklich ist. Der Trick besteht darin, festzustellen, welche Prognosedaten wichtig sind und welche nicht.

Es ist zu einfach, sich einer endlosen Unmenge von Rohdaten zu verlieren. Im Zweifelsfalle ist es immer besser in Richtung Vereinfachung zu irren, statt in Richtung Komplexität. Wählen Sie zuerst die Schlüsseldaten aus und fügen dann weitere Faktoren darauf aufbauend hinzu, aber nur wenn diese wichtig sind.

3. Forecast mit Excel in Aktion: Formeln

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Foto von Lukas auf Pexels

Es ist unmöglich, jede einzelne Formel aufzulisten, die für die Verknüpfung der Rohdaten mit den Vorhersagen von Nutzen wäre, was zu den tatsächlichen Prognosedaten führt.

Excel hat über 475 Formeln in seiner Funktionsbibliothek. (Nicht einmal ich habe jede einzelne von ihnen mindestens, um ehrlich zu sein). Es ist unmöglich, sie alle zu kennen, außer sie arbeiten Vollzeit mit Excel.

Die SVERWEIS – Funktion ist von unschätzbarem Wert.

Vermeiden Sie zu komplexe oder “Black Box” -Funktionen. Es ist wichtig, dass Sie als Geschäftsinhaber wissen, warum und wie ein Wert auf dem Blatt berechnet wird.

Dieser Teil ist wirklich einfacher als es zunächst aussehen könnte. Es braucht allerdings jemanden mit ziemlich viel Erfahrung in Excel, um das erfolgreich yu meistern. Wie bei der Kunst muss man wissen, wie man komplexe Dinge macht, bevor man sie vereinfacht oder ganz fallen lässt. Ich könnte Ihnen sagen, dass Sie nur eine Kombination der Formeln SUMME, SUMMEWENN, ANZAHL, INDEX und VERGLEICH benötigen, um einen guten Forecast zu erhalten.

Aber ein bisschen komplizierter ist es schon.

Das Wichtigste ist: Formeln führen Sie von den Rohdaten und den vorhergesagten Daten zur endgültigen Prognose in Excel.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Formeln, die auf dem basieren, was wir hier bei Eppert Consulting zu oft sehen, wenn wir bereits existierende Excel-Arbeitsmappen verbessern:

  • Trennen Sie die Formeln! Versuchen Sie nicht, alles in einer langen, endlosen Formel zu tun. Es wird zu verwirrend. Teilen Sie die Formel lieber auf mehrere Spalten auf, um die Wartung der Formel in Zukunft zu vereinfachen.
  • Besser zu einfach als zu kompliziert.
  • Wenn Sie zu viele Daten haben und die Arbeitsmappe zu langsam wird, sollten Sie die INDIREKT-Formel verwenden. Dies ist ein fortgeschrittenes Thema und sollte mit Vorsicht verwendet werden.

4. Diagramme

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Zuletzt möchten Sie dem Blatt einige Diagramme hinzufügen. Wie alles in Excel gibt es den schnellen und einfachen Weg, dies zu tun, und dann den komplizierten, exquisiten Weg.

Man braucht wirklich fundiertes Wissen, um aus der Präsentation etwas zu machen, das Eindruck macht.

Excel wurde jedoch auch für Personen entwickelt, die keine Experten sind, und mit den integrierten Assistenten und Tools kommt man schon sehr weit, um gutaussehende Diagramme und Grafiken zu erstellen, die bei einem Meeting oder einem potenziellen Kunden präsentiert werden.

5. Weitere Tipps und Tricks für Forecasts in Excel

people sitting with computers at table
Foto von fauxels auf Pexels

Bei Prognosen in Excel ist es am einfachsten, wenn Sie Ihre Artikel gruppieren und Vorhersagen auf jede Gruppe anwenden, anstatt diese Vorhersagen nur auf Gesamtbasis anzuwenden.

Eine andere Art der Prognose ist der sogenannte “Top-Down” -Ansatz. Dies ist eher ein “Produktionsziel” -Ansatz. Sie geben die Rohdaten ein. Anstatt Vorhersagen einzugeben, geben Sie für jede Gruppe ein Ziel ein, z. B. “Eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent im nächsten Jahr”.

Anschließend arbeiten Sie rückwärts und erarbeiten, was in den verschiedenen Unterabteilungen und Bereichen erforderlich ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Es gibt viele Möglichkeiten, diese Katze namens Excel zu häuten. Es ist wirklich eine faszinierende Software mit endlosem Potenzial.

Daten verständlich aufzubereiten ist unser Geschäft

Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Excel-Tools für Forecasts und Planung. Das umfangreichste Projekt war die Entwicklung eines Planung- und Steuerungstools für ein Einzelhandelsunternehmen in der Bekleidungsindustrie mit 20 Standorten und 80 Benutzern, die simultan planen.

Die Rohdaten können selbst für kleine Unternehmen sehr schnell sehr kompliziert werden. In gewisser Hinsicht ist es für kleine Unternehmen sogar noch schlimmer, weil sich weniger Leute die Arbeit teilen und Stunden damit verbringen müssen, diese Daten zu analysieren. Wenn Sie eine Ein-Mann-Show sind, würden Sie wahrscheinlich die Prognose ganz aufgeben. Leider ist dies auf lange Sicht gefährlich.

Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung Ihres Planungstools benötigen, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail über das unten stehende Formular. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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