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Excel und KI: Alles, was Sie 2026 wissen müssen

Kann KI die Excel‑Expertise ersetzen, oder ist der Hype übertrieben?

Der frühe Hype um KI und Excel stellte KI als ein Werkzeug dar, das alles und jedes lösen könne. Drei Jahre später ist die Wahrheit nüchterner. KI kann ein mächtiger Assistent sein, aber sie ist bei weitem nicht die alleinige Lösung für alle Probleme.

Leider hat die anfängliche Hype‑Maschine dazu geführt, dass der Markt jetzt mit Dutzenden von KI‑Tools und Plugins überschwemmt ist, sodass Verbraucher verwirrt sind, welche davon tatsächlich funktionieren — falls überhaupt.

Was Excel betrifft, hat sich Microsoft 365 Copilot als dominierende Lösung durchgesetzt, während verstreute Drittanbieter‑Lösungen größtenteils verschwunden sind oder nur noch in Nischenfällen verwendet werden.

Obwohl Copilot nicht so revolutionär ist, wie der Hype es glauben machen wollte, nimmt es bei richtiger Anwendung einige schwere Arbeiten ab. Noch nützlicher ist unserer Meinung nach Python for Excel, ein weniger bekanntes KI‑Werkzeug, das deutlich zuverlässiger ist als Copilot und andere Chatbots.

In diesem Artikel behandeln wir die tatsächlichen Anwendungsfälle von KI in Excel, wo sie funktioniert, wo nicht, und worauf man bei der Nutzung achten sollte.

Eine kurze Geschichte der KI in Excel

Es dauerte nicht lange nach der Veröffentlichung von ChatGPT durch OpenAI, bis wir KI‑Tools für Microsoft Excel sahen. Die erste Generation dieser Tools war formelbasiert und verwendete Formeln wie „=GPT()“ oder „=AI()“, bei denen man eine Texteingabe in eine Zelle schrieb, damit die KI eine Aufgabe ausführte.

Realistisch betrachtet haben solche Plugins wenig Zeit gespart.

Der nächste Durchbruch kam, als Microsoft Python for Excel ankündigte. Python ist eine leistungsfähige Programmiersprache, die von Forschern und Datenwissenschaftlern extensiv zur Analyse großer Datensätze verwendet wird. Sie verfügt über eingebaute Sprachverarbeitungs‑ und Machine‑Learning‑Funktionen, die entweder in Excel nicht vorhanden sind oder in Python deutlich effizienter ausgeführt werden. Allerdings ist nicht jeder ein Python‑Programmierer. Dieser Anwendungsfall von KI in Excel ist etwas spezialisiert und entspricht nicht dem, was die meisten unter „Excel und KI“ verstehen.

Obwohl es keine offiziellen Zahlen gibt, können wir mit einiger Sicherheit annehmen, dass Copilot für Excel das beliebteste Tool ist, weil es bereits in Excel integriert ist. Dieses Tool wird jedoch weniger nützlich, je komplexer Ihre Excel‑Anforderungen werden.

Verständnis der mathematischen Grenzen von KI

Bevor wir uns den Tools selbst zuwenden, ist es wichtig, die inhärenten Grenzen der KI zu verstehen.

Künstliche Intelligenz als Feld existierte lange vor ChatGPT. Die NASA definiert KI als „Computersysteme, die komplexe Aufgaben ausführen können, die normalerweise menschliches Denken, Entscheidungsfindung, Kreativität usw. erfordern.“ Viele Excel‑Tools, insbesondere anspruchsvolle wie ein Vertriebsprognose‑Tool, könnten ebenfalls als KI betrachtet werden, weil sie Entscheidungen treffen und komplexe Aufgaben bewältigen. Dasselbe gilt für komplexe Workflow‑Automatisierungstools.

Die Bankenbranche verwendet seit den 1980er‑Jahren künstliche Intelligenz und Machine‑Learning‑Tools, insbesondere im Bereich der Kreditbewertung. Diese Tools sind mathematisch sehr leistungsfähig, basieren jedoch auf einer völlig anderen Architektur als die aktuelle Welle der KI.

Die neue Welle der KI wird „Generative AI“ genannt, und einige KI‑Experten betrachten sie nicht einmal als Teil des KI‑Feldes. Im Kern sagt generative KI Textmuster voraus. Sie tut dies, indem sie riesige Mengen an Textdaten einliest, diese Daten in Zahlen umwandelt und dann statistische Muster darüber erstellt, welche Wörter am wahrscheinlichsten aufeinander folgen.

Allein das Vorhersagen des nächsten wahrscheinlichsten Wortes ist keine besonders beeindruckende Leistung; die Fähigkeit, die nächste wahrscheinlichste Wortgruppe oder den nächsten Absatz zu erzeugen, ermöglicht es generativer KI jedoch, längere Antworten zu liefern, die größtenteils sinnvoll erscheinen. Das ist wichtig, weil generative KI ein rein textbasiertes Werkzeug ist. Sie verfügt nicht über eingebaute mathematische Rechenfähigkeiten.

Die meisten Menschen sind überrascht, das zu hören, aber es ist absolut zutreffend. In einem traditionellen Computer werden mathematische Operationen in einem speziellen Teil des Prozessors ausgeführt, der Arithmetic Logic Unit (ALU) genannt wird. Diese Einheiten sind physikalisch nicht in der Lage, eine falsche Antwort auf „1 + 1“ zu liefern, weil sie mit der Ziffer „1“ und dem Operator „+“ arbeiten, die so programmiert sind, dass sie korrekt zusammenwirken.

Wenn ChatGPT oder Copilot „1 + 1“ sehen, sind sie nicht in der Lage, die einzelnen Zeichen als Ziffern oder Operatoren zu behandeln. Ihre zugrunde liegende Architektur verarbeitet nur Text. Wenn man eine KI mit genügend Sequenzen von „1 + 1 = 3“ trainiert, wird sie schließlich „3“ als logische Fortsetzung von „1 + 1“ ausgeben.

Das kann bei ALUs, die direkt mit Ziffern arbeiten, nicht passieren.

Aus diesem Grund wird generative KI eher von Verbrauchern als in mission‑kritischen Kontexten wie Medizin oder Finanzen eingesetzt.

Da Excel ein mathematisches Werkzeug ist, stellt sich die Frage, wie KI effektiv in Excel eingesetzt werden kann.

Die einfache Antwort lautet: nicht vollständig. Für Lösungen, die hohe Genauigkeit erfordern, ist KI weniger nützlich, als viele denken.

Beachten Sie jedoch, dass Excel selbst die meisten mathematischen Berechnungen übernimmt. KI kann dennoch helfen, Formeln zusammenzustellen, Diagramme zu erstellen und Daten zu analysieren — allerdings nur in begrenztem Umfang.

Schauen wir uns einige der KI‑Tools an, die Sie mit Excel verwenden können.

Microsoft Copilot

Obwohl Microsoft Copilot nicht unbedingt die beste Option für die Nutzung von KI mit Excel ist, ist es diejenige, die standardmäßig für Microsoft‑365‑Abonnenten verfügbar ist.

Die Verknüpfung zum Starten finden Sie im Excel‑Ribbon, sofern Sie ein Microsoft‑365‑Abonnement haben.

Nach dem Klick erscheint eine vertraute Chat‑Oberfläche, in der Sie Copilot Fragen zu Excel im Allgemeinen oder zu der Arbeitsmappe stellen können, an der Sie gerade arbeiten.

Wichtig: Unabhängig von der Aufgabe, die Sie Copilot oder einer anderen KI stellen, müssen Sie die Ergebnisse überprüfen, da KI dazu neigt, Halluzinationen zu erzeugen. Bei Aufgaben mit geringem Risiko ist das weniger kritisch, aber bei wichtigen Daten wie Kundenaufzeichnungen oder Finanzinformationen ist es unerlässlich. Wenn Genauigkeit in Ihren Daten wichtig ist, empfehlen wir dringend, ein maßgeschneidertes Excel‑Tool entwickeln zu lassen, das viele der unten beschriebenen Aufgaben mit deutlich höherer Genauigkeit erledigen kann.

Bevor Sie anfangen

Copilot kann nur Arbeitsmappen bearbeiten, die in der Cloud auf OneDrive gespeichert sind, und AutoSave muss aktiviert sein, damit es funktioniert. Für einige Unternehmen kann dies Datenschutzprobleme verursachen; in diesem Fall müssten sie einen alternativen Dienst statt Microsoft Copilot verwenden.

Ein weiteres Problem mit AutoSave ist, dass es Benutzer daran hindert, mit Formeln zu experimentieren, weil alle Änderungen sofort in der Cloud gespeichert werden.

Wenn Sie nach dem Speichern Ihrer Arbeitsmappe in OneDrive und dem Aktivieren von AutoSave weiterhin Probleme beim Zugriff auf Copilot haben, können Sie die Datei in OneDrive Online öffnen und dort bearbeiten.

Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie eine der anderen KI‑Optionen in Betracht ziehen, wie etwa Claude for Excel, das wir weiter unten besprechen.

Datenbereinigung mit Copilot in Excel

Oft sind Daten in Excel‑Dateien oder Datenbanken nicht korrekt gespeichert, etwa wenn Telefonnummern in einer Spalte für E‑Mails landen oder der Nachname in die Vornamenspalte eingegeben wird. Das mag unwichtig erscheinen, weil man Fehler visuell erkennen kann. Es verursacht jedoch viele Probleme, wenn Sie Aufgaben automatisieren müssen, etwa für Serienbriefe oder das automatische Versenden von E‑Mails und SMS an Kunden.

Im folgenden Beispiel haben wir eine unordentliche Excel‑Tabelle mit genau solchen Fehlern.

Zuerst müssen wir sicherstellen, dass Copilot die Tabelle direkt bearbeiten kann, indem wir diese Option in der Oberfläche aktivieren.

Alternativ können Sie auch den „Plan“‑Modus wählen, der es Ihnen erlaubt, Änderungen zu besprechen, bevor Copilot sie durchführt.

Nach der Eingabeaufforderung kann Copilot Rückfragen stellen, besonders wenn die Daten sehr unordentlich sind, wie in unserem Fall. Möglicherweise müssen Sie die Aufforderung erneut stellen, damit die Aufgabe vollständig erledigt wird.

Idealerweise überprüfen Sie die bereinigten Daten manuell oder mit einem benutzerdefinierten Makro (das wir für Sie programmieren können).

Trendanalyse

Einer der frühesten Anwendungsfälle für KI und Excel war die Analyse von Trends. Das war bereits vor Copilot für Excel möglich. Sie konnten die Tabelle einfach in einen Dienst wie ChatGPT oder Claude hochladen und die Daten analysieren lassen. Jetzt ist das über Copilot direkt in Excel verfügbar.

Neben der Analyse der Daten in einer Arbeitsmappe können Sie Copilot auch anweisen, ein komplettes Dashboard basierend auf der Analyse zu entwerfen, wie wir es unten tun.

Das von uns erstellte Dashboard war weit entfernt von Boardroom‑Qualität und wirkte ehrlich gesagt eher amateurhaft. Für Menschen, die überhaupt keine Ahnung von Excel haben, bietet es jedoch einen brauchbaren Ausgangspunkt für Diagramme und Zusammenfassungs‑Tabellen. Für anspruchsvollere, leicht lesbare Dashboards empfehlen wir jedoch klassische Pivot‑Diagramme oder die Hinzuziehung eines Experten.

Für einen Profi dauert die Erstellung eines Dashboards nicht lange, und die Qualitätsunterschiede zwischen einem professionell erstellten Dashboard und dem, was KI erzeugt, können den Unterschied zwischen einem Verkauf und keinem Verkauf ausmachen, wenn Sie das Dashboard in einer Vertriebspräsentation verwenden.

Erstellen komplexer Formeln

Viele Websites rühmen sich damit, dass KI in der Lage sei, hochkomplexe Formeln zu erstellen. Als Excel‑Experten mit über 30 Jahren Erfahrung können wir mit Nachdruck sagen, dass „komplexe Formeln erstellen“ einer der größten Fehler ist, die Anwender in Excel machen. Das Wesen einer großartigen Excel‑Arbeitsmappe besteht darin, Komplexes mit möglichst einfachen Formeln zu lösen.

Wenn Sie jedoch Fan von meilenlangen Formeln in einer einzigen Zelle sind, kann Copilot Ihnen dabei helfen, diese zu erstellen. Ist die Formel falsch, wird das Korrigieren deutlich schwieriger. Idealerweise teilen Sie die Formel in mehrere Spalten auf, um jeden Teil zu vereinfachen.

Tatsächlich ist eine bessere Verwendung von Copilot in Excel, ihn zu bitten, eine extrem komplexe Formel zu vereinfachen.

Allgemeine Anfragen

Sie können Copilot auch allgemeine Fragen stellen, die nichts mit Excel zu tun haben, oder ihn nach der Datei fragen, an der Sie gerade arbeiten.

Agent Mode in Copilot

Microsoft hat kürzlich einen „Agent Mode“ für Copilot veröffentlicht, in dem Sie Anweisungen geben, welche Art von Arbeitsmappe Sie erstellen möchten, und Copilot dann die Arbeit übernimmt. Wie bei allen „Agent Mode“‑Angeboten, die derzeit verfügbar sind, können die Ergebnisse überraschend sein. In manchen Fällen kann es Zeit sparen. In allen Fällen, die wir gesehen haben, müssen Sie die endgültige Arbeitsmappe anpassen, damit sie so funktioniert, wie Sie es beabsichtigt haben.

Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, senden Sie uns eine E‑Mail.

Claude for Excel

Claude for Excel ist eine ausgezeichnete Alternative zu Copilot für Excel, und viele Nutzer bevorzugen es gegenüber Copilot. Allgemein gilt: Copilot ist für einfache Aufgaben akzeptabel, während Claude for Excel besser für Power‑User geeignet ist.

Ein großer Vorteil von Claude for Excel ist, dass Sie Dateien nicht in OneDrive speichern müssen, um es zu nutzen. Sie müssen auch AutoSave nicht aktivieren.

Weitere Vorteile, die Nutzer bei Claude for Excel berichten, sind:

  • Stärker bei Power Query
  • Schnellere Antworten
  • Mehrere Formelauswahlmöglichkeiten in den Antworten
  • Besser bei komplexen oder mehrblättrigen Modellen

Die Antwortzeiten von Claude sind deutlich schneller als die von Copilot; Antworten erscheinen innerhalb einer oder zwei Sekunden. Claude liefert außerdem mehr Formelauswahlmöglichkeiten, was hilfreich ist, wenn Sie Ihre Arbeitsmappe sauber und wartbar halten möchten.

Copilot existiert nicht innerhalb der Power Query M‑Formelsprache‑Schnittstelle, was stark darauf hindeutet, dass Copilot tatsächlich als Werkzeug für allgemeine Anwender gedacht war.

Die Antworten von Claude sind außerdem tendenziell klarer und leichter nachzuvollziehen als die von Copilot.

Excel und die Programmiersprache Python

Python ist eine leistungsfähige Programmiersprache, die in traditionellen KI‑ und ML‑Aufgaben weit verbreitet ist. Sie bietet mächtige Bibliotheken, mit denen man KI/ML‑Modelle trainieren und bereitstellen, hochperformante mathematische Berechnungen auf großen Datensätzen durchführen, Daten effizient bereinigen und andere fortgeschrittene Forschungsfunktionen ausführen kann.

Ende 2024 führte Microsoft Python for Excel ein, mit dem Sie Python‑Code direkt in eine Excel‑Zelle schreiben können. Der Code wird dann auf Microsofts Cloud‑Servern ausgeführt, sodass Sie die Leistung von Python direkt in Excel nutzen können.

Mit Python for Excel können Sie Excel‑Daten direkt referenzieren und dann erweiterte Python‑Funktionen auf diese Daten anwenden. Beispielsweise könnten Sie Python in Excel verwenden, um:

  • Fortgeschrittene Datenanalysen durchzuführen.
  • Statistische Analysen und Machine‑Learning‑Aufgaben auszuführen.
  • Fortgeschrittene Visualisierungen zu erstellen.
  • Wiederverwendbare Python‑Funktionen zu definieren, die Sie in anderen Zellen aufrufen können.
  • Ergebnisse in eine Tabelle oder ein Raster auszugeben.

Hier ist ein Screenshot, der die Verwendung von Python zur Erstellung von Diagrammen in Excel zeigt:

Was die KI‑Funktionalität für denselben einfachen Datensatz betrifft, sind hier zwei Beispiele:

Verwendung einer Python‑Bibliothek, um Datensätze in ähnliche Segmente zu clustern

Verwendung von Pythons eingebauten linearen Regressionsfunktionen zur Umsatzprognose

Die Anwendungsfälle für Python und KI sind immens, erfordern jedoch in der Regel fortgeschrittene Programmierkenntnisse.

Wir können Ihnen helfen, eine KI‑fähige Arbeitsmappe zu erstellen, die die eingebauten KI‑ und ML‑Fähigkeiten von Python nutzt.

KI‑Add‑ins

Eine Vielzahl von KI‑Add‑ins existiert, die es ermöglichen, natürliche Sprache in Zellen zu verwenden. Diese Add‑ins erschienen größtenteils vor Copilot für Excel und wirken heute etwas überflüssig.

Zum Beispiel erlaubt numerous.ai, eines der populärsten Tools, ChatGPT‑Abfragen innerhalb einer „=AI()“‑Formel in einer Zelle einzugeben. Heutzutage tippen die Leute ihre Abfragen meist direkt in das Copilot‑ oder Claude‑Chatfenster.

Die meisten dieser Tools nutzen ohnehin ChatGPT, Claude oder einen der anderen populären Chatbots im Hintergrund, sodass Sie genauso gut die Originale verwenden können.

Verwendung von KI im Excel‑Code

Excel verfügt über eine eingebaute Programmiersprache namens VBA (Visual Basic for Applications), mit der Sie leistungsfähige Werkzeuge direkt in Excel erstellen können. Die Sprache gibt es seit Jahrzehnten und sie hat sich seit ihrer Einführung kaum verändert. Um den Code‑Editor in Excel zu sehen, drücken Sie Alt + F11.

Über den Code‑Editor können Sie Ihre Excel‑Datei so programmieren, dass sie benutzerdefinierte KI‑Dienste im Internet aufruft.

Diese Lösung ist äußerst flexibel und die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Einige Dinge, die Sie damit tun könnten, sind:

  • KI‑Abfragen auf Zellen ausführen.
  • Benutzereingaben in Excel akzeptieren, aber die Ausgabe so anpassen, dass sie mit Unternehmensdokumenten übereinstimmt.
  • Bilder über Excel generieren.
  • Große Datensätze analysieren und die Genauigkeit der zurückgegebenen Ergebnisse verifizieren.
  • KI‑generierte Ergebnisse in einer Datei speichern.
  • Chats speichern.
  • Sentiment‑Analysen zu öffentlichen Kommentaren über Ihr Unternehmen durchführen.

Trotz ihrer Komplexität ist die Implementierung einer solchen Lösung relativ einfach, wenn Sie VBA beherrschen — etwas, das wir seit 30 Jahren tun. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, kontaktieren Sie uns.

KI zur Erstellung von Excel‑VBA‑Code verwenden

Einer der populärsten Anwendungsfälle für generative KI ist das Generieren von Programmiercode. Nicht‑Programmierer wird von Anbietern oft gesagt, dass sie nur ein paar Aufforderungen schreiben müssten und schon hätten sie funktionierende Software.

Die Wahrheit ist etwas ernüchternder. Professionelle Programmierer haben KI in ihre Arbeitsabläufe integriert, und der von KI generierte Code ist beeindruckend. Er enthält jedoch oft Fehler, teilweise kritische.

Solche Fehler werden von ausgebildeten Programmierern leicht erkannt und behoben, bleiben aber bei Nicht‑Programmierern häufig unentdeckt.

Ein weiteres Problem bei der Verwendung von KI zur Generierung von VBA‑Code ist, dass die aktuellen KI‑Modelle nicht umfassend auf VBA trainiert wurden, sodass sie mehr fehlerhaften VBA‑Code liefern als für populärere Sprachen wie Python. Das macht es schwierig, ein KI‑Tool zu nutzen, um zuverlässigen Excel‑VBA‑Code zu erzeugen.

Dennoch ist es ein potenzieller Anwendungsfall: KI zur Erstellung von VBA‑Code zu verwenden, um Ihre Excel‑Tools zu automatisieren. Wenn Sie professionellen VBA‑Code benötigen oder möchten, dass wir Ihren KI‑generierten VBA‑Code überprüfen, senden Sie uns einfach eine E‑Mail.

Fortgeschrittene KI‑Automatisierungen durch kundenspezifische Tools

Eine weniger verbreitete, aber äußerst mächtige Lösung ist die Integration von Excel mit KI‑Tools über eine kundenspezifische Programmierung.

Beispielsweise haben wir eine kundenspezifische Anwendung entwickelt, die PDF‑Dateien mit einem KI‑Tool liest und die Daten dann in Excel‑Arbeitsmappen speichert. Das Tool wurde außerhalb von Excel erstellt, las mehrere PDF‑Dateien, extrahierte deren Inhalt mit Hilfe von KI und speicherte die Daten in einer vordefinierten Excel‑Datei.

Die Möglichkeiten, wie man Excel über kundenspezifische Tools mit KI integrieren kann, sind endlos.

Wo wir mit Excel und KI stehen

Der Hype um KI war atemberaubend. Leider hat sich ein Großteil dieses Hypes nicht erfüllt, insbesondere wenn es um Aufgaben mit hoher Genauigkeit geht.

Wahrscheinlich sind die bedeutendsten Verbesserungen, die KI dem Alltagsarbeiter gebracht hat:

  • Bessere Programmierwerkzeuge
  • Bessere Such‑ und Recherchewerkzeuge

Ja, es ist möglich, KI zu verwenden, um Daten in einer Tabelle abzufragen und Dashboards zu erstellen, aber die Genauigkeit kann nicht garantiert werden und die Qualität ist oft unterdurchschnittlich.

Für professionellere Ergebnisse ist es besser, die Arbeit selbst zu erledigen oder einen Profi zu beauftragen. Bei hochgenauen Ergebnissen, etwa bei Finanzberechnungen, ist KI eher ein Risiko als eine Lösung.

Dennoch entwickelt sich das Feld ständig weiter, und wir beobachten es als professionelle Programmierer weiterhin genau und empfehlen Kunden Lösungen, wenn wir das Risiko für vertretbar halten.

Für persönliche Anwendungsfälle: nutzen Sie gerne Copilot und Claude. Für anspruchsvollere Einsätze empfehlen wir Python for Excel oder die Entwicklung eines kundenspezifischen KI‑Tools mit Schutzmechanismen zur Validierung der verarbeiteten Daten. Wir können Ihnen in beiden Fällen helfen — kontaktieren Sie uns einfach.

Excel und KI Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Welches ist besser, Microsoft Copilot oder Claude for Excel?

Claude for Excel ist im Allgemeinen besser für Power‑User, die schnellere Antworten, stärkere Formelauswahl und keine OneDrive‑Pflicht wünschen. Copilot ist für Einsteiger bequemer.

Können Anfänger KI in Excel nutzen, ohne Formeln zu kennen?

Ja. Grundlegende Kenntnisse in Formeln helfen jedoch, mehr mit KI in Excel zu erreichen.

Was sind die größten Risiken bei der Nutzung von KI mit Excel?

Die Hauptgefahren sind Halluzinationen (falsche Antworten) und übermäßiges Vertrauen in KI bei wichtigen Entscheidungen.

Erfordert Python for Excel Programmierkenntnisse?

Idealerweise ja, obwohl Sie KI auch nutzen können, um Python‑Code zu generieren.

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Office-Script vs. VBA: Excel – Programmierung für Web und Desktop

Stylized Excel Logo courtesy of Unsplash

Microsoft Excel bietet Benutzern seit langem die Möglichkeit, „Makros“ zu schreiben – Teile des Programmiercodes, mit denen Benutzer sowohl einfache als auch fortgeschrittene Aufgaben automatisieren können. Der offizielle Name dieser Makros ist Visual Basic for Applications (VBA), da sie die Programmiersprache Visual Basic von Microsoft verwenden.

VBA-Makros sind äußerst leistungsstark und wir verwenden seit Jahrzehnten Excel-Makros und VBA, um Unternehmenssoftware für die Buchhaltung, den Einzelhandel, die Logistik, die Fertigung und Dutzende anderer Branchen zu erstellen.

Einer der Nachteile von Excel-Makros bestand darin, dass sie Excel für das Web nicht automatisieren konnten. Einen Schritt vorwärts in diese Richtung kündigte Microsoft mit der Einführung einer neuen webfreundlichen Version von Excel VBA namens „Office-Scripts“ an.

Office-Script vs. VBA: Wesentliche Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Die Funktionsweise von Office-Scripts unterscheidet sich grundlegend von der von Excel VBA. Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass Office-Scripte VBA jemals ersetzen werden, bietet es bestimmte Funktionen, die VBA nicht bieten kann. VBA und Office-Scripte bilden zusammen eine leistungsstarke Kombination.

Hier sind die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen diesen beiden leistungsstarken Technologien:

Programmiersprache

Desktop-Excel-Makros verwenden die Programmiersprache Visual Basic, die für Programmieranfänger tendenziell einfacher zu erlernen ist. Office-Script basiert auf JavaScript, der beliebtesten Programmiersprache der Welt, und wird heute auf praktisch jeder modernen Website verwendet.

Für Personen ohne Programmiererfahrung ist es schwieriger, JavaScript zu erlernen, und das Debuggen ist schwieriger.

Makroaufzeichnung

Die meisten Gelegenheitsbenutzer werden wahrscheinlich die Option „Makro aufzeichnen“ sowohl für die Desktop- als auch für die Webversion von Excel verwenden, um ihre Makros zu erstellen. Dieses Tool zum Aufzeichnen von Makros ist für Personen konzipiert, die nur über geringe oder gar keine Programmierkenntnisse verfügen.

Das Aufzeichnen von Makros ist für die einfache Büroautomation nützlich, für anspruchsvollere Arbeiten jedoch völlig unzureichend. Um die erweiterten Funktionen von Excel VBA und Office-Scripten nutzen zu können, sind Programmierkenntnisse unerlässlich.

Verfügbarkeit

Office-Scripts steht ausschließlich Benutzern mit einem Office 365-Abonnement für Unternehmen zur Verfügung.

Excel VBA kann von jedem mit einer gültigen Excel-Lizenz verwendet werden, einschließlich Lizenzen für den persönlichen Gebrauch.

Integration

Sowohl Excel VBA als auch Office-Scripte ermöglichen eine umfassende Integration zwischen Diensten, allerdings auf unterschiedliche Weise. Normalerweise ist Excel VBA die beste Wahl für Desktop-Integrationen und Office-Scripte eignen sich normalerweise besser für Web-Integrationen, aber es hängt alles vom Anwendungsfall ab.

Die Automatisierung von Office-Scripten wird durch das speziell entwickelte Power Automate-Tool von Microsoft erreicht.

Mit Power Automate können Benutzer Workflows zwischen webbasierten Apps erstellen. Microsoft bietet mehrere vorgefertigte Automatisierungen an, die jedoch je nach Anwendungsfall wahrscheinlich noch angepasst werden müssen.

Die Integration von Excel-VBA-Code mit vielen anderen Lösungen ist ebenfalls möglich, sogar mit Weblösungen. Mit nur wenigen Codezeilen lässt sich Excel auf dem Desktop in viele andere Tools integrieren, sowohl auf dem Desktop als auch im Web. Dies erfordert jedoch in der Regel fortgeschrittene Programmierkenntnisse.

Excel “events”

Mithilfe von VBA ist es möglich, umfassende Anwendungen mit Code zu erstellen, der auf der Grundlage von Excel-Ereignissen ausgelöst wird, beispielsweise dem Bearbeiten einer Zelle oder dem Öffnen einer Arbeitsmappe. Das bedeutet, dass VBA-basierte Arbeitsmappen wie erstklassige Desktop-Anwendungen funktionieren können. Das Erlebnis ist reibungslos und schnell.

Office-Scripts bietet keine dieser Funktionen. Um Office-Scripte auszuführen, müssen Benutzer entweder auf die entsprechende Skriptschaltfläche in ihrer Tabelle klicken oder Sie müssen das Skript mit in Power Automate definierten Triggern verbinden.

Die Möglichkeit, Skripte auf der Grundlage von Power Automate-Triggern auszuführen, eröffnet eine Vielzahl von Anwendungsfällen, deren Erstellung mit Excel VBA umständlich wäre, aber die fehlende Ereignisunterstützung schränkt den Nutzen von Office-Scripten als Tool zur Verbesserung der direkten Interaktion zwischen Benutzern ein und eine Tabellenkalkulation.

Geschwindigkeit

Office-Scripte sind extrem langsam, wenn Benutzer sie direkt ausführen. Wir haben ein einfaches Skript erstellt, um den Wert einer einzelnen Zelle per Knopfdruck zu aktualisieren, und die Ausführung dieser trivialen Aufgabe dauerte mehrere Sekunden.

Ein ähnliches Skript in Excel VBA würde in Mikrosekunden ausgeführt werden.

Für umfangreiche Verarbeitungsaufgaben, die auf mehr als ein paar Zeilen ausgeführt werden müssen, ist Excel VBA die offensichtliche Wahl. Wenn die Aufgabe im Rahmen einer Web-Automatisierung im Hintergrund ausgeführt werden kann, sind auch Office-Scripte eine Option.

Verweis auf andere Arbeitsmappen

Office-Scripte können nicht wie VBA auf andere Arbeitsmappen verweisen.

In VBA ist es möglich, auf beliebige Arbeitsmappen im Code zu verweisen und diese nach Ihren Wünschen zu bearbeiten. Mit Office-Scripts können Sie das Skript nur in der aktuellen Arbeitsmappe ausführen.

Es ist möglich, ein Office-Script in einer anderen Arbeitsmappe auszuführen, wenn es als Teil eines Power Automate-Flows definiert ist, aber die Struktur ist völlig anders und weitaus komplexer als in Excel VBA.

Wenn Sie mit Office-Scripten auf mehrere Arbeitsmappen verweisen möchten, sollten Sie einen Excel-Spezialisten engagieren, der Ihnen dabei hilft.

Debuggen von Code und Lesbarkeit des Codes

VBA bietet eine vollwertige Entwicklungsumgebung, mit der Entwickler problemlos wiederverwendbaren Code für große Anwendungen erstellen können. Office-Scripte sind auf einzelne Codeausschnitte beschränkt, die bei großen Projekten schnell unübersichtlich werden können.

Die umständliche Struktur von Office-Scripten ist wahrscheinlich der beste Hinweis darauf, dass Microsoft nie beabsichtigt hatte, VBA zu ersetzen, sondern es hauptsächlich mit Power Automate für anspruchsvolle Hintergrundverarbeitung zu verwenden.

Auch das Debuggen ist in Office-Scripten weitaus anspruchsvoller, da das Tool keine „Haltepunkte“ festlegen kann – Orte, an denen Programmierer den aktuell ausgeführten Code anhalten können, um zu überprüfen, was gerade passiert, bevor er fortfährt. Diese Funktion macht VBA zu einer der am einfachsten zu programmierenden Sprachen der Welt. Office-Scripte unterstützt dies nicht, was überraschend ist, da ähnliche Funktionen in anderen Online-Programmiertools erstellt wurden.

Möglicherweise wird Microsoft diese Funktion in Zukunft hinzufügen. Derzeit ist das Debuggen eine Aufgabe, die eher für erfahrene Webentwickler geeignet ist.

Wo Office-Scripte glänzen: Webbasierte Automatisierung mit Power Automate

Office-Scripte glänzt als Web-Automatisierungstool, das im Hintergrund läuft und webbasierte Tools über Trigger miteinander verbindet, um Daten zu verarbeiten. Mit Power Automate können Unternehmen Skripts erstellen, die eine Vielzahl von Aufgaben erledigen, wie zum Beispiel:

  • Aktualisieren einer Excel-Arbeitsmappe, wenn ein Benutzer ein Online-Formular sendet.
  • Aktualisieren einer Excel-Arbeitsmappe, wenn ein Benutzer eine E-Mail erhält.
  • Automatisches Ausführen von Excel-Skripten, wenn eine Excel-Datei zu einer SharePoint-Bibliothek hinzugefügt wird.
  • Verfolgen von Dateizugängen in SharePoint.
  • Verbinden von Excel mit ChatGPT für erweiterte Verarbeitung.
  • Scannen von zu OneDrive hinzugefügten Belegen und Einfügen der Details in eine Excel-Datei.
  • PDFs erstellen und zur Signatur versenden.
  • Gmail mit Excel verbinden.
  • Anbindung von Social-Media-Kanälen an Excel.
  • Und viele weitere Optionen.

Microsoft bietet bereits zahlreiche vorgefertigte Vorlagen an, mit denen Sie bekannte Web-Apps anbinden können. Ein erfahrener Programmierer kann diese Vorlagen dann mit erweitertem Office-Scriptcode in leistungsstarke Geschäftstools umwandeln oder mithilfe von Office-Scripten neue Kombinationen erstellen.

Es gibt auch eine Desktop-Version von Power Automate, mit der Benutzer Aktionen auf ihrem Desktop automatisieren können.

Können Sie vorhandene Excel-VBA-Makrodateien in webfreundliche Office-Scriptdateien konvertieren?

Kurz gesagt, nicht wirklich und schon gar nicht auf Knopfdruck.

Das Konvertieren einer vorhandenen Excel-VBA-Anwendung in eine Office-Scriptversion würde umfangreiche Arbeit von einem VBA- und Office-Scriptprogrammierer erfordern.

Viele Excel VBA-Anwendungen hängen stark von Ereignissen (Events) ab, und da Office-Script über keine Ereignisfunktionalität verfügt, muss dieser Code durch Schaltflächen ersetzt werden, auf die Benutzer klicken, oder durch Power Automate-Automatisierungen.

Die wahrscheinlich realistischste Lösung zum Konvertieren eines Excel-VBA-Projekts in Office-Scripte wäre die Erstellung einer Webversion mit weniger Funktionen, die parallel zur Desktop-Version funktioniert. Dies hängt jedoch von Ihrem spezifischen Anwendungsfall ab.

Werden Office-Scripte VBA ersetzen?

Office-Script wird VBA nicht ersetzen, ebenso wenig wie VBA nicht alles kann, was Office-Scripte tun. Die beiden Tools dienen im aktuellen Ökosystem unterschiedlichen Zwecken und funktionieren oft am besten, wenn sie zusammen verwendet werden.

Excel VBA eignet sich am besten für eine schnelle Verarbeitung und reibungslose Anwendungen, die auf Desktops ausgeführt werden. Office-Scripte eignen sich am besten für die webbasierte Automatisierung.

Auch wenn Benutzer unbedingt mit einer Webversion von Excel arbeiten müssen, füllt Office-Script eine Lücke, die dies nun bis zu einem gewissen Grad ermöglicht. Office-Script ist auch für Unternehmen nützlich, die Nicht-Windows-Betriebssysteme wie Linux oder MacOS verwenden, und ermöglicht es Benutzern dieser Betriebssysteme, Teile von Excel zu automatisieren.

VBA wird häufig in Geschäftsanwendungen eingesetzt, da Unternehmen damit im Vergleich zu anderen Programmiersprachen professionelle Desktop-Anwendungen in einem Bruchteil der Zeit erstellen können. Wenn Sie sich mit VBA-Programmierung auskennen, ist es möglich, Anwendungen zu erstellen, die das Look and Feel von professionell erstellten Apps haben, die in anderen fortgeschrittenen Sprachen geschrieben wurden.

Kompetente Entwicklung von Excel VBA Makros und Office-Scripten

Eppert Consulting entwickelt seit mehr als 20 Jahren professionelle Excel-VBA- und Webanwendungen. Unser Entwicklerteam verfügt über Erfahrung mit allen erforderlichen Technologien, um mithilfe von VBA oder Office-Scripten eine robuste Desktop- oder webbasierte Excel-App für Sie und Ihr Team zu erstellen.

Um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren, kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Gespräch.

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Wie man Microsoft Forms mit Excel Makros kombiniert

Person working on computer

Eine der Fragen, die uns häufig gestellt wird, ist die, ob eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros für die Erfassung und Verarbeitung von Daten besser ist als Microsoft Forms.

Die Antwort ist nicht für jeden die gleiche. In manchen Fällen mag Microsoft Forms besser sein. In anderen ist eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros vorzuziehen. Oft ist eine Kombination aus beiden Technologien die ideale Lösung, insbesondere für geschäftliche Anwendungsfälle.

Anstatt Ihnen eine endgültige Antwort auf die Frage “Ja” oder “Nein” zu geben, möchten wir Ihnen erklären, worum es bei jeder dieser Technologien geht, damit Sie selbst entscheiden können, welche für Ihre speziellen Anforderungen am besten geeignet ist. Und wie man diese sinnvoll kombinieren kann.

Grundlegende Definitionen – Excel-Arbeitsmappen mit Makros und Microsoft Forms

In ihrer einfachsten Definition ist eine Excel-Arbeitsmappe eine Excel-Datei, die aus Tabellenblättern besteht. Die meisten Menschen sind mit diesem Konzept vertraut.

Eine Excel-Arbeitsmappe mit Makros ist eine Arbeitsmappe mit Computerprogrammiercode, der im Hintergrund ausgeführt wird, um bestimmte Datenverarbeitungsfunktionen zu automatisieren. Diese Programmierfunktionen werden als “Makros” bezeichnet. (Makro ist die Abkürzung für “Makroinstruktion”, aber wir werden hier nicht weiter ins Detail gehen).

Benutzer können einfache Makros in Excel, Microsoft Word, Outlook und verschiedenen anderen Microsoft Office-Produkten aufzeichnen. Allein diese Funktionalität hat Office zu einem der leistungsfähigsten Softwaretools der Welt gemacht. Die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten von Makros kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Obwohl normale Benutzer Makros selbst aufzeichnen können, können Computerprogrammierer Makros erstellen, die Excel zu einer echten Softwarelösung für Unternehmen machen. Makros können von Ein-Personen-Unternehmen bis hin zu multinationalen Konzernen mit mehreren Tausend Mitarbeitern eingesetzt werden.

Typische Anwendungen für Makros sind:

      • Typische Anwendungen für Makros sind:
      • Automatisierung von sich wiederholenden Datenverarbeitungsfunktionen
      • Beschleunigung von sich wiederholenden Aufgaben
      • Aufschlüsseln komplizierter Formeln
      • Automatischer Versand von E-Mails
      • Verbindung mit einer externen Datenbank
      • Ausführen von webbezogenen Aufgaben
      • Und tausende andere Anwendungen.

Microsoft Forms

Und nun zu Microsoft Forms. Dabei handelt es sich einfach um ein Online-Tool zur Erfassung von Informationen. Microsoft Forms Formulare sind unglaublich einfach zu erstellen, und die erfassten Informationen werden in einer Excel-Tabelle gespeichert.

Formulare bieten keine weiteren Funktionen, aber sie haben den Vorteil, dass sie online zugänglich sind, so dass Sie Informationen von jedem mit Internetzugang gesammelt werden können.

Was sind die Vorteile von MS Forms gegenüber MS Excel?

Microsoft Forms mit Microsoft Excel zu vergleichen, ist wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Sie wurden für unterschiedliche Zwecke entwickelt.

Aber wie wir Ihnen gleich zeigen werden, können Sie Excel und Forms zu einer fantastischen Lösung kombinieren, bei der Sie das Beste aus beiden Welten erhalten – Formulare in Kombination mit den Makros von Excel.

Die Vorteile von Microsoft-Formularen sind:

      • Sie sind unglaublich einfach zu erstellen. Sie gehen einfach auf forms.office.com und beginnen mit der Erstellung eines Formulars mit allen benötigten Feldern.
      • Die sind online verfügbar, so dass jeder auf sie zugreifen kann.
      • Sie verfügen über eine integrierte Fehlerkontrolle, so dass die Benutzer nur die richtigen Informationen eingeben können (z. B. Datumsangaben in einem Datumsfeld anstelle von Text).

Wie man ein Formular erstellt mit Microsoft Forms

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Microsoft-Forms Formular zu erstellen. Sie sind genau gleich, außer in der Art und Weise, wie Ihnen die Ergebnisse des Formulars zur Verfügung gestellt werden.

Wenn Sie ein kostenloses Office 365-Konto verwenden, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Besuchen Sie forms.office.com und klicken Sie auf “Neues Formular”.

 

2. Erstellen Sie das Formular, indem Sie auf “Neue Frage hinzufügen” klicken, und fügen Sie dann so viele Felder hinzu, wie Sie benötigen. In unserem Beispiel haben wir “Vorname” und “Nachname” hinzugefügt

3. Wenn Sie alle benötigten Felder hinzugefügt haben, klicken Sie oben rechts auf “Antworten erfassen”. Dadurch erhalten Sie einen Link, den Sie mit anderen Personen teilen können, damit diese das Formular ausfüllen können. Sie haben die Möglichkeit, das Formular öffentlich, nur für Mitglieder Ihrer Organisation (wenn Sie eine kostenpflichtige Version verwenden) oder für bestimmte Personen sichtbar zu machen.

4. Nachdem die Personen das Formular ausgefüllt haben, können Sie die Antworten herunterladen, indem Sie auf die Registerkarte “Antworten” und dann auf den Link “In Excel öffnen” auf der rechten Seite klicken.

Wenn Sie auf “Ergebnisse anzeigen” klicken, gelangen Sie zu einem separaten Bildschirm, auf dem die Ergebnisse im Internet angezeigt werden.

Mit der Option “In Excel öffnen” wird eine Excel-Datei mit allen Ergebnissen heruntergeladen. Jedes Mal, wenn jemand das Formular ausfüllt, müssen Sie eine neue Datei mit den Ergebnissen herunterladen, in der alle Ergebnisse enthalten sind, auch die zuvor heruntergeladenen Ergebnisse. Dies ist der Hauptunterschied zwischen der kostenlosen und der kostenpflichtigen Version, den wir gleich noch erläutern werden.

In diesem Stadium ist es durchaus möglich, die Ergebnisse in der heruntergeladenen Excel-Arbeitsmappe zu manipulieren und sie mit einer anderen makrofähigen Arbeitsmappe zu analysieren. Die makroaktivierte Arbeitsmappe hätte eine Schaltfläche, die die Daten in Ihrer heruntergeladenen Arbeitsmappe verarbeitet. (Wir können diese makroaktivierte Arbeitsmappe für Sie erstellen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie es selbst tun können).

Einer der größten Nachteile dieser Option ist, dass, wenn Sie der heruntergeladenen Excel-Datei Formeln hinzufügen oder sie in irgendeiner Weise bearbeiten, diese Bearbeitungen verloren gehen, wenn Sie die neuesten Ergebnisse herunterladen, da Sie jedes Mal eine andere Datei herunterladen. Wenn Sie nur einen Satz von Antworten erfassen wollen, ist das kein Problem. Wenn Sie jedoch regelmäßig Formularantworten erfassen möchten, wird dies schnell zu einem Problem.

Wir brauchen eine Lösung, die Antworten in einer einzigen Excel-Arbeitsmappe bereitstellt. Dies ist nur bei kostenpflichtigen Office 365-Konten möglich. Aber diese Lösung ist die flexibelste von allen.

Wie man Microsoft Forms-Daten in einer ‘normalen’ Excel-Datei speichert

Für kostenpflichtige Versionen von Office gibt es eine bessere Möglichkeit, ein Formular zu erstellen, mit den Vorteilen:

    1.  Sie müssen die Ergebnisse nicht jedes Mal manuell herunterladen, wenn Sie die neuesten Informationen erhalten möchten.
    2.  Die Ergebnisse bleiben synchronisiert, egal wie oft Sie die Datei herunterladen und die Informationen bearbeiten oder Formeln hinzufügen

Dazu gehen Sie nicht zu forms.office.com, um Ihr Formular zu erstellen, sondern zu excel.office.com und erstellen eine Excel-Tabelle. In diesem Beispiel beginnen wir mit einer leeren Arbeitsmappe, obwohl Sie jede beliebige Art von Arbeitsmappe erstellen können.

Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf “Einfügen” und dann auf “Forms -> Neues Formular”.
Wenn Sie die Option “Formulare” nicht sehen, beachten Sie bitte, dass Sie eine kostenpflichtige Version von Microsoft Office verwenden müssen. In der kostenlosen Version ist diese Option nicht verfügbar.

Von hier aus wird Ihnen der Rest des Verfahrens zur Erstellung eines Microsoft-Forms Formulars vertraut vorkommen. Sie erstellen das Formular wie zuvor und klicken anschließend auf “Beantwortungen sammeln”, um einen Link zu erhalten, den Sie für die Personen freigeben können, für die Sie das Formular freigeben möchten.

Aber jetzt wird es anders: Wenn es an der Zeit ist, die Antworten des Formulars zu sammeln, werden Sie feststellen, dass sich neben der Option “In Excel öffnen” ein Wolkensymbol befindet. Das liegt daran, dass beim Anklicken dieses Symbols nicht jedes Mal eine separate Excel-Arbeitsmappe heruntergeladen wird, sondern das zuvor erstellte Excel-Formular geöffnet wird.

So sieht unser Online-Excel-Formular aus, wenn wir auf “In Excel öffnen” klicken.

Alle Formeln, die Sie dieser Datei hinzufügen, werden zusammen mit der Datei gespeichert und gehen nicht verloren, wenn Sie die neuesten Ergebnisse anzeigen möchten.

Außerdem ist die Datei in Ihrem OneDrive-Ordner auf Ihrem Desktop verfügbar, so dass Sie sie einfach öffnen können, um die neuesten Ergebnisse anzuzeigen.

Excel Makros mit Microsoft Forms

Wie bereits beschrieben, können Sie eine separate Excel-Datei mit einer Schaltfläche erstellen, die Ihre Ergebnisdatei öffnet und die Daten mit allen Möglichkeiten von Excel-Makros verarbeitet. Dies wäre eine ähnliche Option wie bei der kostenlosen Version, mit dem Unterschied, dass Sie die Datei nicht jedes Mal herunterladen müssen, wenn Sie die neuesten Daten abrufen möchten. Das Excel-Formular mit den neuesten Antworten befindet sich bereits im OneDrive-Ordner Ihres Computers.

Der Grund, warum Makros nicht direkt in der Ergebnisdatei gespeichert werden sollten, ist, dass es zu Konflikten kommen könnte, wenn jemand Daten in das Formular eingibt, während Sie auf Ihrem Computer daran arbeiten. Sie können jedoch in der Ergebnisdatei Formeln hinzufügen und andere Bearbeitungen vornehmen. Sie gehen nicht verloren, wenn Sie auf “In Excel öffnen” klicken.

Der einfachste Weg, Excel-Makros mit Microsoft Forms zu kombinieren

Wir erstellen seit Jahrzehnten leistungsstarke Excel-fähige Arbeitsmappen für Unternehmen. Obwohl es möglich ist, Makros selbst zu erstellen, gibt es bestimmte Feinheiten bei der Kombination von Microsoft Forms mit Microsoft Excel, um die Lösung wirklich robust zu machen.
Die Feinheiten sind nicht kompliziert, aber sie sind typischerweise Dinge, die unerfahrenen Benutzern nicht bewusst sind.

Die gute Nachricht ist, dass wir über Codesammlungen verfügen, die diese Feinheiten bereits berücksichtigen, so dass wir Ihnen nicht einmal die Kosten dafür in Rechnung stellen müssen. Wir können Ihre benutzerdefinierte Excel-Lösung einfach auf diesem Basiscode aufbauen, so dass Sie die Möglichkeiten von makroaktivierten Excel-Arbeitsmappen und Microsoft Forms wirklich nutzen können.

Wenn Sie mehr über die Verbindung von makroaktivierten Excel-Arbeitsmappen und Microsoft Forms erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute! 

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Kombination von Excel und SQL Server: Abenteuer eines fast legendären Projektes

panumas nikhomkhai auf Pexels

Wir wurden beauftragt, die vielen miteinander verbundenen Excel-Tabellen einer britischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in ein robustes SQL Server basiertes Datenbankprojekt mit Excel als Frontend umzuwandeln. Teil des Projekts war das Lesen und Speichern von Daten aus Excel in SQL Server.

Der Komplexitätsgrad war immens.

Die Londoner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist ein mittelgroßes, angesehenes Unternehmen mit Sitz in London. Sie übernehmen die Buchhaltung von Tausenden unabhängiger Einzelunternehmer in ganz Großbritannien und erledigen alles von Steuererklärungen bis hin zu Banküberweisungen für sie.

Sie verwalten ein unglaubliche Menge an Daten.

Die Verwendung von Excel als Datenbank war keine Option mehr

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Verständlicherweise war das Unternehmen seinen internen Excel-Tabellen und -Systemen entwachsen.

Wir hatten bereits eine ziemlich ausgefeilte Excel-Datenbanklösung für sie erstellt, die die eingehenden und ausgehenden Daten effizient  verarbeitete. Das Unternehmen hatte jedoch einen Expansionsgrad erreicht, bei dem es einfach zu viele Daten gab, als dass Excel sie schnell und schnell verarbeiten konnte.

Und es gab auch andere Bedenken, wie zum Beispiel:

  • Portabilität der Daten, falls das Unternehmen in Zukunft auf eine andere Plattform wechseln möchte.
  • Fortgeschrittene Berichterstattung, die angesichts der Datenmenge, mit der sie zu tun hatten, immer schwieriger wurde.
  • Einfache Datensicherung.
  • Wahrung der Integrität der Daten während des Wachstums des Unternehmens und mehr Mitarbeiter erhielten Zugang zu Rohdaten.
  • Datensicherheit.

Excel hatte großartige Arbeit geleistet, bis die Zahlen mehrere Millionen Datensätze pro Tabelle erreichten.

Wir hatten bereits eine Datenbank in Excel erstellt. Jetzt mussten wir diese “Datenbank” nehmen und in eine tatsächliche Datenbank einfügen – so etwas wie MySQL oder SQL Server oder Oracle

Die Entscheidung, von Excel zu SQL Server zu wechseln

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Foto von fabio auf Unsplash

Excel tendiert dazu, mit Microsoft-Produkten “besser zusammen zu spielen”, daher wollten wir MySQL nicht verwenden.

Eppert Consulting hatte zuvor ein gigantisches Prognoseprojekt für ein deutsches Unternehmen abgeschlossen, dessen bevorzugte Datenbank Oracle war. Die Verbindung von Excel mit Oracle ist mit Komplexitäten verbunden, mehr als mit SQL Server.

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft war mit Microsoft-Produkten vertraut, und so wurde beschlossen, Excel mit SQL Server zu verbinden

Dann begann die Arbeit.

Wenn ich für Sie jeden Schritt des Projektlebenszyklus detailliert beschreiben würde, wäre dieser Artikel ein Buch. Der gesamte Prozess war sowohl faszinierend als auch lohnend

Excel ist ein leistungsstarkes Tool, aber in Kombination mit SQL Server als Back-End-Datenprovider ist es zweifellos das effektivste Tool, das ein Unternehmen in seinem Arsenal haben kann. Es kann alles tun, von der Erstellung von Angeboten bis zur Ausführung einer hoch entwickelten Prognosesoftware, die den Umsatz steigert.

Rückblickend fühlt sich das Projekt in seinem Umfang fast legendär an, obwohl es sich nicht bei jedem Schritt des Prozesses so anfühlte.

Hier sind einige Beispiele von dem, was wir getan haben.

Der Datenimport von Excel nach SQL Server

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Foto von Nick Fewings auf Unsplash

Obwohl sowohl Excel als auch SQL Server integrierte Tools zum Importieren und Exportieren von Daten haben, würde ich nicht empfehlen, diese für ein Projekt mit so vielen Daten zu verwenden.

Diese Aufgabe wird am besten mit der VBA-Programmierung erledigt.

Sobald die Daten importiert wurden, muss der Programmierer so viel Zeit wie nötig aufwenden, um die Richtigkeit dieser importierten Daten zu überprüfen.

Dieser Schritt kann nicht unterbewertet werden. Es gibt so viel Potenzial für kleinere Importfehler, die später Schneeballeffekte haben könnten. Sie sparen viel Debugging-Zeit, wenn Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt voll und ganz überprüfen. Ein frischer Satz Augen hilft. Excel-Formeln und einige direkte VBA-Programmierprüfungen sind ebenfalls nützlich.

Täglicher Import und Export von Excel nach SQL Server und umgekehrt

Sobald die Daten in Excel importiert wurden, müssen sie zurück in Excel gezogen werden, um damit arbeiten zu können.

Nichts geht über die unzähligen Funktionen von Excel für die Arbeit mit Daten. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wollte die Daten unbedingt auf SQL Server verschieben, aber das Eliminieren von Excel als Buchhaltungswerkzeug kam nie in Frage

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, regelmäßig von SQL nach Excel zu exportieren und zu importieren und umgekehrt. Die häufigste (obwohl wir dies nicht empfehlen) besteht darin, eine Verbindung zum SQL Server mithilfe von VBA-Code herzustellen, die Daten abzurufen, die Verbindung zu schließen und dies für jede Transaktion fortzusetzen

Dies ist ineffizient.

Die Geschwindigkeit von Excel zu erhöhen war unerlässlich

Long exposure of cars driving at night, suggesting speed
Foto von Marc-Olivier Jodoin auf Unsplash

Die Geschwindigkeit war ein Schlüsselfaktor für die Entscheidung, von Excel auf SQL Server umzusteigen, und das ständige Öffnen und Schließen von Verbindungen würde die Software aufgrund der enormen Anzahl von Transaktionen, die dieses Unternehmen pro Minute durchführte, verlangsamen.

Wir empfehlen, die Daten mithilfe der VBA-Programmierung von SQL Server in eine versteckte Arbeitsmappe in Excel zu ziehen. Führen Sie dies aus, wenn das Programm zum ersten Mal geöffnet wird, und aktualisieren Sie die Daten regelmäßig, um die Konsistenz zu gewährleisten.

Es gibt da noch einiges zu sagen über die Vermeidung von Datenkonflikten, aber das würde den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Der Schlüssel ist, die Datenstruktur zu “verflachen”. Excel lässt sich am einfachsten bearbeiten, wenn sich alle Daten auf einem einzigen Blatt befinden. SQL Server ist genau das Gegenteil. Durch die Definition einer relationalen Datenbank schreiben die Best Practices in SQL Server vor, dass die Daten in Tabellen unterteilt und miteinander verknüpft werden müssen. (Der Fachbegriff hierfür ist “Normalisierung” der Daten.)

Diese beiden Grundsätze stehen in direktem Widerspruch zueinander.

Schnittstelle zwischen Excel und SQL Server

Markus Spiske auf Pexels

Wenn Sie Excel mit SQL Server als Back-End verwenden möchten, müssen Sie eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen bereitstellen, die die Daten so “glättet”, dass sie sich in Excel meist in einem Blatt befinden. Um Daten an SQL Server zu senden, benötigen Sie ein umgekehrtes System, das sie auf dem Rückweg in separate Tabellen “normalisiert”.

Dies scheint eine ziemlich aufwendige Programmierung zu sein, und das kann auch tatsächlich so sein. Sobald die ersten Elemente vorhanden sind, kann der Code für alle Datenübertragungen zwischen Excel und SQL Server dann allerdings wiederverwendet werden.

Excel ist in diesem Projekt immer vorherrschend. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie am Ende auch nur ein Zehntel der vielen Funktionen von SQL Server verwenden. Wenn Sie Excel mit SQL Server verbinden, wird die Programmierung auf lange Sicht einfacher, wenn ein Großteil der Arbeit in der VBA-Programmiersprache von Excel ausgeführt wird. Dies erleichtert das zukünftige Debuggen.

Weitere Excel-Integrationen

Aber es hörte hier nicht auf. Bis wir den Großteil der Integration von Excel in SQL Server abgeschlossen hatten, hatte das Tool ein Stadium von solchem ​​Wert erreicht, dass das Unternehmen Erweiterungen anforderte.

Jede der Modifikationen war klein und nahm vergleichsweise wenig Zeit in Anspruch, um sie umzusetzen. Wenn ich jedoch auf das fertige Produkt zurückblicke, bin ich immer noch erstaunt, wie viel wir erreicht haben. Ich bin auch erstaunt darüber, wie unglaublich flexibel Microsoft Excel sein kann, wenn es darum geht, es mit anderen Tools und Software wie Sage, Adobe Acrobat, Amazon Web Services usw. zu verbinden und zu integrieren.

Hier sind nur einige der vielen Integrationen, die Eppert Consulting in diese riesige und unschätzbare Excel-Buchhaltungssoftware programmiert hat.

Excel und Outlook integrieren

Email
Miguel Á. Padriñán auf Pexels

Eine der ersten Anforderungen bestand darin, Excel in Outlook zu integrieren – beispielsweise die Steuererklärung eines Kunden vorzubereiten und die Steuererklärung dann im PDF-Format mit Outlook an ihn zu senden.

Wir haben dies natürlich in der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen getan. Erweiterte Aufgaben wie diese können nur mit den Programmierfunktionen von Excel ausgeführt werden.

Am Ende haben wir viele Integrationen zwischen Excel und Outlook programmiert. Hier sind einige der Funktionen, die für jede oder alle dieser Integrationen erforderlich waren:

  • Korrektes Formatierung des vorbereiteten Excel-Dokuments, damit es beim Export in PDF professionell aussieht.
  • Automatisches E-Mail Senden an eine dem Kunden zugeordnete E-Mail-Adresse (in der zugrunde liegenden SQL Server-Datenbank gespeichert).
  • Verschiedene E-Mail-Vorlagen, die vom Benutzer bearbeitet werden können.
  • E-Mail-Vorlagen werden automatisch ausgewählt, wenn Sie auf die Schaltfläche “Senden” klicken, basierend auf den ausgefüllten Optionen in der Excel-Tabelle.
  • Massen-E-Mail von angehängten Finanzzahlen (Dateien entweder in Excel oder im PDF-Format) unter Verwendung der gespeicherten Daten.
  • Ein ausgeklügelter Prozess zur Genehmigung von Dokumenten, der dazu führt, dass ein fertiges Dokument schließlich per E-Mail versendet wird, nachdem es an verschiedenen Stellen überprüft und visiert wurde

Verbinden von Excel mit Massen-E-Mail- und SMS-Software

Hand using mobile phone
JÉSHOOTS auf Pexels

Das Unternehmen verwendet einen Massen-E-Mail-Dienst, der von Microsoft Outlook unabhängig ist. Außerdem wird ein Massen-SMS-Dienst verwendet, bei dem Nachrichten in einem bestimmten Format auf die Website eines Drittanbieters hochgeladen werden müssen.

Wir haben eine Funktion programmiert, um diese Nachrichten mit einem Klick zu erstellen und die Upload-Datei in Excel selbst mit VBA-Programmcode zu formatieren.

Importieren von Bankdaten in Excel – Integration mit HSBC Connect, RBS und anderen Finanzinstituten

Safe deposit boxes
Foto von Tim Evans auf Unsplash

Eine der ehrgeizigsten Aufgaben war es, Finanztransaktionen von HSBC, der Royal Bank of Scotland und anderen Finanzinstituten in Excel zu importieren.

Excel musste auch Zahlungsdaten direkt an diese Finanzinstitute exportieren.

Jede Institution hatte ihre eigene Art, Daten zu akzeptieren, sowie ihre eigenen Sicherheitspraktiken. Wir haben verschiedene Funktionen so programmiert, dass Excel Daten für Tausende von Bankkonten empfangen und senden kann, für die diese Buchhaltungsfirma ein Mandat hatte.

Programmieren von Excel für die Arbeit mit Amazon Web Services

Das Unternehmen hat im Laufe der Jahre mehrere hunderttausend Dokumente erstellt. Amazon Web Services wurde als sicherer Speicherort für diese Dokumente ausgewählt.

Das Excel-Tool benötigte eine Funktion, mit der generierte Dokumente direkt auf die Simple Storage-Server von Amazon Web Services hochgeladen werden konnten.

Um dies zu erreichen, mussten wir ein externes Tool in der Programmiersprache .NET von Microsoft programmieren, da Amazon keine Schnittstelle für Excel bereitstellte.

Nun, wir haben es geschafft und die Daten für die hochgeladenen Dokumente mit unserer lokalen SQL Server-Datenbank synchronisiert, sodass wir immer einen lokalen Datensatz hatten, mit dem wir die Daten von Amazon mit unseren vergleichen konnten.

Wir führen auch separate Sicherungen aller Dokumente durch. Die Excel-Software sorgt dafür, dass jede Kopie des Dokuments – Backup und Original – dort platziert wird, wo sie hingehört.

Verbinden von Excel mit PHP-, MySQL- und Microsoft .Net-Websites

User on tablet
Pixabay auf Pexels

In der Zwischenzeit entwickelte sich die Web-Technologie mit erstaunlicher Geschwindigkeit weiter. Die Kunden der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft forderten immer mehr, dass ihre Dokumente online heruntergeladen werden können.

Zu diesem Zweck musste eine zweite Online-Datenbank erstellt werden, in der Informationen zu den Dokumenten der einzelnen Benutzer gespeichert werden. Wir mussten Funktionen programmieren, um:

  • Benachrichtigen der Kunden über ihre generierten Dokumente.
  • Sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente herunterladen können.
  • Hochladen der Dokumente an einen sicheren Ort, an dem sie von authentifizierten Benutzern heruntergeladen werden können.

Wir haben auch eine Funktion programmiert, mit der Kunden Finanztransaktionen über eine Online-Plattform genehmigen oder ablehnen können.

Wir haben eine MySQL-Datenbank zum Speichern von Daten verwendet, da die Firma bereits eine PHP-Website eingerichtet hatte.

Dies führte schließlich zu einer Microsoft .Net-Website, einer zusätzlichen SQL-Datenbank, etc., etc., etc. …

Das Projekt wuchs weiter, jedes Mal wurde ein Mehrwert erzielt und die Rentabilität gesteigert.

Excel kann sich mit allem verbinden – mit allem!

Es gab nie einen Mangel an Ideen, und die Software wuchs weiter. Jedes neue angeforderte Feature war eine Herausforderung, und ich freue mich sagen zu können, dass Eppert Consulting sich diesen Herausforderungen gestellt hat.

Unabhängig von der Anfrage haben wir einen Weg gefunden, dies zu erreichen. Dies spricht mehr für die Vielseitigkeit von Excel als für unsere Programmierkenntnisse. Obwohl eine gründliche Kenntnis von Excel und all seinen Potenzialen unbedingt erforderlich ist, um Lösungen für ungewöhnliche Probleme zu finden, es gehört außerdem dazu  – “über den Tellerrand hinaus” zu denken.

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4 Eigenschaften um zu beurteilen, ob ein Excel-Experte wirklich ein Experte ist

Professional man walking in daylight
Foto von bruce mars auf Unsplash

Um einen Excel-Experten richtig zu definieren, müssen wir die Bedeutung des Wortes Experte kennen.

Ex​perte (Substantiv): Sachverständiger, Fachmann, Kenner — Duden

“Ich bin ein selbsternannter Experte” scheint das Mantra der Moderne zu sein. Abschlüsse und Promotionen an etablierten Universitäten sowie eine langjährige Erfahrung mit anspruchsvollen Aufgaben in einer bestimmten Branche waren einst die Kriterien für die Definition von Fachwissen. Das Auftauchen mehrdeutiger Fachgebiete wie Suchmaschinenoptimierung, User Experience Studies und Social Media-Analyse hat jedoch die Bedeutung des Wortes “Experte” verwischt.

Excel ist ein bisschen so. Es gibt keine Universität, die einen Abschluss in “Excel-Expertise” anbietet. Es gibt jedoch Möglichkeiten festzustellen, ob der Excel-Experte, den Sie einstellen möchten, wirklich ein Experte oder nur ein selbsternannter Guru ist.

1.  Kann der angebliche Excel-Experte in VBA, Excels integrierter Computerprogrammiersprache, programmieren?

Programming code on computer screen
Foto von luis gomes  auf Pexels

Wenn er nicht kann, ist der Fall klar: er is kein Experte. Es besteht keine Notwendigkeit, weiter zu lesen.

“VBA” steht für “Visual Basic for Applications”. Es ist die “versteckte” Programmiersprache von Microsoft Excel. Seine Leistungsfähigkeit und sein Potenzial zur Lösung alltäglicher geschäftlicher Probleme mit Excel sind nicht zu unterschätzen. Durch die professionelle und kompetente Verwendung dieser Funktionalität kann jede mittelmäßige Excel-Arbeitsmappe zu einem Arbeitspferd mit umwerfender Effizienz werden.

Alle Möglichkeiten der Programmiersprache können hier nicht aufgezählt werden. Schauen Sie sich einige unserer kundenspezifisch erstellten Business-Tools in Excel an, um nur einen Eindruck davon zu bekommen, was mit der Excel-Programmierung möglich ist.

Und das kratzt nur an der Oberfläche.

Ein echter Excel-Experte versucht sich nicht nur in der Programmiersprache von Excel. Er ist ein Meister darin.

Je komplexer die Anforderungen Ihres Projekts sind, desto mehr benötigen Sie VBA-Programmierfertigkeiten.

2. Kann der Experte sein Wissen über Excel-Funktionen und -Formeln schnell und einfach darstellen?

Magnifying glass on maths formula
Foto von Panelo auf Pexels

Ein Excel-Spezialist, der die meisten integrierten Funktionen und Formeln von Excel nicht absolut beherrscht, hat kein Recht, sich selbst als Experte zu bezeichnen.

Dieser Fall ist leicht zu erkennen, auch wenn Sie die Formeln selbst nicht kennen, da ein echter Experte in der Lage sein sollte, Ihnen die Formeln auf einer grundlegenden Ebene und auf eine Weise zu erklären, die Sie verstehen können.

Stellen Sie Fragen zum potenziellen Projekt. Lassen Sie ihn mit Ihnen besprechen, wie er bestimmte Probleme in Bezug auf die Arbeitsmappe lösen würde. Wenn dieser Mensch Sie nur blenden wille, werden Sie sich nach einem solchen Gespräch nur verwirrter fühlen. Ein wahrer Experte wird Sie erleuchtet fühlen lassen.

Der echte Excel-Experte kennt seine Formeln und kann sie klar erklären, wenn er danach gefragt wird.

3. Sind seine Arbeitsbücher sowohl optisch ansprechend als auch funktional korrekt?

graphs on computer screen
Foto von Luke Chesser auf Unsplash

Excel-Programmierung und Excel-Funktionen sind die Innereien des Fahrzeugs – der Motor, das Getriebe.

Wenn eine Person zum ersten Mal etwas über Excel lernt, wird sie häufig vom Potential dieser Formeln verwirrt. Die Arbeitsmappen werden zu komplex. Sie wollen manchmal jede einzelne Formel ausprobieren, nur weil sie existiert.

Ihr wahrer Excel-Experte hat diese Phase zu Beginn seiner Karriere durchlaufen. Er hat am Motor herumgespielt, seinen Schraubenschlüssel, die Seitenschneider und die Zange herausgenommen und mit allem gespielt, von den Zündkerzen bis zur Innenbeleuchtung. Er weiß, wie die Eingeweide des Autos funktionieren und was wichtig ist und was nicht.

Danach gehts dann and die Darstellung, die Grafik.

Niemand möchte mit einer alten Schrottkiste die Straße hinunterfahren.

Der echte Excel-Spezialist weiß, wie die endgültige Arbeitsmappe zum Strahlen gebracht wird. Er wird es gut aussehen lassen, wenn es gedruckt wird. Die Eingabezellen sind leicht zu sehen. Die Zellen mit Formeln werden geschützt, damit sie nicht versehentlich überschrieben werden.

Design ist kein nachträglicher Gedanke. Dies geschieht am besten während der Erstellung der Arbeitsmappe. Und wenn Ihr Excel-Profi wirklich weiß, was er tut, ist das endgültige Design sauber und einfach, aber dennoch ansprechend und professionell.

4. Verfügt er auch über Kenntnisse und Erfahrungen in Funktionen, die scheinbar nichts mit Excel zu tun haben?

Chain
Foto von Kyber auf Pexels

Zu viele Leute betrachten Excel als ein Tool, das nur in der Buchhaltungsabteilung oder im Arsenal eines Börsenmaklers zu finden ist.

Darüber hinaus denken einige Leute, dass Excel nur mit Excel selbst funktioniert. In Wahrheit kann Excel mit fast allen Tools und Software auf Ihrem Computer sowie im Internet zusammenarbeiten.

Hierzu sind jedoch Kenntnisse der in Excel integrierten Programmiertechnologie erforderlich. Es eröffnen sich nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für kleine und große Unternehmen.

Bei Eppert Consulting haben wir Excel-Tools programmiert, die eine Verbindung zu Amazon Web Services, Dropbox, Google Maps, Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader, Microsoft Outlook, Microsoft Access-Datenbanken, SQL Server- und Oracle-Datenbanken und vielen, vielen anderen Diensten und Software herstellen und mit diesen zusammenarbeiten. Wir haben Tools programmiert, die die Manipulation von PDF-Dokumenten, das Hoch- und Herunterladen im Internet, die Bildverarbeitung, einfach alles Mögliche umfassen.

Wenn Ihr Experte wirklich ein Experte ist, hat er mit einer Vielzahl externer Software und Tools zusammengearbeitet, die die inhärenten Funktionen von Excel verbessern und fördern.

Der Anwendungsbereich ist wirklich grenzenlos.

Zusammenfassung der Auswahl eines Excel-Experten für Ihr Projekt

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Foto von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash

Kein Excel-Spezialist kann ohne gründliche Kenntnisse der in Excel integrierten Programmiersprache VBA Excel-Kenntnisse beanspruchen. Deren  Verwendung ist der Unterschied zwischen “guten Arbeitsmappen” und “spektakulären Arbeitsmappen”.

Wenn er mit den vielen Funktionen von Excel nicht vertraut ist, ist er kein Experte. Ein echter Excel-Experte verfügt über so fundierte Kenntnisse des Fachs, dass die Verwendung für ihn ein Kinderspiel ist.

Ein wahrer Excel-Experte weiß, wie er seine Excel-Projekte präsentiert. Er ist mit der inneren Funktionsweise von Excel vertraut genug, um ausreichend Zeit für das Design zu haben, damit Ihr Projekt auch elegant und spektakulär aussieht. Und die besten Excel-Experten tun dies alles innerhalb der Budgets.

Excel ist keine Insel, und der wirklich kompetente Excel-Experte weiß, wie Excel mit anderer Software und Tools verknüpft wird, damit sie zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann er eine Reihe von Funktionen bereitstellen, die komplexe Aufgaben in Ihrem Unternehmen verbessern und erleichtern.

Sicher, es gibt auch die offensichtlichen Aspekte, um festzustellen, ob jemand wirklich ein Experte für etwas ist: Hat er gute Referenzen? Hat er eine große und vielfältige Anzahl von Kunden? Spricht seine Arbeit für sich?

Aber das sind Dinge, die man mit jedem Unternehmen bestimmen muss, nicht nur mit Excel-Spezialisten. Die obigen 1 – 4 sind spezifisch für Excel, und jeder, der behauptet, ein Excel-Experte zu sein, muss jeden dieser Punkte mit Bravour bestehen.

Wenn Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen von Eppert Consulting anhand der obigen Punkte 1 bis 4 unter die Lupe nehmen werden, hoffe ich, dass Sie mit Eppert Consulting genau den richtigen Excel-Experten gefunden haben, den  Sie für Ihr nächstes Projekt benötigen.

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So erstellen Sie ein Forecast in Excel, das tatsächlich funktioniert

Laptops on desk and people writing on paper.
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Theoretisch enthält Excel integrierte Planungswerkzeuge zum Erstellen von Forecasts, Prognosen und Budgets. Leider ist die reale Welt  der Forecast in und Planungs-Tools in Excel etwas anders.

Nein, das ist ganz anders.

Ich sage dies als Fachmann, der seit 1996 Excel-Dienste anbietet und Dutzende von Planungstools – sowohl komplexe als auch einfache – für eine Vielzahl von Kunden aus einer Vielzahl von Branchen erstellt hat.

Ich bin der Erste, der lobt, wie wichtig Excel für jedes Unternehmen ist, aber beim Thema Geschäftsplanungs-Tools und Forecast-Tools empfehle ich als Letzter, sich ausschließlich auf die integrierten Funktionen zu verlassen.

Wenn Sie wirklich ein Excel-Planungstool wünschen, das Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt, müssen Sie eines mithilfe einer Kombination der Excel-Funktionen selbst zusammensetzen.

1. Für die Planung in Excel sind Rohdaten erforderlich

numbers in spreadsheet
Foto von Mika Baumeister auf Unsplash

In erster Linie benötigen Sie Rohdaten – die Zahlen, die Daten, wie viel Einkommen erzielt wurde, wie viele Verkäufe getätigt wurden, wie viele Leads das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum erhalten hat usw.

Bei Planung geht es nicht nur um Geld, sondern auch darum, wie viele Geschäfte in der Pipeline sind und wie viele Angebote in der letzten Woche oder im letzten Monat eingegangen sind. Bei einer guten Excel-Planung geht es um den Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Anzahl der eingegangenen Angebote. Es geht darum, wie viel Werbung ausgegeben wurde und welche. Wie viel Internetwerbung wurde gemacht? Wie viel Offline-Marketing wurde durchgeführt?

Daten, Daten, Daten!

“Wir bewegen uns langsam in eine Ära, in der Big Data der Ausgangspunkt und nicht das Ende ist.” – Pearl Zhu, Autor der Buchreihe „Digital Master ” (Quelle)

2. Verwenden Sie Vorhersagen, wenn Sie in Excel Forecasts oder Budgets erstellen

graphs on computer screen
Foto von Luke Chesser auf Unsplash

Technisch gesehen fällt dies auch unter Rohdaten, aber es sind keine Daten aus der realen Welt als solche. Es sind vorhergesagte Daten.

Das Problem mit den integrierten Extrapolations- oder Prognosefunktionen von Excel ist, dass sie viel zu sehr automatisiert sind. Microsoft kennt Ihr Unternehmen nicht. Sie kennen Ihr Geschäft.

So wie Sie für die Vergangenheitsdaten der letzten Monate oder Jahre ein Arbeitsblatt haben, das alle Rohdaten für Ihr Unternehmen beinhaltet, benötigen Sie außerdem ein entsprechendes Arbeitsblatt, das vorhergesagte Daten akzeptiert. Dies wird höchstwahrscheinlich in Form von Prozentsätzen geschehen, z. B. “Wir schätzen, dass der Umsatz in Abteilung X um 10 Prozent steigen wird” oder “Die Werbekosten werden im nächsten Quartal um den X-Betrag steigen und den Gewinn um Y senken.”

Die Vorhersagen sind so unterschiedlich wie es verschiedene Arten von Unternehmen auf der Welt gibt. Es liegt an Ihnen und Ihrem Team, diese zu bestimmen.

Es kann ganz schön kompliziert werden. Aber manchmal sieht es komplizierter aus als es wirklich ist. Der Trick besteht darin, festzustellen, welche Prognosedaten wichtig sind und welche nicht.

Es ist zu einfach, sich einer endlosen Unmenge von Rohdaten zu verlieren. Im Zweifelsfalle ist es immer besser in Richtung Vereinfachung zu irren, statt in Richtung Komplexität. Wählen Sie zuerst die Schlüsseldaten aus und fügen dann weitere Faktoren darauf aufbauend hinzu, aber nur wenn diese wichtig sind.

3. Forecast mit Excel in Aktion: Formeln

Pen pointing at charts on paper
Foto von Lukas auf Pexels

Es ist unmöglich, jede einzelne Formel aufzulisten, die für die Verknüpfung der Rohdaten mit den Vorhersagen von Nutzen wäre, was zu den tatsächlichen Prognosedaten führt.

Excel hat über 475 Formeln in seiner Funktionsbibliothek. (Nicht einmal ich habe jede einzelne von ihnen mindestens, um ehrlich zu sein). Es ist unmöglich, sie alle zu kennen, außer sie arbeiten Vollzeit mit Excel.

Die SVERWEIS – Funktion ist von unschätzbarem Wert.

Vermeiden Sie zu komplexe oder “Black Box” -Funktionen. Es ist wichtig, dass Sie als Geschäftsinhaber wissen, warum und wie ein Wert auf dem Blatt berechnet wird.

Dieser Teil ist wirklich einfacher als es zunächst aussehen könnte. Es braucht allerdings jemanden mit ziemlich viel Erfahrung in Excel, um das erfolgreich yu meistern. Wie bei der Kunst muss man wissen, wie man komplexe Dinge macht, bevor man sie vereinfacht oder ganz fallen lässt. Ich könnte Ihnen sagen, dass Sie nur eine Kombination der Formeln SUMME, SUMMEWENN, ANZAHL, INDEX und VERGLEICH benötigen, um einen guten Forecast zu erhalten.

Aber ein bisschen komplizierter ist es schon.

Das Wichtigste ist: Formeln führen Sie von den Rohdaten und den vorhergesagten Daten zur endgültigen Prognose in Excel.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Formeln, die auf dem basieren, was wir hier bei Eppert Consulting zu oft sehen, wenn wir bereits existierende Excel-Arbeitsmappen verbessern:

  • Trennen Sie die Formeln! Versuchen Sie nicht, alles in einer langen, endlosen Formel zu tun. Es wird zu verwirrend. Teilen Sie die Formel lieber auf mehrere Spalten auf, um die Wartung der Formel in Zukunft zu vereinfachen.
  • Besser zu einfach als zu kompliziert.
  • Wenn Sie zu viele Daten haben und die Arbeitsmappe zu langsam wird, sollten Sie die INDIREKT-Formel verwenden. Dies ist ein fortgeschrittenes Thema und sollte mit Vorsicht verwendet werden.

4. Diagramme

charts and keyboard
Foto von PhotoMIX Ltd. auf Pexels

Zuletzt möchten Sie dem Blatt einige Diagramme hinzufügen. Wie alles in Excel gibt es den schnellen und einfachen Weg, dies zu tun, und dann den komplizierten, exquisiten Weg.

Man braucht wirklich fundiertes Wissen, um aus der Präsentation etwas zu machen, das Eindruck macht.

Excel wurde jedoch auch für Personen entwickelt, die keine Experten sind, und mit den integrierten Assistenten und Tools kommt man schon sehr weit, um gutaussehende Diagramme und Grafiken zu erstellen, die bei einem Meeting oder einem potenziellen Kunden präsentiert werden.

5. Weitere Tipps und Tricks für Forecasts in Excel

people sitting with computers at table
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Bei Prognosen in Excel ist es am einfachsten, wenn Sie Ihre Artikel gruppieren und Vorhersagen auf jede Gruppe anwenden, anstatt diese Vorhersagen nur auf Gesamtbasis anzuwenden.

Eine andere Art der Prognose ist der sogenannte “Top-Down” -Ansatz. Dies ist eher ein “Produktionsziel” -Ansatz. Sie geben die Rohdaten ein. Anstatt Vorhersagen einzugeben, geben Sie für jede Gruppe ein Ziel ein, z. B. “Eine Umsatzsteigerung von 10 Prozent im nächsten Jahr”.

Anschließend arbeiten Sie rückwärts und erarbeiten, was in den verschiedenen Unterabteilungen und Bereichen erforderlich ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Es gibt viele Möglichkeiten, diese Katze namens Excel zu häuten. Es ist wirklich eine faszinierende Software mit endlosem Potenzial.

Daten verständlich aufzubereiten ist unser Geschäft

Wir haben umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Excel-Tools für Forecasts und Planung. Das umfangreichste Projekt war die Entwicklung eines Planung- und Steuerungstools für ein Einzelhandelsunternehmen in der Bekleidungsindustrie mit 20 Standorten und 80 Benutzern, die simultan planen.

Die Rohdaten können selbst für kleine Unternehmen sehr schnell sehr kompliziert werden. In gewisser Hinsicht ist es für kleine Unternehmen sogar noch schlimmer, weil sich weniger Leute die Arbeit teilen und Stunden damit verbringen müssen, diese Daten zu analysieren. Wenn Sie eine Ein-Mann-Show sind, würden Sie wahrscheinlich die Prognose ganz aufgeben. Leider ist dies auf lange Sicht gefährlich.

Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung Ihres Planungstools benötigen, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail über das unten stehende Formular. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Mit Excel erstellen Sie Angebote, die zum Abschluß führen

Man preparing a quote manually
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Es gibt keine bessere Software zum Erstellen von Angeboten als Microsoft Excel. Die Vielfalt der Funktionen von Excel kann jedoch für jemandem, der mit dem Programm nicht vertraut ist, entmutigend sein.

“Das Wichtigste: die Präsentation.”

Dies ist die einfachste Regel im Marketing. Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden nicht “begeistern”, werden sie woanders hingehen. Und den potenziellen Käufer zu beeindrucken, hat wenig mit dem Preis zu tun.

In einer 2012 durchgeführten Studie berichtete Business Weekly: “Neue Forschungsergebnisse legen nahe, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.”

Nein, Sie begeistern Ihren Kunden mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis, unschlagbarer Qualität und hervorragendem Service. Aber wie bringen Sie sie überhaupt dazu, sich aufzusetzen und zuzuhören, um Ihren Vorschlag tatsächlich zu betrachten?

“Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass niedrige Preise für Einzelhändler nach hinten losgehen können, da Verbraucher günstige Preise manchmal als Zeichen für ein billiges Produkt ansehen.” – Business Weekly

Zu oft hören wir von Kunden, dass ihre firmeninterne CRM- oder Buchhaltungssoftware – von Sage bis hin zu massiven SAP-Anwendungen – bei der Erstellung professioneller Angebote, die das Geschäft nach Hause bringen, einfach nicht die Nase vorn hat.

Entweder sieht der von ihm erstellte Entwurf “langweilig” oder fade aus, oder er ist einfach nicht anpassbar genug, um ihn einzigartig aussehen zu lassen.

Die andere Regel des Marketings: Man muss auffallen

Professionelle Kunden wollen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht unbedingt Billigkeit. Um den Deal abzuschließen, müssen Sie sich mit Ihrem Vorschlag von der Konkurrenz abheben.

Sie haben keine andere Wahl als stundenlang ein Angebot für diesen “einen großen Kunden” zusammenzustellen und dabei alle anderen Angebote zu vernachlässigen – Angebote, die ebenfalls professionell erstellt werden müssen.

Dies ist das Geheimnis bei der Führung eines erfolgreichen, expandierenden Unternehmens.

Stressed out woman sitting at laptop
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Die Entwicklung eines Excel-Angebotstools ist der richtige Weg

Wir entwickeln seit über zwanzig Jahren maßgeschneiderte Excel-Lösungen – vom Day Trader Analyse  Excel Tool  über ein Excel Personalkosten- und Personalbestandsplanung bis hin zu einem, ja genau ausgeklügelten und benutzerfreundlichen Excel Angebotserstellungs-Tool. Was Effizienz anbelangt, kommt dem nichts nahe.  Excel ist ein phänomenales Werkzeug, das immer besser wird.

Wie bei jeder “guten Software” wird das wahre Potenzial von Excel nur dann wirklich sichtbar, wenn man weiß, wie man jeden Teil davon nutzt. Und diese Aufgabe kann entmutigend sein.

Wir bei Eppert Consulting sind immer wieder fasziniert, wie wenig selbst altgediente Buchhalter von den vielfältigen Möglichkeiten von Excel kennen.

Ein Excel-Angebotstool zu erstellen ist einfach – wenn Sie Excel kennen. Ein einfaches Tool zu entwickeln, mit dem in Sekundenschnelle professionelle Angebote erstellt werden können, ist in nur wenigen Stunden erledigt. Die Angebote werden nach Ihren Vorgaben erstellt und dann in PDF oder Microsoft Word exportiert.

Schritte zum Erstellen eines Excel-Angebotstools

1. Erleichtern Sie die Dateneingabe

Excel verfügt über integrierte Tools, um Benutzerfehler zu vermeiden. Der Trick für schnelles und professionelles Zitieren in Excel besteht darin, die Benutzereingabe zu automatisieren.

Sie können Zellen sperren, damit Benutzer nicht versehentlich Formeln und Werte überschreiben. Sie können Eingabeabschnitte farblich kennzeichnen – gesperrte Zellen in einer Farbe (z. B. Grau), Eingabezellen in einer anderen Farbe (z. B. Hellgrün).

Eine spektakuläre Funktion von Excel ist die bedingte Formatierung. Es ist wirklich ziemlich schwierig, diese Funktion zu überbewerten, insbesondere beim Angebotserstellungs-Tools. Sie können ein verstecktes Blatt haben, das dieses Angebot mit älteren Angeboten oder beispielsweise mit einem Medianwert vergleicht. Wenn Sie zu hoch oder zu niedrig zitieren, kann die Zelle plötzlich rot werden, um Sie zu warnen.

Das Ziel ist es, bei Berechnungen so wenig wie möglich zu denken und menschliches Versagen vollständig zu eliminieren. Idealerweise geben Sie werte ein durch Klicken auf einer Schaltfläche und in ein wunderschönes PDF wird exportiert, das Ihren potenziellen Käufer beeindruckt und die gesamte Konkurrenz umwirft.

Wenn Sie wirklich anspruchsvoll werden möchten, können Sie ein Formular entwerfen, um Ihre Daten zu erfassen und in ein zugrunde liegendes Arbeitsblatt überführen. Aber das wird wäre dann schon ziemlich fortgeschritten. (Wir können Ihnen hierbei helfen, wenn Sie möchten.)

Laptop with Excel-style dashboard open on screen

2. Entwerfen Sie eine spektakuläre Angebotsvorlage

Dies ist womit Sie Ihren potenziellen Kunden begeistern. Das Layout dieses Dokuments muss optisch ansprechend sein. Es muss auffallen, lenken, beeindrucken

Dies kann alles mit Excel entwickelt werden.

Dies ist nicht dasselbe Arbeitsblatt, in das Sie Ihre Werte eingeben!

Viele Leute machen diesen Fehler. Im Idealfall hat Ihr Eingabebildschirm keine ausgefallenen Schnickschnack. Es enthält Kästchen (Zellen) mit leicht lesbaren Beschriftungen und gegebenenfalls klare Anweisungen. Es enthält auch eine bedingte Formatierung und sogar eine integrierte Datenüberprüfung, um die Gültigkeit zu überprüfen.

Der Eingabebildschirm ist das Innenleben des Fahrzeugs. Das endgültige Angebot, das PDF, das Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche “Angebot erstellen” erhalten, ist die Karosserie des Fahrzeugs. Und Sie möchten, dass diese Karosserie einem Sportwagen gleichkommt.

Sports car

3. Und zu guter Letzt, verwenden Sie VBA-Code für den letzten Schliff.

“VBA” steht für “Visual Basic for Applications”

Visual Basic ist eine Programmiersprache, die direkt in Excel, dem Programm, integriert ist. Sie können diese Programmiersprache in jeder Excel-Datei anzeigen, indem Sie gleichzeitig Alt + F11 auf Ihrer Tastatur drücken.

Dies ist ein fortgeschrittenes Thema, und es ist wirklich das, was Excel von allen anderen ähnlichen Anwendungen  abhebt.

Mit Excel VBA kann man fast alles machen.

Mit Excel VBA beispielsweise:

  • Speichern Sie alle Ihre früheren Angebote in einer Datenbank.
  • Suchen Sie nach alten Angeboten nach Kunde, Datum, Kosten, Betreff usw. und importieren Sie sie in ein neues Angebot.
  • Automatisieren Sie einen Großteil der Berechnungen.
  • Lassen Sie den Code das Aussehen der endgültigen PDF-Datei bis ins Detail bestimmen, was mit Excel allein nicht möglich sind.
  • Importieren Sie Angebotsdetails von externer Software wie Sage, Salesforce oder der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software.

Hier kommt dann Eppert Consulting wirklich zum Zuge. Ich sage das ohne Einbildung oder Mangel an Demut. Ich sage es nur als Tatsache. Dies ist unsere Stärke: Erstellen von Excel-Tools, die über das Übliche, die Norm hinausgehen. Tools, die mithilfe von Excel VBA in Verbindung mit Excel-Formeln und schönen Vorlagen erstellt sind und deren Benutzung ein Kinderspiel ist.

Jeder kann “ein Makro aufzeichnen“, aber um Excel von einem reinen Volkswagen Käfer in einen Audi RS7 zu verwandeln, muss man wissen, wie man programmiert.

Zusammenfassung

Selbst ohne VBA oder Makro ist die Einfachheit der Schritte:

  • Geben Sie die Daten in ein Blatt ein und füllen Sie sie mit gesperrten Zellen, bedingter Formatierung, Datenüberprüfung und allen üblichen integrierten Excel-Tools.
  • Übernehmen Sie die Daten mithilfe von Formeln in ein anderes Präsentationsblatt, das Sie dann als PDF speichern können.

Wenn Sie nach erweiterten Funktionen wie der VBA-Programmierung suchen, können Sie uns anrufen oder uns über das unten stehende Formular eine E-Mail senden, damit wir Ihnen helfen können

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