Kombination von Excel und SQL Server: Abenteuer eines fast legendären Projektes

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Wir wurden beauftragt, die vielen miteinander verbundenen Excel-Tabellen einer britischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in ein robustes SQL Server basiertes Datenbankprojekt mit Excel als Frontend umzuwandeln. Teil des Projekts war das Lesen und Speichern von Daten aus Excel in SQL Server.

Der Komplexitätsgrad war immens.

Die Londoner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist ein mittelgroßes, angesehenes Unternehmen mit Sitz in London. Sie übernehmen die Buchhaltung von Tausenden unabhängiger Einzelunternehmer in ganz Großbritannien und erledigen alles von Steuererklärungen bis hin zu Banküberweisungen für sie.

Sie verwalten ein unglaubliche Menge an Daten.

Die Verwendung von Excel als Datenbank war keine Option mehr

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Verständlicherweise war das Unternehmen seinen internen Excel-Tabellen und -Systemen entwachsen.

Wir hatten bereits eine ziemlich ausgefeilte Excel-Datenbanklösung für sie erstellt, die die eingehenden und ausgehenden Daten effizient  verarbeitete. Das Unternehmen hatte jedoch einen Expansionsgrad erreicht, bei dem es einfach zu viele Daten gab, als dass Excel sie schnell und schnell verarbeiten konnte.

Und es gab auch andere Bedenken, wie zum Beispiel:

  • Portabilität der Daten, falls das Unternehmen in Zukunft auf eine andere Plattform wechseln möchte.
  • Fortgeschrittene Berichterstattung, die angesichts der Datenmenge, mit der sie zu tun hatten, immer schwieriger wurde.
  • Einfache Datensicherung.
  • Wahrung der Integrität der Daten während des Wachstums des Unternehmens und mehr Mitarbeiter erhielten Zugang zu Rohdaten.
  • Datensicherheit.

Excel hatte großartige Arbeit geleistet, bis die Zahlen mehrere Millionen Datensätze pro Tabelle erreichten.

Wir hatten bereits eine Datenbank in Excel erstellt. Jetzt mussten wir diese „Datenbank“ nehmen und in eine tatsächliche Datenbank einfügen – so etwas wie MySQL oder SQL Server oder Oracle

Die Entscheidung, von Excel zu SQL Server zu wechseln

Data abstract
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Excel tendiert dazu, mit Microsoft-Produkten „besser zusammen zu spielen“, daher wollten wir MySQL nicht verwenden.

Eppert Consulting hatte zuvor ein gigantisches Prognoseprojekt für ein deutsches Unternehmen abgeschlossen, dessen bevorzugte Datenbank Oracle war. Die Verbindung von Excel mit Oracle ist mit Komplexitäten verbunden, mehr als mit SQL Server.

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft war mit Microsoft-Produkten vertraut, und so wurde beschlossen, Excel mit SQL Server zu verbinden

Dann begann die Arbeit.

Wenn ich für Sie jeden Schritt des Projektlebenszyklus detailliert beschreiben würde, wäre dieser Artikel ein Buch. Der gesamte Prozess war sowohl faszinierend als auch lohnend

Excel ist ein leistungsstarkes Tool, aber in Kombination mit SQL Server als Back-End-Datenprovider ist es zweifellos das effektivste Tool, das ein Unternehmen in seinem Arsenal haben kann. Es kann alles tun, von der Erstellung von Angeboten bis zur Ausführung einer hoch entwickelten Prognosesoftware, die den Umsatz steigert.

Rückblickend fühlt sich das Projekt in seinem Umfang fast legendär an, obwohl es sich nicht bei jedem Schritt des Prozesses so anfühlte.

Hier sind einige Beispiele von dem, was wir getan haben.

Der Datenimport von Excel nach SQL Server

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Obwohl sowohl Excel als auch SQL Server integrierte Tools zum Importieren und Exportieren von Daten haben, würde ich nicht empfehlen, diese für ein Projekt mit so vielen Daten zu verwenden.

Diese Aufgabe wird am besten mit der VBA-Programmierung erledigt.

Sobald die Daten importiert wurden, muss der Programmierer so viel Zeit wie nötig aufwenden, um die Richtigkeit dieser importierten Daten zu überprüfen.

Dieser Schritt kann nicht unterbewertet werden. Es gibt so viel Potenzial für kleinere Importfehler, die später Schneeballeffekte haben könnten. Sie sparen viel Debugging-Zeit, wenn Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt voll und ganz überprüfen. Ein frischer Satz Augen hilft. Excel-Formeln und einige direkte VBA-Programmierprüfungen sind ebenfalls nützlich.

Täglicher Import und Export von Excel nach SQL Server und umgekehrt

Sobald die Daten in Excel importiert wurden, müssen sie zurück in Excel gezogen werden, um damit arbeiten zu können.

Nichts geht über die unzähligen Funktionen von Excel für die Arbeit mit Daten. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wollte die Daten unbedingt auf SQL Server verschieben, aber das Eliminieren von Excel als Buchhaltungswerkzeug kam nie in Frage

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, regelmäßig von SQL nach Excel zu exportieren und zu importieren und umgekehrt. Die häufigste (obwohl wir dies nicht empfehlen) besteht darin, eine Verbindung zum SQL Server mithilfe von VBA-Code herzustellen, die Daten abzurufen, die Verbindung zu schließen und dies für jede Transaktion fortzusetzen

Dies ist ineffizient.

Die Geschwindigkeit von Excel zu erhöhen war unerlässlich

Long exposure of cars driving at night, suggesting speed
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Die Geschwindigkeit war ein Schlüsselfaktor für die Entscheidung, von Excel auf SQL Server umzusteigen, und das ständige Öffnen und Schließen von Verbindungen würde die Software aufgrund der enormen Anzahl von Transaktionen, die dieses Unternehmen pro Minute durchführte, verlangsamen.

Wir empfehlen, die Daten mithilfe der VBA-Programmierung von SQL Server in eine versteckte Arbeitsmappe in Excel zu ziehen. Führen Sie dies aus, wenn das Programm zum ersten Mal geöffnet wird, und aktualisieren Sie die Daten regelmäßig, um die Konsistenz zu gewährleisten.

Es gibt da noch einiges zu sagen über die Vermeidung von Datenkonflikten, aber das würde den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Der Schlüssel ist, die Datenstruktur zu „verflachen“. Excel lässt sich am einfachsten bearbeiten, wenn sich alle Daten auf einem einzigen Blatt befinden. SQL Server ist genau das Gegenteil. Durch die Definition einer relationalen Datenbank schreiben die Best Practices in SQL Server vor, dass die Daten in Tabellen unterteilt und miteinander verknüpft werden müssen. (Der Fachbegriff hierfür ist „Normalisierung“ der Daten.)

Diese beiden Grundsätze stehen in direktem Widerspruch zueinander.

Schnittstelle zwischen Excel und SQL Server

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Wenn Sie Excel mit SQL Server als Back-End verwenden möchten, müssen Sie eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen bereitstellen, die die Daten so „glättet“, dass sie sich in Excel meist in einem Blatt befinden. Um Daten an SQL Server zu senden, benötigen Sie ein umgekehrtes System, das sie auf dem Rückweg in separate Tabellen „normalisiert“.

Dies scheint eine ziemlich aufwendige Programmierung zu sein, und das kann auch tatsächlich so sein. Sobald die ersten Elemente vorhanden sind, kann der Code für alle Datenübertragungen zwischen Excel und SQL Server dann allerdings wiederverwendet werden.

Excel ist in diesem Projekt immer vorherrschend. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie am Ende auch nur ein Zehntel der vielen Funktionen von SQL Server verwenden. Wenn Sie Excel mit SQL Server verbinden, wird die Programmierung auf lange Sicht einfacher, wenn ein Großteil der Arbeit in der VBA-Programmiersprache von Excel ausgeführt wird. Dies erleichtert das zukünftige Debuggen.

Weitere Excel-Integrationen

Aber es hörte hier nicht auf. Bis wir den Großteil der Integration von Excel in SQL Server abgeschlossen hatten, hatte das Tool ein Stadium von solchem ​​Wert erreicht, dass das Unternehmen Erweiterungen anforderte.

Jede der Modifikationen war klein und nahm vergleichsweise wenig Zeit in Anspruch, um sie umzusetzen. Wenn ich jedoch auf das fertige Produkt zurückblicke, bin ich immer noch erstaunt, wie viel wir erreicht haben. Ich bin auch erstaunt darüber, wie unglaublich flexibel Microsoft Excel sein kann, wenn es darum geht, es mit anderen Tools und Software wie Sage, Adobe Acrobat, Amazon Web Services usw. zu verbinden und zu integrieren.

Hier sind nur einige der vielen Integrationen, die Eppert Consulting in diese riesige und unschätzbare Excel-Buchhaltungssoftware programmiert hat.

Excel und Outlook integrieren

Email
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Eine der ersten Anforderungen bestand darin, Excel in Outlook zu integrieren – beispielsweise die Steuererklärung eines Kunden vorzubereiten und die Steuererklärung dann im PDF-Format mit Outlook an ihn zu senden.

Wir haben dies natürlich in der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen getan. Erweiterte Aufgaben wie diese können nur mit den Programmierfunktionen von Excel ausgeführt werden.

Am Ende haben wir viele Integrationen zwischen Excel und Outlook programmiert. Hier sind einige der Funktionen, die für jede oder alle dieser Integrationen erforderlich waren:

  • Korrektes Formatierung des vorbereiteten Excel-Dokuments, damit es beim Export in PDF professionell aussieht.
  • Automatisches E-Mail Senden an eine dem Kunden zugeordnete E-Mail-Adresse (in der zugrunde liegenden SQL Server-Datenbank gespeichert).
  • Verschiedene E-Mail-Vorlagen, die vom Benutzer bearbeitet werden können.
  • E-Mail-Vorlagen werden automatisch ausgewählt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, basierend auf den ausgefüllten Optionen in der Excel-Tabelle.
  • Massen-E-Mail von angehängten Finanzzahlen (Dateien entweder in Excel oder im PDF-Format) unter Verwendung der gespeicherten Daten.
  • Ein ausgeklügelter Prozess zur Genehmigung von Dokumenten, der dazu führt, dass ein fertiges Dokument schließlich per E-Mail versendet wird, nachdem es an verschiedenen Stellen überprüft und visiert wurde

Verbinden von Excel mit Massen-E-Mail- und SMS-Software

Hand using mobile phone
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Das Unternehmen verwendet einen Massen-E-Mail-Dienst, der von Microsoft Outlook unabhängig ist. Außerdem wird ein Massen-SMS-Dienst verwendet, bei dem Nachrichten in einem bestimmten Format auf die Website eines Drittanbieters hochgeladen werden müssen.

Wir haben eine Funktion programmiert, um diese Nachrichten mit einem Klick zu erstellen und die Upload-Datei in Excel selbst mit VBA-Programmcode zu formatieren.

Importieren von Bankdaten in Excel – Integration mit HSBC Connect, RBS und anderen Finanzinstituten

Safe deposit boxes
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Eine der ehrgeizigsten Aufgaben war es, Finanztransaktionen von HSBC, der Royal Bank of Scotland und anderen Finanzinstituten in Excel zu importieren.

Excel musste auch Zahlungsdaten direkt an diese Finanzinstitute exportieren.

Jede Institution hatte ihre eigene Art, Daten zu akzeptieren, sowie ihre eigenen Sicherheitspraktiken. Wir haben verschiedene Funktionen so programmiert, dass Excel Daten für Tausende von Bankkonten empfangen und senden kann, für die diese Buchhaltungsfirma ein Mandat hatte.

Programmieren von Excel für die Arbeit mit Amazon Web Services

Das Unternehmen hat im Laufe der Jahre mehrere hunderttausend Dokumente erstellt. Amazon Web Services wurde als sicherer Speicherort für diese Dokumente ausgewählt.

Das Excel-Tool benötigte eine Funktion, mit der generierte Dokumente direkt auf die Simple Storage-Server von Amazon Web Services hochgeladen werden konnten.

Um dies zu erreichen, mussten wir ein externes Tool in der Programmiersprache .NET von Microsoft programmieren, da Amazon keine Schnittstelle für Excel bereitstellte.

Nun, wir haben es geschafft und die Daten für die hochgeladenen Dokumente mit unserer lokalen SQL Server-Datenbank synchronisiert, sodass wir immer einen lokalen Datensatz hatten, mit dem wir die Daten von Amazon mit unseren vergleichen konnten.

Wir führen auch separate Sicherungen aller Dokumente durch. Die Excel-Software sorgt dafür, dass jede Kopie des Dokuments – Backup und Original – dort platziert wird, wo sie hingehört.

Verbinden von Excel mit PHP-, MySQL- und Microsoft .Net-Websites

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In der Zwischenzeit entwickelte sich die Web-Technologie mit erstaunlicher Geschwindigkeit weiter. Die Kunden der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft forderten immer mehr, dass ihre Dokumente online heruntergeladen werden können.

Zu diesem Zweck musste eine zweite Online-Datenbank erstellt werden, in der Informationen zu den Dokumenten der einzelnen Benutzer gespeichert werden. Wir mussten Funktionen programmieren, um:

  • Benachrichtigen der Kunden über ihre generierten Dokumente.
  • Sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente herunterladen können.
  • Hochladen der Dokumente an einen sicheren Ort, an dem sie von authentifizierten Benutzern heruntergeladen werden können.

Wir haben auch eine Funktion programmiert, mit der Kunden Finanztransaktionen über eine Online-Plattform genehmigen oder ablehnen können.

Wir haben eine MySQL-Datenbank zum Speichern von Daten verwendet, da die Firma bereits eine PHP-Website eingerichtet hatte.

Dies führte schließlich zu einer Microsoft .Net-Website, einer zusätzlichen SQL-Datenbank, etc., etc., etc. …

Das Projekt wuchs weiter, jedes Mal wurde ein Mehrwert erzielt und die Rentabilität gesteigert.

Excel kann sich mit allem verbinden – mit allem!

Es gab nie einen Mangel an Ideen, und die Software wuchs weiter. Jedes neue angeforderte Feature war eine Herausforderung, und ich freue mich sagen zu können, dass Eppert Consulting sich diesen Herausforderungen gestellt hat.

Unabhängig von der Anfrage haben wir einen Weg gefunden, dies zu erreichen. Dies spricht mehr für die Vielseitigkeit von Excel als für unsere Programmierkenntnisse. Obwohl eine gründliche Kenntnis von Excel und all seinen Potenzialen unbedingt erforderlich ist, um Lösungen für ungewöhnliche Probleme zu finden, es gehört außerdem dazu  – „über den Tellerrand hinaus“ zu denken.

Mit Excel erstellen Sie Angebote, die zum Abschluß führen

Man preparing a quote manually
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Es gibt keine bessere Software zum Erstellen von Angeboten als Microsoft Excel. Die Vielfalt der Funktionen von Excel kann jedoch für jemandem, der mit dem Programm nicht vertraut ist, entmutigend sein.

„Das Wichtigste: die Präsentation.“

Dies ist die einfachste Regel im Marketing. Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden nicht „begeistern“, werden sie woanders hingehen. Und den potenziellen Käufer zu beeindrucken, hat wenig mit dem Preis zu tun.

In einer 2012 durchgeführten Studie berichtete Business Weekly: „Neue Forschungsergebnisse legen nahe, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“

Nein, Sie begeistern Ihren Kunden mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis, unschlagbarer Qualität und hervorragendem Service. Aber wie bringen Sie sie überhaupt dazu, sich aufzusetzen und zuzuhören, um Ihren Vorschlag tatsächlich zu betrachten?

„Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“ – Business Weekly

Zu oft hören wir von Kunden, dass ihre firmeninterne CRM- oder Buchhaltungssoftware – von Sage bis hin zu massiven SAP-Anwendungen – bei der Erstellung professioneller Angebote, die das Geschäft nach Hause bringen, einfach nicht die Nase vorn hat.

Entweder sieht der von ihm erstellte Entwurf „langweilig“ oder fade aus, oder er ist einfach nicht anpassbar genug, um ihn einzigartig aussehen zu lassen.

Die andere Regel des Marketings: Man muss auffallen

Professionelle Kunden wollen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht unbedingt Billigkeit. Um den Deal abzuschließen, müssen Sie sich mit Ihrem Vorschlag von der Konkurrenz abheben.

Sie haben keine andere Wahl als stundenlang ein Angebot für diesen „einen großen Kunden“ zusammenzustellen und dabei alle anderen Angebote zu vernachlässigen – Angebote, die ebenfalls professionell erstellt werden müssen.

Dies ist das Geheimnis bei der Führung eines erfolgreichen, expandierenden Unternehmens.

Stressed out woman sitting at laptop
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Die Entwicklung eines Excel-Angebotstools ist der richtige Weg

Wir entwickeln seit über zwanzig Jahren maßgeschneiderte Excel-Lösungen – vom Day Trader Analyse  Excel Tool  über ein Excel Personalkosten- und Personalbestandsplanung bis hin zu einem, ja genau ausgeklügelten und benutzerfreundlichen Excel Angebotserstellungs-Tool. Was Effizienz anbelangt, kommt dem nichts nahe.  Excel ist ein phänomenales Werkzeug, das immer besser wird.

Wie bei jeder „guten Software“ wird das wahre Potenzial von Excel nur dann wirklich sichtbar, wenn man weiß, wie man jeden Teil davon nutzt. Und diese Aufgabe kann entmutigend sein.

Wir bei Eppert Consulting sind immer wieder fasziniert, wie wenig selbst altgediente Buchhalter von den vielfältigen Möglichkeiten von Excel kennen.

Ein Excel-Angebotstool zu erstellen ist einfach – wenn Sie Excel kennen. Ein einfaches Tool zu entwickeln, mit dem in Sekundenschnelle professionelle Angebote erstellt werden können, ist in nur wenigen Stunden erledigt. Die Angebote werden nach Ihren Vorgaben erstellt und dann in PDF oder Microsoft Word exportiert.

Schritte zum Erstellen eines Excel-Angebotstools

1. Erleichtern Sie die Dateneingabe

Excel verfügt über integrierte Tools, um Benutzerfehler zu vermeiden. Der Trick für schnelles und professionelles Zitieren in Excel besteht darin, die Benutzereingabe zu automatisieren.

Sie können Zellen sperren, damit Benutzer nicht versehentlich Formeln und Werte überschreiben. Sie können Eingabeabschnitte farblich kennzeichnen – gesperrte Zellen in einer Farbe (z. B. Grau), Eingabezellen in einer anderen Farbe (z. B. Hellgrün).

Eine spektakuläre Funktion von Excel ist die bedingte Formatierung. Es ist wirklich ziemlich schwierig, diese Funktion zu überbewerten, insbesondere beim Angebotserstellungs-Tools. Sie können ein verstecktes Blatt haben, das dieses Angebot mit älteren Angeboten oder beispielsweise mit einem Medianwert vergleicht. Wenn Sie zu hoch oder zu niedrig zitieren, kann die Zelle plötzlich rot werden, um Sie zu warnen.

Das Ziel ist es, bei Berechnungen so wenig wie möglich zu denken und menschliches Versagen vollständig zu eliminieren. Idealerweise geben Sie werte ein durch Klicken auf einer Schaltfläche und in ein wunderschönes PDF wird exportiert, das Ihren potenziellen Käufer beeindruckt und die gesamte Konkurrenz umwirft.

Wenn Sie wirklich anspruchsvoll werden möchten, können Sie ein Formular entwerfen, um Ihre Daten zu erfassen und in ein zugrunde liegendes Arbeitsblatt überführen. Aber das wird wäre dann schon ziemlich fortgeschritten. (Wir können Ihnen hierbei helfen, wenn Sie möchten.)

Laptop with Excel-style dashboard open on screen

2. Entwerfen Sie eine spektakuläre Angebotsvorlage

Dies ist womit Sie Ihren potenziellen Kunden begeistern. Das Layout dieses Dokuments muss optisch ansprechend sein. Es muss auffallen, lenken, beeindrucken

Dies kann alles mit Excel entwickelt werden.

Dies ist nicht dasselbe Arbeitsblatt, in das Sie Ihre Werte eingeben!

Viele Leute machen diesen Fehler. Im Idealfall hat Ihr Eingabebildschirm keine ausgefallenen Schnickschnack. Es enthält Kästchen (Zellen) mit leicht lesbaren Beschriftungen und gegebenenfalls klare Anweisungen. Es enthält auch eine bedingte Formatierung und sogar eine integrierte Datenüberprüfung, um die Gültigkeit zu überprüfen.

Der Eingabebildschirm ist das Innenleben des Fahrzeugs. Das endgültige Angebot, das PDF, das Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Angebot erstellen“ erhalten, ist die Karosserie des Fahrzeugs. Und Sie möchten, dass diese Karosserie einem Sportwagen gleichkommt.

Sports car

3. Und zu guter Letzt, verwenden Sie VBA-Code für den letzten Schliff.

„VBA“ steht für „Visual Basic for Applications“

Visual Basic ist eine Programmiersprache, die direkt in Excel, dem Programm, integriert ist. Sie können diese Programmiersprache in jeder Excel-Datei anzeigen, indem Sie gleichzeitig Alt + F11 auf Ihrer Tastatur drücken.

Dies ist ein fortgeschrittenes Thema, und es ist wirklich das, was Excel von allen anderen ähnlichen Anwendungen  abhebt.

Mit Excel VBA kann man fast alles machen.

Mit Excel VBA beispielsweise:

  • Speichern Sie alle Ihre früheren Angebote in einer Datenbank.
  • Suchen Sie nach alten Angeboten nach Kunde, Datum, Kosten, Betreff usw. und importieren Sie sie in ein neues Angebot.
  • Automatisieren Sie einen Großteil der Berechnungen.
  • Lassen Sie den Code das Aussehen der endgültigen PDF-Datei bis ins Detail bestimmen, was mit Excel allein nicht möglich sind.
  • Importieren Sie Angebotsdetails von externer Software wie Sage, Salesforce oder der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software.

Hier kommt dann Eppert Consulting wirklich zum Zuge. Ich sage das ohne Einbildung oder Mangel an Demut. Ich sage es nur als Tatsache. Dies ist unsere Stärke: Erstellen von Excel-Tools, die über das Übliche, die Norm hinausgehen. Tools, die mithilfe von Excel VBA in Verbindung mit Excel-Formeln und schönen Vorlagen erstellt sind und deren Benutzung ein Kinderspiel ist.

Jeder kann „ein Makro aufzeichnen„, aber um Excel von einem reinen Volkswagen Käfer in einen Audi RS7 zu verwandeln, muss man wissen, wie man programmiert.

Zusammenfassung

Selbst ohne VBA oder Makro ist die Einfachheit der Schritte:

  • Geben Sie die Daten in ein Blatt ein und füllen Sie sie mit gesperrten Zellen, bedingter Formatierung, Datenüberprüfung und allen üblichen integrierten Excel-Tools.
  • Übernehmen Sie die Daten mithilfe von Formeln in ein anderes Präsentationsblatt, das Sie dann als PDF speichern können.

Wenn Sie nach erweiterten Funktionen wie der VBA-Programmierung suchen, können Sie uns anrufen oder uns über das unten stehende Formular eine E-Mail senden, damit wir Ihnen helfen können

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