Kombination von Excel und SQL Server: Abenteuer eines fast legendären Projektes

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Wir wurden beauftragt, die vielen miteinander verbundenen Excel-Tabellen einer britischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in ein robustes SQL Server basiertes Datenbankprojekt mit Excel als Frontend umzuwandeln. Teil des Projekts war das Lesen und Speichern von Daten aus Excel in SQL Server.

Der Komplexitätsgrad war immens.

Die Londoner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist ein mittelgroßes, angesehenes Unternehmen mit Sitz in London. Sie übernehmen die Buchhaltung von Tausenden unabhängiger Einzelunternehmer in ganz Großbritannien und erledigen alles von Steuererklärungen bis hin zu Banküberweisungen für sie.

Sie verwalten ein unglaubliche Menge an Daten.

Die Verwendung von Excel als Datenbank war keine Option mehr

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Verständlicherweise war das Unternehmen seinen internen Excel-Tabellen und -Systemen entwachsen.

Wir hatten bereits eine ziemlich ausgefeilte Excel-Datenbanklösung für sie erstellt, die die eingehenden und ausgehenden Daten effizient  verarbeitete. Das Unternehmen hatte jedoch einen Expansionsgrad erreicht, bei dem es einfach zu viele Daten gab, als dass Excel sie schnell und schnell verarbeiten konnte.

Und es gab auch andere Bedenken, wie zum Beispiel:

  • Portabilität der Daten, falls das Unternehmen in Zukunft auf eine andere Plattform wechseln möchte.
  • Fortgeschrittene Berichterstattung, die angesichts der Datenmenge, mit der sie zu tun hatten, immer schwieriger wurde.
  • Einfache Datensicherung.
  • Wahrung der Integrität der Daten während des Wachstums des Unternehmens und mehr Mitarbeiter erhielten Zugang zu Rohdaten.
  • Datensicherheit.

Excel hatte großartige Arbeit geleistet, bis die Zahlen mehrere Millionen Datensätze pro Tabelle erreichten.

Wir hatten bereits eine Datenbank in Excel erstellt. Jetzt mussten wir diese „Datenbank“ nehmen und in eine tatsächliche Datenbank einfügen – so etwas wie MySQL oder SQL Server oder Oracle

Die Entscheidung, von Excel zu SQL Server zu wechseln

Data abstract
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Excel tendiert dazu, mit Microsoft-Produkten „besser zusammen zu spielen“, daher wollten wir MySQL nicht verwenden.

Eppert Consulting hatte zuvor ein gigantisches Prognoseprojekt für ein deutsches Unternehmen abgeschlossen, dessen bevorzugte Datenbank Oracle war. Die Verbindung von Excel mit Oracle ist mit Komplexitäten verbunden, mehr als mit SQL Server.

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft war mit Microsoft-Produkten vertraut, und so wurde beschlossen, Excel mit SQL Server zu verbinden

Dann begann die Arbeit.

Wenn ich für Sie jeden Schritt des Projektlebenszyklus detailliert beschreiben würde, wäre dieser Artikel ein Buch. Der gesamte Prozess war sowohl faszinierend als auch lohnend

Excel ist ein leistungsstarkes Tool, aber in Kombination mit SQL Server als Back-End-Datenprovider ist es zweifellos das effektivste Tool, das ein Unternehmen in seinem Arsenal haben kann. Es kann alles tun, von der Erstellung von Angeboten bis zur Ausführung einer hoch entwickelten Prognosesoftware, die den Umsatz steigert.

Rückblickend fühlt sich das Projekt in seinem Umfang fast legendär an, obwohl es sich nicht bei jedem Schritt des Prozesses so anfühlte.

Hier sind einige Beispiele von dem, was wir getan haben.

Der Datenimport von Excel nach SQL Server

Arrow
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Obwohl sowohl Excel als auch SQL Server integrierte Tools zum Importieren und Exportieren von Daten haben, würde ich nicht empfehlen, diese für ein Projekt mit so vielen Daten zu verwenden.

Diese Aufgabe wird am besten mit der VBA-Programmierung erledigt.

Sobald die Daten importiert wurden, muss der Programmierer so viel Zeit wie nötig aufwenden, um die Richtigkeit dieser importierten Daten zu überprüfen.

Dieser Schritt kann nicht unterbewertet werden. Es gibt so viel Potenzial für kleinere Importfehler, die später Schneeballeffekte haben könnten. Sie sparen viel Debugging-Zeit, wenn Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt voll und ganz überprüfen. Ein frischer Satz Augen hilft. Excel-Formeln und einige direkte VBA-Programmierprüfungen sind ebenfalls nützlich.

Täglicher Import und Export von Excel nach SQL Server und umgekehrt

Sobald die Daten in Excel importiert wurden, müssen sie zurück in Excel gezogen werden, um damit arbeiten zu können.

Nichts geht über die unzähligen Funktionen von Excel für die Arbeit mit Daten. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wollte die Daten unbedingt auf SQL Server verschieben, aber das Eliminieren von Excel als Buchhaltungswerkzeug kam nie in Frage

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, regelmäßig von SQL nach Excel zu exportieren und zu importieren und umgekehrt. Die häufigste (obwohl wir dies nicht empfehlen) besteht darin, eine Verbindung zum SQL Server mithilfe von VBA-Code herzustellen, die Daten abzurufen, die Verbindung zu schließen und dies für jede Transaktion fortzusetzen

Dies ist ineffizient.

Die Geschwindigkeit von Excel zu erhöhen war unerlässlich

Long exposure of cars driving at night, suggesting speed
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Die Geschwindigkeit war ein Schlüsselfaktor für die Entscheidung, von Excel auf SQL Server umzusteigen, und das ständige Öffnen und Schließen von Verbindungen würde die Software aufgrund der enormen Anzahl von Transaktionen, die dieses Unternehmen pro Minute durchführte, verlangsamen.

Wir empfehlen, die Daten mithilfe der VBA-Programmierung von SQL Server in eine versteckte Arbeitsmappe in Excel zu ziehen. Führen Sie dies aus, wenn das Programm zum ersten Mal geöffnet wird, und aktualisieren Sie die Daten regelmäßig, um die Konsistenz zu gewährleisten.

Es gibt da noch einiges zu sagen über die Vermeidung von Datenkonflikten, aber das würde den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Der Schlüssel ist, die Datenstruktur zu „verflachen“. Excel lässt sich am einfachsten bearbeiten, wenn sich alle Daten auf einem einzigen Blatt befinden. SQL Server ist genau das Gegenteil. Durch die Definition einer relationalen Datenbank schreiben die Best Practices in SQL Server vor, dass die Daten in Tabellen unterteilt und miteinander verknüpft werden müssen. (Der Fachbegriff hierfür ist „Normalisierung“ der Daten.)

Diese beiden Grundsätze stehen in direktem Widerspruch zueinander.

Schnittstelle zwischen Excel und SQL Server

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Wenn Sie Excel mit SQL Server als Back-End verwenden möchten, müssen Sie eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen bereitstellen, die die Daten so „glättet“, dass sie sich in Excel meist in einem Blatt befinden. Um Daten an SQL Server zu senden, benötigen Sie ein umgekehrtes System, das sie auf dem Rückweg in separate Tabellen „normalisiert“.

Dies scheint eine ziemlich aufwendige Programmierung zu sein, und das kann auch tatsächlich so sein. Sobald die ersten Elemente vorhanden sind, kann der Code für alle Datenübertragungen zwischen Excel und SQL Server dann allerdings wiederverwendet werden.

Excel ist in diesem Projekt immer vorherrschend. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie am Ende auch nur ein Zehntel der vielen Funktionen von SQL Server verwenden. Wenn Sie Excel mit SQL Server verbinden, wird die Programmierung auf lange Sicht einfacher, wenn ein Großteil der Arbeit in der VBA-Programmiersprache von Excel ausgeführt wird. Dies erleichtert das zukünftige Debuggen.

Weitere Excel-Integrationen

Aber es hörte hier nicht auf. Bis wir den Großteil der Integration von Excel in SQL Server abgeschlossen hatten, hatte das Tool ein Stadium von solchem ​​Wert erreicht, dass das Unternehmen Erweiterungen anforderte.

Jede der Modifikationen war klein und nahm vergleichsweise wenig Zeit in Anspruch, um sie umzusetzen. Wenn ich jedoch auf das fertige Produkt zurückblicke, bin ich immer noch erstaunt, wie viel wir erreicht haben. Ich bin auch erstaunt darüber, wie unglaublich flexibel Microsoft Excel sein kann, wenn es darum geht, es mit anderen Tools und Software wie Sage, Adobe Acrobat, Amazon Web Services usw. zu verbinden und zu integrieren.

Hier sind nur einige der vielen Integrationen, die Eppert Consulting in diese riesige und unschätzbare Excel-Buchhaltungssoftware programmiert hat.

Excel und Outlook integrieren

Email
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Eine der ersten Anforderungen bestand darin, Excel in Outlook zu integrieren – beispielsweise die Steuererklärung eines Kunden vorzubereiten und die Steuererklärung dann im PDF-Format mit Outlook an ihn zu senden.

Wir haben dies natürlich in der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen getan. Erweiterte Aufgaben wie diese können nur mit den Programmierfunktionen von Excel ausgeführt werden.

Am Ende haben wir viele Integrationen zwischen Excel und Outlook programmiert. Hier sind einige der Funktionen, die für jede oder alle dieser Integrationen erforderlich waren:

  • Korrektes Formatierung des vorbereiteten Excel-Dokuments, damit es beim Export in PDF professionell aussieht.
  • Automatisches E-Mail Senden an eine dem Kunden zugeordnete E-Mail-Adresse (in der zugrunde liegenden SQL Server-Datenbank gespeichert).
  • Verschiedene E-Mail-Vorlagen, die vom Benutzer bearbeitet werden können.
  • E-Mail-Vorlagen werden automatisch ausgewählt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, basierend auf den ausgefüllten Optionen in der Excel-Tabelle.
  • Massen-E-Mail von angehängten Finanzzahlen (Dateien entweder in Excel oder im PDF-Format) unter Verwendung der gespeicherten Daten.
  • Ein ausgeklügelter Prozess zur Genehmigung von Dokumenten, der dazu führt, dass ein fertiges Dokument schließlich per E-Mail versendet wird, nachdem es an verschiedenen Stellen überprüft und visiert wurde

Verbinden von Excel mit Massen-E-Mail- und SMS-Software

Hand using mobile phone
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Das Unternehmen verwendet einen Massen-E-Mail-Dienst, der von Microsoft Outlook unabhängig ist. Außerdem wird ein Massen-SMS-Dienst verwendet, bei dem Nachrichten in einem bestimmten Format auf die Website eines Drittanbieters hochgeladen werden müssen.

Wir haben eine Funktion programmiert, um diese Nachrichten mit einem Klick zu erstellen und die Upload-Datei in Excel selbst mit VBA-Programmcode zu formatieren.

Importieren von Bankdaten in Excel – Integration mit HSBC Connect, RBS und anderen Finanzinstituten

Safe deposit boxes
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Eine der ehrgeizigsten Aufgaben war es, Finanztransaktionen von HSBC, der Royal Bank of Scotland und anderen Finanzinstituten in Excel zu importieren.

Excel musste auch Zahlungsdaten direkt an diese Finanzinstitute exportieren.

Jede Institution hatte ihre eigene Art, Daten zu akzeptieren, sowie ihre eigenen Sicherheitspraktiken. Wir haben verschiedene Funktionen so programmiert, dass Excel Daten für Tausende von Bankkonten empfangen und senden kann, für die diese Buchhaltungsfirma ein Mandat hatte.

Programmieren von Excel für die Arbeit mit Amazon Web Services

Das Unternehmen hat im Laufe der Jahre mehrere hunderttausend Dokumente erstellt. Amazon Web Services wurde als sicherer Speicherort für diese Dokumente ausgewählt.

Das Excel-Tool benötigte eine Funktion, mit der generierte Dokumente direkt auf die Simple Storage-Server von Amazon Web Services hochgeladen werden konnten.

Um dies zu erreichen, mussten wir ein externes Tool in der Programmiersprache .NET von Microsoft programmieren, da Amazon keine Schnittstelle für Excel bereitstellte.

Nun, wir haben es geschafft und die Daten für die hochgeladenen Dokumente mit unserer lokalen SQL Server-Datenbank synchronisiert, sodass wir immer einen lokalen Datensatz hatten, mit dem wir die Daten von Amazon mit unseren vergleichen konnten.

Wir führen auch separate Sicherungen aller Dokumente durch. Die Excel-Software sorgt dafür, dass jede Kopie des Dokuments – Backup und Original – dort platziert wird, wo sie hingehört.

Verbinden von Excel mit PHP-, MySQL- und Microsoft .Net-Websites

User on tablet
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In der Zwischenzeit entwickelte sich die Web-Technologie mit erstaunlicher Geschwindigkeit weiter. Die Kunden der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft forderten immer mehr, dass ihre Dokumente online heruntergeladen werden können.

Zu diesem Zweck musste eine zweite Online-Datenbank erstellt werden, in der Informationen zu den Dokumenten der einzelnen Benutzer gespeichert werden. Wir mussten Funktionen programmieren, um:

  • Benachrichtigen der Kunden über ihre generierten Dokumente.
  • Sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente herunterladen können.
  • Hochladen der Dokumente an einen sicheren Ort, an dem sie von authentifizierten Benutzern heruntergeladen werden können.

Wir haben auch eine Funktion programmiert, mit der Kunden Finanztransaktionen über eine Online-Plattform genehmigen oder ablehnen können.

Wir haben eine MySQL-Datenbank zum Speichern von Daten verwendet, da die Firma bereits eine PHP-Website eingerichtet hatte.

Dies führte schließlich zu einer Microsoft .Net-Website, einer zusätzlichen SQL-Datenbank, etc., etc., etc. …

Das Projekt wuchs weiter, jedes Mal wurde ein Mehrwert erzielt und die Rentabilität gesteigert.

Excel kann sich mit allem verbinden – mit allem!

Es gab nie einen Mangel an Ideen, und die Software wuchs weiter. Jedes neue angeforderte Feature war eine Herausforderung, und ich freue mich sagen zu können, dass Eppert Consulting sich diesen Herausforderungen gestellt hat.

Unabhängig von der Anfrage haben wir einen Weg gefunden, dies zu erreichen. Dies spricht mehr für die Vielseitigkeit von Excel als für unsere Programmierkenntnisse. Obwohl eine gründliche Kenntnis von Excel und all seinen Potenzialen unbedingt erforderlich ist, um Lösungen für ungewöhnliche Probleme zu finden, es gehört außerdem dazu  – „über den Tellerrand hinaus“ zu denken.

4 Eigenschaften um zu beurteilen, ob ein Excel-Experte wirklich ein Experte ist

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Um einen Excel-Experten richtig zu definieren, müssen wir die Bedeutung des Wortes Experte kennen.

Ex​perte (Substantiv): Sachverständiger, Fachmann, Kenner — Duden

„Ich bin ein selbsternannter Experte“ scheint das Mantra der Moderne zu sein. Abschlüsse und Promotionen an etablierten Universitäten sowie eine langjährige Erfahrung mit anspruchsvollen Aufgaben in einer bestimmten Branche waren einst die Kriterien für die Definition von Fachwissen. Das Auftauchen mehrdeutiger Fachgebiete wie Suchmaschinenoptimierung, User Experience Studies und Social Media-Analyse hat jedoch die Bedeutung des Wortes „Experte“ verwischt.

Excel ist ein bisschen so. Es gibt keine Universität, die einen Abschluss in „Excel-Expertise“ anbietet. Es gibt jedoch Möglichkeiten festzustellen, ob der Excel-Experte, den Sie einstellen möchten, wirklich ein Experte oder nur ein selbsternannter Guru ist.

1.  Kann der angebliche Excel-Experte in VBA, Excels integrierter Computerprogrammiersprache, programmieren?

Programming code on computer screen
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Wenn er nicht kann, ist der Fall klar: er is kein Experte. Es besteht keine Notwendigkeit, weiter zu lesen.

„VBA“ steht für „Visual Basic for Applications“. Es ist die „versteckte“ Programmiersprache von Microsoft Excel. Seine Leistungsfähigkeit und sein Potenzial zur Lösung alltäglicher geschäftlicher Probleme mit Excel sind nicht zu unterschätzen. Durch die professionelle und kompetente Verwendung dieser Funktionalität kann jede mittelmäßige Excel-Arbeitsmappe zu einem Arbeitspferd mit umwerfender Effizienz werden.

Alle Möglichkeiten der Programmiersprache können hier nicht aufgezählt werden. Schauen Sie sich einige unserer kundenspezifisch erstellten Business-Tools in Excel an, um nur einen Eindruck davon zu bekommen, was mit der Excel-Programmierung möglich ist.

Und das kratzt nur an der Oberfläche.

Ein echter Excel-Experte versucht sich nicht nur in der Programmiersprache von Excel. Er ist ein Meister darin.

Je komplexer die Anforderungen Ihres Projekts sind, desto mehr benötigen Sie VBA-Programmierfertigkeiten.

2. Kann der Experte sein Wissen über Excel-Funktionen und -Formeln schnell und einfach darstellen?

Magnifying glass on maths formula
Foto von Panelo auf Pexels

Ein Excel-Spezialist, der die meisten integrierten Funktionen und Formeln von Excel nicht absolut beherrscht, hat kein Recht, sich selbst als Experte zu bezeichnen.

Dieser Fall ist leicht zu erkennen, auch wenn Sie die Formeln selbst nicht kennen, da ein echter Experte in der Lage sein sollte, Ihnen die Formeln auf einer grundlegenden Ebene und auf eine Weise zu erklären, die Sie verstehen können.

Stellen Sie Fragen zum potenziellen Projekt. Lassen Sie ihn mit Ihnen besprechen, wie er bestimmte Probleme in Bezug auf die Arbeitsmappe lösen würde. Wenn dieser Mensch Sie nur blenden wille, werden Sie sich nach einem solchen Gespräch nur verwirrter fühlen. Ein wahrer Experte wird Sie erleuchtet fühlen lassen.

Der echte Excel-Experte kennt seine Formeln und kann sie klar erklären, wenn er danach gefragt wird.

3. Sind seine Arbeitsbücher sowohl optisch ansprechend als auch funktional korrekt?

graphs on computer screen
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Excel-Programmierung und Excel-Funktionen sind die Innereien des Fahrzeugs – der Motor, das Getriebe.

Wenn eine Person zum ersten Mal etwas über Excel lernt, wird sie häufig vom Potential dieser Formeln verwirrt. Die Arbeitsmappen werden zu komplex. Sie wollen manchmal jede einzelne Formel ausprobieren, nur weil sie existiert.

Ihr wahrer Excel-Experte hat diese Phase zu Beginn seiner Karriere durchlaufen. Er hat am Motor herumgespielt, seinen Schraubenschlüssel, die Seitenschneider und die Zange herausgenommen und mit allem gespielt, von den Zündkerzen bis zur Innenbeleuchtung. Er weiß, wie die Eingeweide des Autos funktionieren und was wichtig ist und was nicht.

Danach gehts dann and die Darstellung, die Grafik.

Niemand möchte mit einer alten Schrottkiste die Straße hinunterfahren.

Der echte Excel-Spezialist weiß, wie die endgültige Arbeitsmappe zum Strahlen gebracht wird. Er wird es gut aussehen lassen, wenn es gedruckt wird. Die Eingabezellen sind leicht zu sehen. Die Zellen mit Formeln werden geschützt, damit sie nicht versehentlich überschrieben werden.

Design ist kein nachträglicher Gedanke. Dies geschieht am besten während der Erstellung der Arbeitsmappe. Und wenn Ihr Excel-Profi wirklich weiß, was er tut, ist das endgültige Design sauber und einfach, aber dennoch ansprechend und professionell.

4. Verfügt er auch über Kenntnisse und Erfahrungen in Funktionen, die scheinbar nichts mit Excel zu tun haben?

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Zu viele Leute betrachten Excel als ein Tool, das nur in der Buchhaltungsabteilung oder im Arsenal eines Börsenmaklers zu finden ist.

Darüber hinaus denken einige Leute, dass Excel nur mit Excel selbst funktioniert. In Wahrheit kann Excel mit fast allen Tools und Software auf Ihrem Computer sowie im Internet zusammenarbeiten.

Hierzu sind jedoch Kenntnisse der in Excel integrierten Programmiertechnologie erforderlich. Es eröffnen sich nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für kleine und große Unternehmen.

Bei Eppert Consulting haben wir Excel-Tools programmiert, die eine Verbindung zu Amazon Web Services, Dropbox, Google Maps, Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader, Microsoft Outlook, Microsoft Access-Datenbanken, SQL Server- und Oracle-Datenbanken und vielen, vielen anderen Diensten und Software herstellen und mit diesen zusammenarbeiten. Wir haben Tools programmiert, die die Manipulation von PDF-Dokumenten, das Hoch- und Herunterladen im Internet, die Bildverarbeitung, einfach alles Mögliche umfassen.

Wenn Ihr Experte wirklich ein Experte ist, hat er mit einer Vielzahl externer Software und Tools zusammengearbeitet, die die inhärenten Funktionen von Excel verbessern und fördern.

Der Anwendungsbereich ist wirklich grenzenlos.

Zusammenfassung der Auswahl eines Excel-Experten für Ihr Projekt

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Kein Excel-Spezialist kann ohne gründliche Kenntnisse der in Excel integrierten Programmiersprache VBA Excel-Kenntnisse beanspruchen. Deren  Verwendung ist der Unterschied zwischen „guten Arbeitsmappen“ und „spektakulären Arbeitsmappen“.

Wenn er mit den vielen Funktionen von Excel nicht vertraut ist, ist er kein Experte. Ein echter Excel-Experte verfügt über so fundierte Kenntnisse des Fachs, dass die Verwendung für ihn ein Kinderspiel ist.

Ein wahrer Excel-Experte weiß, wie er seine Excel-Projekte präsentiert. Er ist mit der inneren Funktionsweise von Excel vertraut genug, um ausreichend Zeit für das Design zu haben, damit Ihr Projekt auch elegant und spektakulär aussieht. Und die besten Excel-Experten tun dies alles innerhalb der Budgets.

Excel ist keine Insel, und der wirklich kompetente Excel-Experte weiß, wie Excel mit anderer Software und Tools verknüpft wird, damit sie zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann er eine Reihe von Funktionen bereitstellen, die komplexe Aufgaben in Ihrem Unternehmen verbessern und erleichtern.

Sicher, es gibt auch die offensichtlichen Aspekte, um festzustellen, ob jemand wirklich ein Experte für etwas ist: Hat er gute Referenzen? Hat er eine große und vielfältige Anzahl von Kunden? Spricht seine Arbeit für sich?

Aber das sind Dinge, die man mit jedem Unternehmen bestimmen muss, nicht nur mit Excel-Spezialisten. Die obigen 1 – 4 sind spezifisch für Excel, und jeder, der behauptet, ein Excel-Experte zu sein, muss jeden dieser Punkte mit Bravour bestehen.

Wenn Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen von Eppert Consulting anhand der obigen Punkte 1 bis 4 unter die Lupe nehmen werden, hoffe ich, dass Sie mit Eppert Consulting genau den richtigen Excel-Experten gefunden haben, den  Sie für Ihr nächstes Projekt benötigen.

So erstellen Sie ein Forecast in Excel, das tatsächlich funktioniert

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Theoretisch enthält Excel integrierte Planungswerkzeuge zum Erstellen von Forecasts, Prognosen und Budgets. Leider ist die reale Welt  der Forecast in und Planungs-Tools in Excel etwas anders.

Nein, das ist ganz anders.

Ich sage dies als Fachmann, der seit 1996 Excel-Dienste anbietet und Dutzende von Planungstools – sowohl komplexe als auch einfache – für eine Vielzahl von Kunden aus einer Vielzahl von Branchen erstellt hat.

Ich bin der Erste, der lobt, wie wichtig Excel für jedes Unternehmen ist, aber beim Thema Geschäftsplanungs-Tools und Forecast-Tools empfehle ich als Letzter, sich ausschließlich auf die integrierten Funktionen zu verlassen.

Wenn Sie wirklich ein Excel-Planungstool wünschen, das Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt, müssen Sie eines mithilfe einer Kombination der Excel-Funktionen selbst zusammensetzen.

1. Für die Planung in Excel sind Rohdaten erforderlich

numbers in spreadsheet
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In erster Linie benötigen Sie Rohdaten – die Zahlen, die Daten, wie viel Einkommen erzielt wurde, wie viele Verkäufe getätigt wurden, wie viele Leads das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum erhalten hat usw.

Bei Planung geht es nicht nur um Geld, sondern auch darum, wie viele Geschäfte in der Pipeline sind und wie viele Angebote in der letzten Woche oder im letzten Monat eingegangen sind. Bei einer guten Excel-Planung geht es um den Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Anzahl der eingegangenen Angebote. Es geht darum, wie viel Werbung ausgegeben wurde und welche. Wie viel Internetwerbung wurde gemacht? Wie viel Offline-Marketing wurde durchgeführt?

Daten, Daten, Daten!

„Wir bewegen uns langsam in eine Ära, in der Big Data der Ausgangspunkt und nicht das Ende ist.“ – Pearl Zhu, Autor der Buchreihe „Digital Master “ (Quelle)

2. Verwenden Sie Vorhersagen, wenn Sie in Excel Forecasts oder Budgets erstellen

graphs on computer screen
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Technisch gesehen fällt dies auch unter Rohdaten, aber es sind keine Daten aus der realen Welt als solche. Es sind vorhergesagte Daten.

Das Problem mit den integrierten Extrapolations- oder Prognosefunktionen von Excel ist, dass sie viel zu sehr automatisiert sind. Microsoft kennt Ihr Unternehmen nicht. Sie kennen Ihr Geschäft.

So wie Sie für die Vergangenheitsdaten der letzten Monate oder Jahre ein Arbeitsblatt haben, das alle Rohdaten für Ihr Unternehmen beinhaltet, benötigen Sie außerdem ein entsprechendes Arbeitsblatt, das vorhergesagte Daten akzeptiert. Dies wird höchstwahrscheinlich in Form von Prozentsätzen geschehen, z. B. „Wir schätzen, dass der Umsatz in Abteilung X um 10 Prozent steigen wird“ oder „Die Werbekosten werden im nächsten Quartal um den X-Betrag steigen und den Gewinn um Y senken.“

Die Vorhersagen sind so unterschiedlich wie es verschiedene Arten von Unternehmen auf der Welt gibt. Es liegt an Ihnen und Ihrem Team, diese zu bestimmen.

Es kann ganz schön kompliziert werden. Aber manchmal sieht es komplizierter aus als es wirklich ist. Der Trick besteht darin, festzustellen, welche Prognosedaten wichtig sind und welche nicht.

Es ist zu einfach, sich einer endlosen Unmenge von Rohdaten zu verlieren. Im Zweifelsfalle ist es immer besser in Richtung Vereinfachung zu irren, statt in Richtung Komplexität. Wählen Sie zuerst die Schlüsseldaten aus und fügen dann weitere Faktoren darauf aufbauend hinzu, aber nur wenn diese wichtig sind.

3. Forecast mit Excel in Aktion: Formeln

Pen pointing at charts on paper
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Es ist unmöglich, jede einzelne Formel aufzulisten, die für die Verknüpfung der Rohdaten mit den Vorhersagen von Nutzen wäre, was zu den tatsächlichen Prognosedaten führt.

Excel hat über 475 Formeln in seiner Funktionsbibliothek. (Nicht einmal ich habe jede einzelne von ihnen mindestens, um ehrlich zu sein). Es ist unmöglich, sie alle zu kennen, außer sie arbeiten Vollzeit mit Excel.

Die SVERWEIS – Funktion ist von unschätzbarem Wert.

Vermeiden Sie zu komplexe oder „Black Box“ -Funktionen. Es ist wichtig, dass Sie als Geschäftsinhaber wissen, warum und wie ein Wert auf dem Blatt berechnet wird.

Dieser Teil ist wirklich einfacher als es zunächst aussehen könnte. Es braucht allerdings jemanden mit ziemlich viel Erfahrung in Excel, um das erfolgreich yu meistern. Wie bei der Kunst muss man wissen, wie man komplexe Dinge macht, bevor man sie vereinfacht oder ganz fallen lässt. Ich könnte Ihnen sagen, dass Sie nur eine Kombination der Formeln SUMME, SUMMEWENN, ANZAHL, INDEX und VERGLEICH benötigen, um einen guten Forecast zu erhalten.

Aber ein bisschen komplizierter ist es schon.

Das Wichtigste ist: Formeln führen Sie von den Rohdaten und den vorhergesagten Daten zur endgültigen Prognose in Excel.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Formeln, die auf dem basieren, was wir hier bei Eppert Consulting zu oft sehen, wenn wir bereits existierende Excel-Arbeitsmappen verbessern:

  • Trennen Sie die Formeln! Versuchen Sie nicht, alles in einer langen, endlosen Formel zu tun. Es wird zu verwirrend. Teilen Sie die Formel lieber auf mehrere Spalten auf, um die Wartung der Formel in Zukunft zu vereinfachen.
  • Besser zu einfach als zu kompliziert.
  • Wenn Sie zu viele Daten haben und die Arbeitsmappe zu langsam wird, sollten Sie die INDIREKT-Formel verwenden. Dies ist ein fortgeschrittenes Thema und sollte mit Vorsicht verwendet werden.

4. Diagramme

charts and keyboard
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Zuletzt möchten Sie dem Blatt einige Diagramme hinzufügen. Wie alles in Excel gibt es den schnellen und einfachen Weg, dies zu tun, und dann den komplizierten, exquisiten Weg.

Man braucht wirklich fundiertes Wissen, um aus der Präsentation etwas zu machen, das Eindruck macht.

Excel wurde jedoch auch für Personen entwickelt, die keine Experten sind, und mit den integrierten Assistenten und Tools kommt man schon sehr weit, um gutaussehende Diagramme und Grafiken zu erstellen, die bei einem Meeting oder einem potenziellen Kunden präsentiert werden.

5. Weitere Tipps und Tricks für Forecasts in Excel

people sitting with computers at table
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Bei Prognosen in Excel ist es am einfachsten, wenn Sie Ihre Artikel gruppieren und Vorhersagen auf jede Gruppe anwenden, anstatt diese Vorhersagen nur auf Gesamtbasis anzuwenden.

Eine andere Art der Prognose ist der sogenannte „Top-Down“ -Ansatz. Dies ist eher ein „Produktionsziel“ -Ansatz. Sie geben die Rohdaten ein. Anstatt Vorhersagen einzugeben, geben Sie für jede Gruppe ein Ziel ein, z. B. „Eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent im nächsten Jahr“.

Anschließend arbeiten Sie rückwärts und erarbeiten, was in den verschiedenen Unterabteilungen und Bereichen erforderlich ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Es gibt viele Möglichkeiten, diese Katze namens Excel zu häuten. Es ist wirklich eine faszinierende Software mit endlosem Potenzial.

Daten verständlich aufzubereiten ist unser Geschäft

Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Excel-Tools für Forecasts und Planung. Das umfangreichste Projekt war die Entwicklung eines Planung- und Steuerungstools für ein Einzelhandelsunternehmen in der Bekleidungsindustrie mit 20 Standorten und 80 Benutzern, die simultan planen.

Die Rohdaten können selbst für kleine Unternehmen sehr schnell sehr kompliziert werden. In gewisser Hinsicht ist es für kleine Unternehmen sogar noch schlimmer, weil sich weniger Leute die Arbeit teilen und Stunden damit verbringen müssen, diese Daten zu analysieren. Wenn Sie eine Ein-Mann-Show sind, würden Sie wahrscheinlich die Prognose ganz aufgeben. Leider ist dies auf lange Sicht gefährlich.

Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung Ihres Planungstools benötigen, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail über das unten stehende Formular. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Mit Excel erstellen Sie Angebote, die zum Abschluß führen

Man preparing a quote manually
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Es gibt keine bessere Software zum Erstellen von Angeboten als Microsoft Excel. Die Vielfalt der Funktionen von Excel kann jedoch für jemandem, der mit dem Programm nicht vertraut ist, entmutigend sein.

„Das Wichtigste: die Präsentation.“

Dies ist die einfachste Regel im Marketing. Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden nicht „begeistern“, werden sie woanders hingehen. Und den potenziellen Käufer zu beeindrucken, hat wenig mit dem Preis zu tun.

In einer 2012 durchgeführten Studie berichtete Business Weekly: „Neue Forschungsergebnisse legen nahe, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“

Nein, Sie begeistern Ihren Kunden mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis, unschlagbarer Qualität und hervorragendem Service. Aber wie bringen Sie sie überhaupt dazu, sich aufzusetzen und zuzuhören, um Ihren Vorschlag tatsächlich zu betrachten?

„Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.“ – Business Weekly

Zu oft hören wir von Kunden, dass ihre firmeninterne CRM- oder Buchhaltungssoftware – von Sage bis hin zu massiven SAP-Anwendungen – bei der Erstellung professioneller Angebote, die das Geschäft nach Hause bringen, einfach nicht die Nase vorn hat.

Entweder sieht der von ihm erstellte Entwurf „langweilig“ oder fade aus, oder er ist einfach nicht anpassbar genug, um ihn einzigartig aussehen zu lassen.

Die andere Regel des Marketings: Man muss auffallen

Professionelle Kunden wollen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht unbedingt Billigkeit. Um den Deal abzuschließen, müssen Sie sich mit Ihrem Vorschlag von der Konkurrenz abheben.

Sie haben keine andere Wahl als stundenlang ein Angebot für diesen „einen großen Kunden“ zusammenzustellen und dabei alle anderen Angebote zu vernachlässigen – Angebote, die ebenfalls professionell erstellt werden müssen.

Dies ist das Geheimnis bei der Führung eines erfolgreichen, expandierenden Unternehmens.

Stressed out woman sitting at laptop
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Die Entwicklung eines Excel-Angebotstools ist der richtige Weg

Wir entwickeln seit über zwanzig Jahren maßgeschneiderte Excel-Lösungen – vom Day Trader Analyse  Excel Tool  über ein Excel Personalkosten- und Personalbestandsplanung bis hin zu einem, ja genau ausgeklügelten und benutzerfreundlichen Excel Angebotserstellungs-Tool. Was Effizienz anbelangt, kommt dem nichts nahe.  Excel ist ein phänomenales Werkzeug, das immer besser wird.

Wie bei jeder „guten Software“ wird das wahre Potenzial von Excel nur dann wirklich sichtbar, wenn man weiß, wie man jeden Teil davon nutzt. Und diese Aufgabe kann entmutigend sein.

Wir bei Eppert Consulting sind immer wieder fasziniert, wie wenig selbst altgediente Buchhalter von den vielfältigen Möglichkeiten von Excel kennen.

Ein Excel-Angebotstool zu erstellen ist einfach – wenn Sie Excel kennen. Ein einfaches Tool zu entwickeln, mit dem in Sekundenschnelle professionelle Angebote erstellt werden können, ist in nur wenigen Stunden erledigt. Die Angebote werden nach Ihren Vorgaben erstellt und dann in PDF oder Microsoft Word exportiert.

Schritte zum Erstellen eines Excel-Angebotstools

1. Erleichtern Sie die Dateneingabe

Excel verfügt über integrierte Tools, um Benutzerfehler zu vermeiden. Der Trick für schnelles und professionelles Zitieren in Excel besteht darin, die Benutzereingabe zu automatisieren.

Sie können Zellen sperren, damit Benutzer nicht versehentlich Formeln und Werte überschreiben. Sie können Eingabeabschnitte farblich kennzeichnen – gesperrte Zellen in einer Farbe (z. B. Grau), Eingabezellen in einer anderen Farbe (z. B. Hellgrün).

Eine spektakuläre Funktion von Excel ist die bedingte Formatierung. Es ist wirklich ziemlich schwierig, diese Funktion zu überbewerten, insbesondere beim Angebotserstellungs-Tools. Sie können ein verstecktes Blatt haben, das dieses Angebot mit älteren Angeboten oder beispielsweise mit einem Medianwert vergleicht. Wenn Sie zu hoch oder zu niedrig zitieren, kann die Zelle plötzlich rot werden, um Sie zu warnen.

Das Ziel ist es, bei Berechnungen so wenig wie möglich zu denken und menschliches Versagen vollständig zu eliminieren. Idealerweise geben Sie werte ein durch Klicken auf einer Schaltfläche und in ein wunderschönes PDF wird exportiert, das Ihren potenziellen Käufer beeindruckt und die gesamte Konkurrenz umwirft.

Wenn Sie wirklich anspruchsvoll werden möchten, können Sie ein Formular entwerfen, um Ihre Daten zu erfassen und in ein zugrunde liegendes Arbeitsblatt überführen. Aber das wird wäre dann schon ziemlich fortgeschritten. (Wir können Ihnen hierbei helfen, wenn Sie möchten.)

Laptop with Excel-style dashboard open on screen

2. Entwerfen Sie eine spektakuläre Angebotsvorlage

Dies ist womit Sie Ihren potenziellen Kunden begeistern. Das Layout dieses Dokuments muss optisch ansprechend sein. Es muss auffallen, lenken, beeindrucken

Dies kann alles mit Excel entwickelt werden.

Dies ist nicht dasselbe Arbeitsblatt, in das Sie Ihre Werte eingeben!

Viele Leute machen diesen Fehler. Im Idealfall hat Ihr Eingabebildschirm keine ausgefallenen Schnickschnack. Es enthält Kästchen (Zellen) mit leicht lesbaren Beschriftungen und gegebenenfalls klare Anweisungen. Es enthält auch eine bedingte Formatierung und sogar eine integrierte Datenüberprüfung, um die Gültigkeit zu überprüfen.

Der Eingabebildschirm ist das Innenleben des Fahrzeugs. Das endgültige Angebot, das PDF, das Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Angebot erstellen“ erhalten, ist die Karosserie des Fahrzeugs. Und Sie möchten, dass diese Karosserie einem Sportwagen gleichkommt.

Sports car

3. Und zu guter Letzt, verwenden Sie VBA-Code für den letzten Schliff.

„VBA“ steht für „Visual Basic for Applications“

Visual Basic ist eine Programmiersprache, die direkt in Excel, dem Programm, integriert ist. Sie können diese Programmiersprache in jeder Excel-Datei anzeigen, indem Sie gleichzeitig Alt + F11 auf Ihrer Tastatur drücken.

Dies ist ein fortgeschrittenes Thema, und es ist wirklich das, was Excel von allen anderen ähnlichen Anwendungen  abhebt.

Mit Excel VBA kann man fast alles machen.

Mit Excel VBA beispielsweise:

  • Speichern Sie alle Ihre früheren Angebote in einer Datenbank.
  • Suchen Sie nach alten Angeboten nach Kunde, Datum, Kosten, Betreff usw. und importieren Sie sie in ein neues Angebot.
  • Automatisieren Sie einen Großteil der Berechnungen.
  • Lassen Sie den Code das Aussehen der endgültigen PDF-Datei bis ins Detail bestimmen, was mit Excel allein nicht möglich sind.
  • Importieren Sie Angebotsdetails von externer Software wie Sage, Salesforce oder der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software.

Hier kommt dann Eppert Consulting wirklich zum Zuge. Ich sage das ohne Einbildung oder Mangel an Demut. Ich sage es nur als Tatsache. Dies ist unsere Stärke: Erstellen von Excel-Tools, die über das Übliche, die Norm hinausgehen. Tools, die mithilfe von Excel VBA in Verbindung mit Excel-Formeln und schönen Vorlagen erstellt sind und deren Benutzung ein Kinderspiel ist.

Jeder kann „ein Makro aufzeichnen„, aber um Excel von einem reinen Volkswagen Käfer in einen Audi RS7 zu verwandeln, muss man wissen, wie man programmiert.

Zusammenfassung

Selbst ohne VBA oder Makro ist die Einfachheit der Schritte:

  • Geben Sie die Daten in ein Blatt ein und füllen Sie sie mit gesperrten Zellen, bedingter Formatierung, Datenüberprüfung und allen üblichen integrierten Excel-Tools.
  • Übernehmen Sie die Daten mithilfe von Formeln in ein anderes Präsentationsblatt, das Sie dann als PDF speichern können.

Wenn Sie nach erweiterten Funktionen wie der VBA-Programmierung suchen, können Sie uns anrufen oder uns über das unten stehende Formular eine E-Mail senden, damit wir Ihnen helfen können

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