Eine der Fragen, die uns häufig gestellt wird, ist die, ob eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros für die Erfassung und Verarbeitung von Daten besser ist als Microsoft Forms.
Die Antwort ist nicht für jeden die gleiche. In manchen Fällen mag Microsoft Forms besser sein. In anderen ist eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros vorzuziehen. Oft ist eine Kombination aus beiden Technologien die ideale Lösung, insbesondere für geschäftliche Anwendungsfälle.
Anstatt Ihnen eine endgültige Antwort auf die Frage “Ja” oder “Nein” zu geben, möchten wir Ihnen erklären, worum es bei jeder dieser Technologien geht, damit Sie selbst entscheiden können, welche für Ihre speziellen Anforderungen am besten geeignet ist. Und wie man diese sinnvoll kombinieren kann.
Grundlegende Definitionen – Excel-Arbeitsmappen mit Makros und Microsoft Forms
In ihrer einfachsten Definition ist eine Excel-Arbeitsmappe eine Excel-Datei, die aus Tabellenblättern besteht. Die meisten Menschen sind mit diesem Konzept vertraut.
Eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros ist eine Arbeitsmappe mit Computerprogrammiercode, der im Hintergrund ausgeführt wird, um bestimmte Datenverarbeitungsfunktionen zu automatisieren. Diese Programmierfunktionen werden als “Makros” bezeichnet. (Makro ist die Abkürzung für “Makroinstruktion”, aber wir werden hier nicht weiter ins Detail gehen).
Benutzer können einfache Makros in Excel, Microsoft Word, Outlook und verschiedenen anderen Microsoft Office-Produkten aufzeichnen. Allein diese Funktionalität hat Office zu einem der leistungsfähigsten Softwaretools der Welt gemacht. Die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten von Makros kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Obwohl normale Benutzer Makros selbst aufzeichnen können, können Computerprogrammierer Makros erstellen, die Excel zu einer echten Softwarelösung für Unternehmen machen. Makros können von Ein-Personen-Unternehmen bis hin zu multinationalen Konzernen mit mehreren Tausend Mitarbeitern eingesetzt werden.
Typische Anwendungen für Makros sind:
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- Typische Anwendungen für Makros sind:
- Automatisierung von sich wiederholenden Datenverarbeitungsfunktionen
- Beschleunigung von sich wiederholenden Aufgaben
- Aufschlüsseln komplizierter Formeln
- Automatischer Versand von E-Mails
- Verbindung mit einer externen Datenbank
- Ausführen von webbezogenen Aufgaben
- Und tausende andere Anwendungen.
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Microsoft Forms
Und nun zu Microsoft Forms. Dabei handelt es sich einfach um ein Online-Tool zur Erfassung von Informationen. Microsoft Forms Formulare sind unglaublich einfach zu erstellen, und die erfassten Informationen werden in einer Excel-Tabelle gespeichert.
Formulare bieten keine weiteren Funktionen, aber sie haben den Vorteil, dass sie online zugänglich sind, so dass Sie Informationen von jedem mit Internetzugang gesammelt werden können.
Was sind die Vorteile von MS Forms gegenüber MS Excel?
Microsoft Forms mit Microsoft Excel zu vergleichen, ist wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Sie wurden für unterschiedliche Zwecke entwickelt.
Aber wie wir Ihnen gleich zeigen werden, können Sie Excel und Forms zu einer fantastischen Lösung kombinieren, bei der Sie das Beste aus beiden Welten erhalten – Formulare in Kombination mit den Makros von Excel.
Die Vorteile von Microsoft-Formularen sind:
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- Sie sind unglaublich einfach zu erstellen. Sie gehen einfach auf forms.office.com und beginnen mit der Erstellung eines Formulars mit allen benötigten Feldern.
- Die sind online verfügbar, so dass jeder auf sie zugreifen kann.
- Sie verfügen über eine integrierte Fehlerkontrolle, so dass die Benutzer nur die richtigen Informationen eingeben können (z. B. Datumsangaben in einem Datumsfeld anstelle von Text).
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Wie man ein Formular erstellt mit Microsoft Forms
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Microsoft-Forms Formular zu erstellen. Sie sind genau gleich, außer in der Art und Weise, wie Ihnen die Ergebnisse des Formulars zur Verfügung gestellt werden.
Wenn Sie ein kostenloses Office 365-Konto verwenden, können Sie wie folgt vorgehen:
1. Besuchen Sie forms.office.com und klicken Sie auf “Neues Formular”.
2. Erstellen Sie das Formular, indem Sie auf “Neue Frage hinzufügen” klicken, und fügen Sie dann so viele Felder hinzu, wie Sie benötigen. In unserem Beispiel haben wir “Vorname” und “Nachname” hinzugefügt
3. Wenn Sie alle benötigten Felder hinzugefügt haben, klicken Sie oben rechts auf “Antworten erfassen”. Dadurch erhalten Sie einen Link, den Sie mit anderen Personen teilen können, damit diese das Formular ausfüllen können. Sie haben die Möglichkeit, das Formular öffentlich, nur für Mitglieder Ihrer Organisation (wenn Sie eine kostenpflichtige Version verwenden) oder für bestimmte Personen sichtbar zu machen.
4. Nachdem die Personen das Formular ausgefüllt haben, können Sie die Antworten herunterladen, indem Sie auf die Registerkarte “Antworten” und dann auf den Link “In Excel öffnen” auf der rechten Seite klicken.
Wenn Sie auf “Ergebnisse anzeigen” klicken, gelangen Sie zu einem separaten Bildschirm, auf dem die Ergebnisse im Internet angezeigt werden.
Mit der Option “In Excel öffnen” wird eine Excel-Datei mit allen Ergebnissen heruntergeladen. Jedes Mal, wenn jemand das Formular ausfüllt, müssen Sie eine neue Datei mit den Ergebnissen herunterladen, in der alle Ergebnisse enthalten sind, auch die zuvor heruntergeladenen Ergebnisse. Dies ist der Hauptunterschied zwischen der kostenlosen und der kostenpflichtigen Version, den wir gleich noch erläutern werden.
In diesem Stadium ist es durchaus möglich, die Ergebnisse in der heruntergeladenen Excel-Arbeitsmappe zu manipulieren und sie mit einer anderen makrofähigen Arbeitsmappe zu analysieren. Die makroaktivierte Arbeitsmappe hätte eine Schaltfläche, die die Daten in Ihrer heruntergeladenen Arbeitsmappe verarbeitet. (Wir können diese makroaktivierte Arbeitsmappe für Sie erstellen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie es selbst tun können).
Einer der größten Nachteile dieser Option ist, dass, wenn Sie der heruntergeladenen Excel-Datei Formeln hinzufügen oder sie in irgendeiner Weise bearbeiten, diese Bearbeitungen verloren gehen, wenn Sie die neuesten Ergebnisse herunterladen, da Sie jedes Mal eine andere Datei herunterladen. Wenn Sie nur einen Satz von Antworten erfassen wollen, ist das kein Problem. Wenn Sie jedoch regelmäßig Formularantworten erfassen möchten, wird dies schnell zu einem Problem.
Wir brauchen eine Lösung, die Antworten in einer einzigen Excel-Arbeitsmappe bereitstellt. Dies ist nur bei kostenpflichtigen Office 365-Konten möglich. Aber diese Lösung ist die flexibelste von allen.
Wie man Microsoft Forms-Daten in einer ‘normalen’ Excel-Datei speichert
Für kostenpflichtige Versionen von Office gibt es eine bessere Möglichkeit, ein Formular zu erstellen, mit den Vorteilen:
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- Sie müssen die Ergebnisse nicht jedes Mal manuell herunterladen, wenn Sie die neuesten Informationen erhalten möchten.
- Die Ergebnisse bleiben synchronisiert, egal wie oft Sie die Datei herunterladen und die Informationen bearbeiten oder Formeln hinzufügen
Dazu gehen Sie nicht zu forms.office.com, um Ihr Formular zu erstellen, sondern zu excel.office.com und erstellen eine Excel-Tabelle. In diesem Beispiel beginnen wir mit einer leeren Arbeitsmappe, obwohl Sie jede beliebige Art von Arbeitsmappe erstellen können.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf “Einfügen” und dann auf “Forms -> Neues Formular”.
Wenn Sie die Option “Formulare” nicht sehen, beachten Sie bitte, dass Sie eine kostenpflichtige Version von Microsoft Office verwenden müssen. In der kostenlosen Version ist diese Option nicht verfügbar.
Von hier aus wird Ihnen der Rest des Verfahrens zur Erstellung eines Microsoft-Forms Formulars vertraut vorkommen. Sie erstellen das Formular wie zuvor und klicken anschließend auf “Beantwortungen sammeln”, um einen Link zu erhalten, den Sie für die Personen freigeben können, für die Sie das Formular freigeben möchten.
Aber jetzt wird es anders: Wenn es an der Zeit ist, die Antworten des Formulars zu sammeln, werden Sie feststellen, dass sich neben der Option “In Excel öffnen” ein Wolkensymbol befindet. Das liegt daran, dass beim Anklicken dieses Symbols nicht jedes Mal eine separate Excel-Arbeitsmappe heruntergeladen wird, sondern das zuvor erstellte Excel-Formular geöffnet wird.
So sieht unser Online-Excel-Formular aus, wenn wir auf “In Excel öffnen” klicken.
Alle Formeln, die Sie dieser Datei hinzufügen, werden zusammen mit der Datei gespeichert und gehen nicht verloren, wenn Sie die neuesten Ergebnisse anzeigen möchten.
Außerdem ist die Datei in Ihrem OneDrive-Ordner auf Ihrem Desktop verfügbar, so dass Sie sie einfach öffnen können, um die neuesten Ergebnisse anzuzeigen.
Excel Makros mit Microsoft Forms
Wie bereits beschrieben, können Sie eine separate Excel-Datei mit einer Schaltfläche erstellen, die Ihre Ergebnisdatei öffnet und die Daten mit allen Möglichkeiten von Excel-Makros verarbeitet. Dies wäre eine ähnliche Option wie bei der kostenlosen Version, mit dem Unterschied, dass Sie die Datei nicht jedes Mal herunterladen müssen, wenn Sie die neuesten Daten abrufen möchten. Das Excel-Formular mit den neuesten Antworten befindet sich bereits im OneDrive-Ordner Ihres Computers.
Der Grund, warum Makros nicht direkt in der Ergebnisdatei gespeichert werden sollten, ist, dass es zu Konflikten kommen könnte, wenn jemand Daten in das Formular eingibt, während Sie auf Ihrem Computer daran arbeiten. Sie können jedoch in der Ergebnisdatei Formeln hinzufügen und andere Bearbeitungen vornehmen. Sie gehen nicht verloren, wenn Sie auf “In Excel öffnen” klicken.
Der einfachste Weg, Excel-Makros mit Microsoft Forms zu kombinieren
Wir erstellen seit Jahrzehnten leistungsstarke Excel-fähige Arbeitsmappen für Unternehmen. Obwohl es möglich ist, Makros selbst zu erstellen, gibt es bestimmte Feinheiten bei der Kombination von Microsoft Forms mit Microsoft Excel, um die Lösung wirklich robust zu machen.
Die Feinheiten sind nicht kompliziert, aber sie sind typischerweise Dinge, die unerfahrenen Benutzern nicht bewusst sind.
Die gute Nachricht ist, dass wir über Codesammlungen verfügen, die diese Feinheiten bereits berücksichtigen, so dass wir Ihnen nicht einmal die Kosten dafür in Rechnung stellen müssen. Wir können Ihre benutzerdefinierte Excel-Lösung einfach auf diesem Basiscode aufbauen, so dass Sie die Möglichkeiten von makroaktivierten Excel-Arbeitsmappen und Microsoft Forms wirklich nutzen können.
